Nieruchomości Jak deweloper powierzchni komercyjnych może wykorzystać VDR?

Rynek nieruchomości komercyjnych, w tym przestrzeni magazynowej, działa obecnie w trybie wzmożonej aktywności. Rozwój gospodarki w regionie środkowoeuropejskim nie został wstrzymany przez pandemię. Co więcej, koronawirus przyczynił się do wzrostu sektora e-commerce i zwiększenia zapotrzebowania na sprawnie działające łańcuchy dostaw, co wpłynęło na rozwój projektów infrastrukturalnych oraz budowlanych, w tym BTS.

W takim otoczeniu rynkowym deweloperzy muszą mieć pewność, że ich realizacje wykonywane będą szybko i optymalnie pod względem kosztów oraz logistyki. Każde opóźnienie to straty dla inwestora. Większa liczba projektów, które często prowadzone są w tym samym czasie, oznacza, że wzrasta potrzeba kontroli każdego zadania na każdym etapie realizacji projektu. Dlatego obieg dokumentacji projektowej pomiędzy wszystkimi zaangażowanymi stronami, a także zarządzanie nią, muszą być maksymalnie wydajne, by nie dopuścić do chaosu informacyjnego.

W jaki sposób Virtual Data Room pomaga spełnić potrzeby takich projektów, jednocześnie je przyspieszając?

Deweloperzy mogą wykorzystać system FORDATA Virtual Data Room do zarządzania dokumentacją w wielu projektach budowlanych w tym samym czasie. W sytuacji, gdy część stron pracuje zdalnie, generalny wykonawca musi dbać o to, by wymagane dokumenty i informacje szybko trafiały do poszczególnych zespołów: inwestorów, banków audytorów, podwykonawców. Aby zminimalizować ryzyko przestojów związanych z brakiem dostępności do dokumentacji, powinna być ona skatalogowana jeszcze przed przystąpieniem zespołu do pracy, co VDR znacznie ułatwia.

A co z emailem i firmowym serwerem?

Z doświadczenia wiemy, że poczta email nie jest w stanie zapewnić pełnej kontroli nad obiegiem dokumentacji. W sytuacji gdy wiele stron wymaga dostępu do tych samych zestawów dokumentów na różnych etapach realizacji projektu, każdorazowe wysyłanie plików do odpowiednich osób byłoby zadaniem nieefektywnym, czasochłonnym, i w którym łatwo o błąd ludzki, mogący skutkować naruszeniem poufności czy wysyłką niewłaściwych dokumentów. Co istotne, raz wysłanego dokumentu nie można już zazwyczaj cofnąć, w przeciwieństwie do VDR.Natomiast repozytorium stworzone na własnym serwerze wymaga stałego nadzoru specjalistów IT, aktualizacji i konserwacji. W przypadku gdy realizacja projektu trwa całą dobę na przestrzeni kilku kwartałów czy nawet lat, awaria serwera może spowodować znaczne przestoje prac, ponieważ część informacji może być niedostępna aż do czasu interwencji informatyka. Przede wszystkim jednak serwer nie zapewnia wygodnego i bezpiecznego interfejsu dla użytkownika, w który wyposażony jest VDR. Z tego względu lepszym wyborem będzie narzędzie, które można wdrożyć od ręki, łatwo skalować – i nie martwić się o sferę IT oraz niebezpieczeństwo naruszenia danych.

Bieżąca praca bez przestojów dzięki VDR

Szybki i kontrolowany obieg informacji jest kluczowy w projektach budowlanych. Czynniki te przekładają się na terminowość, której oczekują inwestorzy – każde opóźnienie to dla nich bowiem utrata dochodów – jaki i same firmy deweloperskie, które muszą dbać o wizerunek. VDR dba właśnie o te aspekty projektów nieruchomościowych i oddaje do dyspozycji administratora całą paletę funkcji.
Na przykład, gdy zachodzi taka potrzeba, dokumenty w systemie VDR mogą zostać skatalogowane na długo przed udzieleniem do nich dostępu odpowiednim grupom użytkowników: podwykonawcom, inwestorom, bankom finansującym czy audytorom. Oznacza to, że administrator nie musi wysyłać tych samych dokumentów do nowych osób, a jedynie łatwo zarządzać uprawnieniami dla nowych użytkowników czy grup. Znacznie przyspiesza to proces zarządzania dokumentacją i realizację zlecenia. Uprawnienia do przeglądania, zapisywania i drukowania dokumentów można nadawać i odbierać jednym kliknięciem w ramach platformy w ściśle kontrolowany sposób.

Jako rozwiązanie typu SaaS (software as a service) oparte na chmurze, VDR jest zawsze aktywny, niezależnie od strefy czasowej i miejsca, w którym znajduje się użytkownik. System podlega rygorystycznym przepisom dotyczących bezpieczeństwa, tworzenia kopii zapasowych czy aktualizacji oprogramowania, nie angażując zespołu IT przedsiębiorcy. VDR nie wymaga przy tym wdrożenia czy instalacji na infrastrukturze informatycznej klienta. Dokumenty są tak samo łatwo dostępne wewnątrz, jak i na zewnątrz organizacji, i maksymalnie zabezpieczone.

Najczęściej wykorzystywane funkcje VDR w projektach z branży nieruchomości

Z VDR cały plan projektowy skatalogowany jest w jednym miejscu. Wykonawcy włączający się w realizację na poszczególnych etapach – od firm budowlanych i elektrotechników, do audytorów ISO – mają zapewniony natychmiastowy dostęp do dokumentów.Dokumenty ładowane są do systemu raz i jedynie uzupełniane, dzięki czemu są dostępne długoterminowo. Ma to również wpływ na płynne przejmowanie projektów przez nowe osoby zarządzające – przekazanie odpowiedzialności jest dużo prostsze w VDR. Wystarczy nadać uprawnienia nowej osobie i pracować bez przestojów.
Na uwagę zasługuje także wielopoziomowy system uprawnień do dokumentów, który zapewnia wygodny wgląd w strukturę dokumentacji i użytkowników, a także przeglądanie raportów ich aktywności (np. możliwość sprawdzenia, który użytkownik otworzył dany dokument i na jak długo) dla Zarządu, poszczególnych grup zarządzających projektami oraz osób zarządzających spółkami-córkami. Cechy te zapewniają dużą przejrzystość całego procesu.

Na jakie funkcje VDR powinien zwrócić uwagę deweloper?

Ładowanie dokumentów:

• Możliwość ładowania dokumentów przez wiele osób jednocześnie, do wielu niezależnych Data Roomów
• Raporty (kto co kiedy załadował lub usunął), umożliwiające kontrolę pracy zespołu
• Opcja nadania użytkownikom uprawnienia do ładowania plików wyłącznie do wskazanego folderu
• Powiadomienia o nowych plikach, wysyłane do użytkowników Data Room

Zarządzanie uprawnieniami:

• Elastyczne różnicowanie dostępu użytkowników (do jednego lub wielu Data Room’ów)
• Kilkustopniowy model uprawnień do plików (tylko odczyt, odczyt + zapis, odczyt + zapis + druk)
• Wielowymiarowy model uprawnień do funkcji zarządczych w VDR (np. tylko ładowanie plików, tylko zarządzanie użytkownikami, dostęp do raportów itp.)

Raporty:

• Indywidualne raporty dla każdego projektu w Data Room
• Raporty administracyjne, ułatwiające zarządzanie pracą zespołu (np. ładowanie i usuwanie plików, zmiana uprawnień, historia pliku lub folderu, użytkownicy usunięci)
• Raporty aktywności, informujące o akcjach pojedynczego użytkownika lub grupujące aktywność poszczególnych partnerów

Operacje masowe:

• Ładowanie całych folderów z zawartością (tzw. Bulk Upload)
• Ładowanie wielu paczek plików jednocześnie i kolejkowanie
• Tworzenie wielu użytkowników jednym kliknięciem (poprzez eksport Excel)
• Pobieranie plików całymi paczkami (tzw. Bulk Save)

Współpracowaliśmy z wieloma klientami z branży nieruchomości i branży budowlanej. Znamy więc dobrze korzyści, jakie VDR wnosi do realizowanych przez nich projektów. Co zatem zapewnił im system FORDATA?Przede wszystkim kontrolę wielu projektów związanych z budową – w jednym miejscu i pod jednym linkiem. Deweloperzy mają pewność, że dokumentacja jest zarządzana wydajnie. Przy tym udostępniana jest ona w systemie, który może zostać tak spersonalizowany, by wyglądał jak system wewnętrzny firmy, co wpływa na jej dobry wizerunek. Pozwala to na wypracowanie skutecznego i przejrzystego stylu współpracy z inwestorami i specjalistami.
Co niewątpliwie bardzo istotne, dzięki dobremu zarządzaniu zmniejsza się całościowy koszt operacji takiego projektu. Można także lepiej ocenić postęp prac korzystając z umowy długoterminowej – wszystkie raporty aktywności użytkowników czy ładowania dokumentów do systemu pozostaną łatwo dostępne na archiwalnym nośniku.

Trzymamy kciuki za Państwa kolejne szybko i sprawnie zrealizowane inwestycje!