Case study Jak firma farmaceutyczna zoptymalizowała obieg poufnej dokumentacji?

Prognozy niezależnych ośrodków wskazują, że sukces w branży farmaceutycznej zależy od tego jak efektywnie firma będzie w stanie współpracować z innymi podmiotami z branży. Jednocześnie potwierdzają, że zachowanie konkurencyjności na dynamicznie rozwijającym się rynku w dużej mierze zależy od tego, jak długo i jak dobrze firma będzie w stanie chronić powstającą w toku badań własność intelektualną.

Innowacje (procesowe, technologiczne) niewątpliwie pomagają w realizacji zarówno pierwszego, jak i drugiego celu. W jaki sposób Klient FORDATA – jedna z wiodących w Polsce firm z branży farmaceutycznej – wykorzystał VDR do zabezpieczenia i zoptymalizowania swoich kluczowych procesów?

Zapraszamy do lektury case study.

Kilkadziesiąt lat rozwoju firmy to historia pielęgnowania innowacji i skupienia się na badaniach
i rozwoju. To również świadome wprowadzanie nowych rozwiązań w zakresie ochrony wrażliwych danych farmaceutycznych i patentów. Pionierski pod względem wytwarzania nowatorskich leków na polskim rynku, dział R&D firmy Klienta chciał zwiększyć ochronę własności intelektualnej oraz efektywność wymiany informacji podczas udostępniania strategicznych danych polskim i zagranicznym ośrodkom naukowym, laboratoriom, partnerom biznesowym i innym podmiotom.

NASZ KLIENT

Wiodąca firma farmaceutyczna w Unii Europejskiej

CEL

Obieg poufnej dokumentacji, ochrona własności intelektualnej powstałej podczas badań i patentów

Zachowanie konkurencyjności na dynamicznie rozwijającym się rynku farmaceutycznym w dużej mierze zależy od tego, jak długo i jak dobrze firma będzie w stanie chronić powstającą w toku badań własność intelektualną.

Klient regularnie przesyła dane, które stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Dokumenty o strategicznym znaczeniu, muszą być właściwie chronione. Dane przekazywane są między działami oraz udostępniane zewnętrznym partnerom z Polski i z zagranicy (np. w procesie rejestracji leków na innych rynkach, licencjonowania produktów czy komunikacji z biurami patentowymi). Firma realizuje wiele procesów jednocześnie. Podlega też ona cyklicznym audytom ze strony podmiotów zewnętrznych.

Firma potrzebowała rozwiązania, które pozwoli uporządkować przepływ informacji, a z drugiej strony umożliwi działowi IT kontrolę nad tym kto ma dostęp do jakich informacji i w jakim zakresie. Ważne było także zwiększenie bezpieczeństwa dokumentów przekazywanych w tych procesach.

Klient poszukiwał systemu, który można uruchomić od ręki, bez konieczności czasochłonnego i kosztownego wdrożenia, który dodatkowo pozwoli odciążyć dział IT w zakresie świadczenia wsparcia technicznego na rzecz osób mających dostęp do danych. Istotnym aspektem było zapewnienie, że system jest zgodny z regulacjami o charakterze prawno-administracyjnym obowiązującymi w Polsce i UE.

FORDATA Virtual Data Room pozwolił Klientowi stworzyć bezpieczne repozytorium poufnych dokumentów, centralnie zarządzane prze dział IT. Dostęp do repozytorium otrzymują tylko autoryzowane osoby i tylko w zakresie przyznanym im przez administratora. Aby usprawnić wewnętrzny obieg informacji, system pozwala administratorowi stworzyć kilka poziomów uprawnień tak, aby pracownicy poszczególnych działów mieli dostęp wyłącznie do funkcji niezbędnych do realizacji ich zadań.

Z drugiej strony, aby chronić własność intelektualną, Administrator ma możliwość takiego zabezpieczenia udostępnianych dokumentów, aby użytkownicy zewnętrzni nie mogli ich edytować, zapisać u siebie na dysku, czy wydrukować. System blokuje także robienie tzw. zrzutów ekranu, a znaki wodne umieszczone na dokumentach chronią przed wyciekiem informacji poprzez zrobienie zdjęcia ekranu komputera. Administrator ma także pełen wgląd w aktywność użytkowników – widzi kto oglądał jakie dokumenty, które nie zostały jeszcze otwarte itp.

System pozwolił administratorowi stworzyć kilka poziomów uprawnień, tak aby pracownicy poszczególnych działów mieli dostęp wyłącznie do funkcji niezbędnych do realizacji ich zadań.

Z perspektywy użytkowników zewnętrznych, system daje możliwość wygodnej pracy z biura, o dowolnej porze dnia i nocy, z dowolnego miejsca na ziemi. W przypadku pojawienia się nowych dokumentów, każdy jest o tym automatycznie informowany. Można przeszukiwać repozytorium zarówno po nazwach plików, jak i po słowach zawartych wewnątrz dokumentów (tzw. full text search). W przypadku pojawienia się pytań natury technicznej, użytkownicy mogą liczyć na błyskawiczne wsparcie zespołu FORDATA, z gwarantowanym czasem reakcji 15 minut 24 godziny na dobę 7 dni w tygodniu.

• Uporządkowanie zarządzania poufną dokumentacją
• Zwiększenie ochrony własności intelektualnej powstającej w organizacji
• Zapewnienie działowi IT centralnej kontroli nad przepływem informacji (wewnątrz i na zewnątrz)
• Usprawnienie przebiegu audytów, procesów licensingu i rejestracji leków
• Odciążenie zespołu IT poprzez przekazanie do FORDATA odpowiedzialności za utrzymanie systemu służącego do udostępniania danych oraz obsługę techniczną użytkowników

Zakres odpowiedzialności FORDATA

• Utrzymywanie systemu Virtual Data Room na własnej infrastrukturze informatycznej, z dostępem 24/7 dla dowolnej liczby użytkowników
• Świadczenie wsparcia technicznego na rzecz wszystkich użytkowników zaproszonych do VDR (wewnętrznych i zewnętrznych)
• Świadczenie wsparcia na rzecz Klienta np. ładowanie plików do VDR, zarządzanie systemem w jego imieniu
• Prowadzenie szkoleń z zarządzania systemem dla administratorów