Kilkadziesiąt lat rozwoju firmy to historia pielęgnowania innowacji i skupienia się na badaniach i rozwoju. To również świadome wprowadzanie nowych rozwiązań w zakresie ochrony wrażliwych danych farmaceutycznych i patentów. Pionierski pod względem wytwarzania nowatorskich leków na polskim rynku, dział R&D firmy Klienta chciał zwiększyć ochronę własności intelektualnej oraz efektywność wymiany informacji podczas udostępniania strategicznych danych polskim i zagranicznym ośrodkom naukowym, labolatorium, partnerom biznesowym i innym podmiotom.
Wiodąca firma farmaceutyczna w Unii Europejskiej
Obieg poufnej dokumentacji, ochrona własności intelektualnej powstałej podczas badań i patentów
Zachowanie konkurencyjności na dynamicznie rozwijającym się rynku farmaceutycznym w dużej mierze zależy od tego, jak długo i jak dobrze firma będzie w stanie chronić powstającą w toku badań własność intelektualną.
Nasz Klient regularnie przesyła dane, które stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Dokumenty o strategicznym znaczeniu muszą być właściwie chronione. Dane przekazywane są między działami oraz udostępniane zewnętrznym partnerom z Polski i z zagranicy (np. w procesie rejestracji leków na innych rynkach, licencjonowania produktów czy komunikacji z biurami patentowymi). Firma realizuje wiele procesów jednocześnie. Podlega też cyklicznym audytom ze strony podmiotów zewnętrznych.
Nasz Klient potrzebował rozwiązania, które pozwoli uporządkować przepływ informacji, a z drugiej strony umożliwi działowi IT kontrolę nad tym kto ma dostęp do jakich informacji i w jakim zakresie. Ważne było także zwiększenie bezpieczeństwa dokumentów przekazywanych w tych procesach.
Klient poszukiwał systemu, który można uruchomić od ręki, bez konieczności czasochłonnego i kosztownego wdrożenia, który dodatkowo pozwoli odciążyć dział IT w zakresie świadczenia wsparcia technicznego na rzecz osób mających dostęp do danych. Istotnym aspektem było zapewnienie, że system jest zgodny z regulacjami o charakterze prawno-administracyjnym obowiązującymi w Polsce i UE.
FORDATA Virtual Data Room pozwoliła Klientowi stworzyć bezpieczne repozytorium poufnych dokumentów, centralnie zarządzane przez dział IT. Dostęp do repozytorium otrzymały tylko autoryzowane osoby i tylko w zakresie przyznanym im przez administratora. Aby usprawnić wewnętrzny obieg informacji, system pozwolił administratorowi stworzyć kilka poziomów uprawnień, tak aby pracownicy poszczególnych działów mieli dostęp wyłącznie do funkcji niezbędnych do realizacji ich zadań.
Z drugiej strony, aby chronić własność intelektualną, Administrator miał możliwość takiego zabezpieczenia udostępnianych dokumentów, aby użytkownicy zewnętrzni nie mogli ich edytować, zapisać na swoim dysku czy wydrukować. System zablokował także możliwość wykonania tzw. zrzutu ekranu, a znaki wodne umieszczone na dokumentach chroniły przed wyciekiem informacji poprzez zrobienie zdjęcia ekranu komputera. Administrator miał także pełen wgląd w aktywność użytkowników – widział kto oglądał jakie dokumenty, które nie zostały jeszcze otwarte itp.
System pozwolił administratorowi stworzyć kilka poziomów uprawnień, tak aby pracownicy poszczególnych działów mieli dostęp wyłącznie do funkcji niezbędnych do realizacji ich zadań.
Z perspektywy użytkowników zewnętrznych, system dał możliwość wygodnej pracy z biura, o dowolnej porze dnia i nocy, z dowolnego miejsca na ziemi. W przypadku pojawienia się nowych dokumentów, każdy był o tym automatycznie informowany. Repozytorium można było wygodnie przeszukiwać zarówno po nazwach plików, jak i po słowach zawartych wewnątrz dokumentów (tzw. full text search). W przypadku pojawienia się pytań natury technicznej, użytkownicy mogli liczyć na błyskawiczne wsparcie zespołu FORDATA, z gwarantowanym czasem reakcji 15 minut 24 godziny na dobę 7 dni w tygodniu.
Zakres odpowiedzialności FORDATA:
Udostępniaj bezpiecznie aż 30 typów plików
Skorzystaj z 14-dniowej wersji próbnej FORDATA Virtual Data Room
Zdjęcie główne: Unsplash.com
