Update produktu – co nowego w systemie FORDATA?

Od początku roku nasz dział IT wprowadził sporo nowości i usprawnień w systemie Virtual Data Room. Pragniemy przedstawić Wam te, które uważamy za szczególnie istotne z punktu widzenia użytkownika.

Wciąż staramy się zapewniać jak największą szybkość działania systemu, łatwość jego obsługi i niezawodne wsparcie Działu Obsługi Klienta. Dział IT, którym zarządza Ola Porębska-Nowak, wraz z Zespołem Obsługi Klienta pod kierownictwem Marianny, stale współpracują, by wartości, które wyróżniają nas na rynku, coraz lepiej pracowały na korzyść użytkowników. Zatem, jakie usprawnienia wdrożyliśmy w tym kwartale?

Szybki czat live z klientem

Klienci od kilku miesięcy mogą korzystać z funkcji czatu, wbudowanego w Virtual Data Room. Dzięki temu wygodnemu rozwiązaniu Dział Obsługi Klienta jeszcze szybciej odpowie na wszystkie Wasze pisemne zapytania dotyczące zarówno funkcji, jak i trudności technicznych. Poza tym, klienci z zagranicy nie będą musieli martwić się o koszty połączenia telefonicznego w przypadku prowadzenia dłuższej rozmowy z działem wsparcia, a pomoc także otrzymają na żywo! Czat łączy więc zalety płynące z bezpośredniego kontaktu z serwisem, oszczędność kosztów, a także czasu – klient może śmiało zająć się multitaskingiem, pracując nad projektem i jednocześnie dopytując nas o aspekty VDR w dogodnym dla siebie momencie, jeśli nie chce lub nie może poświęcić na rozmowę zwartego przedziału czasowego.

Automatyczny import struktury dokumentów do VDR z plików Excel

Jeszcze bardziej przyspieszyliśmy etap przygotowania VDR do pracy! Użytkownicy są teraz w stanie ekspresowo tworzyć nowe foldery w VDR, korzystając z tzw. ‘request list’, którą otrzymają od doradcy lub kupującego. Zamiast tworzyć foldery ręcznie, teraz wystarczy przekopiować nazwy folderów z dowolnego źródła (Excel, Word) do pliku .xls, zgodnie z przygotowanym przez nas wzorem, i wgrać go do VDR. System odwzoruje drzewo folderów automatycznie! Warto pamiętać, że funkcja ta tworzy wyłącznie foldery (bez dokumentów: te mogą nadal zostać szybko załadowane z folderu źródłowego dzięki funkcji drag&drop). Jest to szczególnie przydatna cecha w przypadku, gdy zamierzacie stworzyć dużą liczbę folderów i podzielić pracę nad ładowaniem dokumentów pomiędzy pracowników z różnych zespołów. Czas poświęcony na tworzenie struktury w VDR zostanie wyraźnie skrócony.

Pamiętajmy również, że importować strukturę folderów i podfolderów do VDR może wyłącznie użytkownik, który otrzymał od Kierownika Projektu uprawnienie do ładowania i zarządzania całą strukturą dokumentów.

Raport „Porównanie uprawnień do dokumentów i folderów”

W przypadku obsługi wielu grup użytkowników i często zmieniającej się struktury VDR, jak i uprawnień nadawanym poszczególnym plikom, nie zdarzy Wam się zapomnieć, kto ma dostęp do jakich informacji. Zaktualizowany i rozszerzony raport, pozwalający na szybkie porównanie uprawnień, jest naprawdę dużym ułatwieniem. Raport “Porównanie uprawnień do dokumentów i folderów” pozwala w prosty sposób sprawdzić, jak zostały nadane i jak różnią się wybrane uprawnienia (przeglądanie, drukowanie, zapisywanie) do dokumentów oraz folderów pomiędzy grupami, a Wy zyskacie dzięki niemu jeszcze większą kontrolę nad projektami. Wygenerowanie raportu jest bardzo proste. Wystarczy zaznaczyć interesujący nas typ uprawnienia, wszystkie lub interesujące nas grupy, a następnie kliknąć przycisk GENERUJ RAPORT, i voila!

Możliwe jest również wyeksportowanie takiego raportu z VDR na dysk komputera, a jeżeli raport porównuje uprawnienia więcej niż 10 grup, plik zostanie automatycznie wyeksportowany i pobrany lokalnie na komputer. Prawda, że wygodnie? Pamiętajmy, że ta funkcja także jest dostępna wyłącznie dla osoby z uprawnieniami administratora.

Wisienka na torcie - brak konieczności logowania do FORDATA Uploader dla Kierowników Projektu.

W FORDATA wiemy, jak cenna jest każda minuta! Dlatego wyeliminowaliśmy etap logowania do komponentu ładowania dokumentów do VDR, oczywiście zachowując standardy bezpieczeństwa na najwyższym poziomie. Funkcja jest dostępna dla Kierowników Projektu i osób wyznaczonych przez nich do zarządzania i ładowania dokumentacji. Wystarczy kliknąć przycisk ‘Dodaj dokumenty’ i bez dodatkowych kroków korzystać z pełni funkcjonalności Uploadera!

Przyspiesz proces z Virtual Data Room

Postaw na bezpieczeństwo i funkcjonalność

Jeśli artykuł był dla Państwa wartościowy, proszę o udostępnienie dalej, np. poprzez Facebook czy LinkedIn!
Share on facebook
Facebook
Share on linkedin
LinkedIn

Zdjęcie główne: Unsplash.com

Może Cię też zainteresować
Ta strona używa ciasteczek (cookies), dzięki którym nasz serwis może działać lepiej. Nie akceptuję / AKCEPTUJĘ Polityka prywatności