W przypadku poczty email pojawia się jeszcze jedno zagrożenie. Nawet jeśli antywirus dołączone do wiadomości pliki uzna za bezpieczne, jak na przykład właśnie dokumenty tekstowe, to w samej ich treści lub we właściwościach pliku mogą zostać zawarte linki do zawirusowanych stron internetowych. Taki zamaskowany atak należy do kategorii ataków mieszanych, czyli obecnie jednej z najbardziej rozpowszechnionych praktyk stosowanych przez hakerów. Wracamy zatem do przykładu z początku artykułu: kontekst, w którym umieszczono zawirusowany załącznik lub zawarty w nim link może zostać oceniony prawidłowo tylko przez odbiorcę wiadomości. Dlatego należy być czujnym za każdym razem, gdy otwieramy wiadomość, nawet mając świadomość działania filtrów antywirusowych.
Poczta email, która nie jest dedykowanym narzędziem do dzielenia się poufnymi informacjami, pozostawia duże pole dla zaistnienia błędu ludzkiego. Dedykowane narzędzia do dzielenia się danymi dają dużo większą kontrolę nad tym, co i komu wysyłamy. W przypadku wysyłania danych poufnych, warto skorzystać z oferty Data Room’u, który gwarantuje bezpieczeństwo załączników, czy po prostu plików, zarówno od strony technologicznej, jak i użytkowej, eliminując wiele niedogodności związanych z używaniem emaila. Tak jak korzystanie z maila sprawdzi się w większości procesów komunikacji między pracownikami czy przedsiębiorstwami, tak jako narzędzie do dzielenia się danymi może zawieść.
Przez blisko pięćdziesiąt lat istnienia poczty email środowisko biznesowe wytworzyło etykietę poczty elektronicznej, która reguluje kwestie bezpieczeństwa i równocześnie stanowi o odbiorze firmy na zewnątrz. W ciągu dekad powstały jednak narzędzia dedykowane konkretnym procesom prowadzonym przez przedsiębiorstwa. Stały się one nowym standardem, od którego zależeć będzie zarówno poziom ochrony informacji i użytkowników online, jak i poziom profesjonalizmu firmy. Warto zatem taki standard spełniać ponieważ oprócz jasnych korzyści od strony bezpieczeństwa i poufności danych to również dobry zabieg wizerunkowy. Prowadzenie procesu due diligence z wykorzystaniem narzędzia VDR może pozytywnie wpłynąć na uzyskiwane wyceny, potencjalni inwestorzy mają dedykowane miejsce z uporządkowanymi dokumentami zamiast niezorganizowanych załączników przesyłanych w kolejnych mailach. Korzyść jest jednak obopólna, dzięki szczegółowym raportom dotyczącym czasu poświęconego na lekturę konkretnych stron, prowadzący procesu ma możliwość poznania faktycznych intencji inwestorów. Potencjał VDRów jest jednak znacznie większy, a wykorzystanie go w takim procesie jest tylko małym wycinkiem faktycznych możliwości. O wartości takiego narzędzia najlepiej świadczy jego stale rosnąca popularność, od niedawna również wśród kancelarii, a także renoma przedsiębiorstw korzystających z Data Roomu w codziennej pracy.
W systemie Virtual Data Room dostępny jest Obok wspomnianego już trybu „tylko do odczytu”, który pozwala na wyświetlanie treści dokumentów i blokuje możliwość zapisu pliku czy skopiowania jego zawartości, dostępny jest szereg dodatkowych opcji. Z pomocą systemu FORDATA VDR można dzielić się dowolnym typem plików, zachowując pełną decyzyjność o tym, czy dany plik będzie można pobrać na dysk oraz kto może to zrobić. Uprawnienia odbiorcy można modyfikować w dowolnym momencie, dzięki czemu możemy zablokować dostęp do pliku w przypadku pomyłki. Wysyłkę pliku możemy więc niejako „cofnąć”. Szereg ustawień ułatwia i porządkuje komunikację z wieloma adresatami. Poczta email nie oferuje takiego poziomu kontroli wymiany informacji. O bezpiecznej wymianie plików i dokumentów w systemie FORDATA piszemy więcej na stronie poświęconej bezpieczeństwu.
Przesyłaj dowolne pliki. Szybko i bezpiecznie.
Testuj bezpłatnie przez 14 dni i poznaj funkcjonalność systemu FORDATA VDR
Zdjęcie główne: Unsplash.com
