Elastyczne biuro – jak odpowiedzieć na nowe potrzeby?

Firmy wracają do biur z nowymi potrzebami. Przedsiębiorcy poszukują elastycznych modeli wynajmu, dzięki którym będą mogli ograniczyć koszty i ułatwić organizację swoich działań, natomiast pracownicy coraz częściej chcą łączyć pracę w biurze z pracą zdalną lub pracować z domu na stałe. Zmienia się nie tylko rynek nieruchomości, ale także nasze otoczenie technologiczne.

Wraz z pojawieniem się zagrożenia epidemicznego, wiele firm z miejsca rozpoczęło pracę w trybie zdalnym. Kilka miesięcy częściowego lub całkowitego home-office pozwoliło każdemu przedsiębiorstwu wyciągnąć własne wnioski. Czy praca z domu jest tak samo efektywna, jak w biurze? Czy firma oszczędza na pracy zdalnej? Jakie są plusy i minusy home-office? Co poprawić lub wdrożyć na stałe? Pojawiły się nie tylko nowe wyzwania, ale i szanse.

Firmy są dziś w stanie opowiedzieć z indywidualnej perspektywy o sytuacji, która jeszcze na początku roku wydawała się zupełnie abstrakcyjna. Mimo uzasadnionych obaw, ogólny odbiór home-office okazał się jednak pozytywny. Według badania opinii pracowników i pracodawców na temat pracy zdalnej przeprowadzonego na zlecenie Randstad i Gumtree, ponad połowa przedsiębiorców deklaruje, że zatrudnione przez nich osoby, w przyszłości będą mogły wykonywać część lub całość swoich obowiązków w takim trybie. Z kolei 65% respondentów badania Pracuj.pl uważa, że zalety pracy zdalnej zachęcą pracodawców do inwestowania i reorganizacji swojej działalności pod tym kątem.

Zalety dla pracodawców płynące z e-pracy to między innymi: niższe koszty obsługi biura i wyposażenia, możliwość zatrudniania specjalistów z innych części kraju, a także większa efektywność pracowników, którzy preferują pracę właśnie w takim trybie. Przedsiębiorcy wynajmujący biura spodziewają się ponadto bardziej elastycznego podejścia właścicieli nieruchomości do najmu powierzchni i rozliczania opłat. Jak dziś wygląda ten rynek w opinii eksperta Jana Trybulskiego, Vice President Investments, Griffin Real Estate?

“Na rynku nadal panuje niepewność. Firmom trudno jest przewidzieć dalszy wpływ pandemii COVID-19 na ich działalność, dlatego sceptycznie podchodzą do nowych inwestycji, w tym również w poszukiwaniu nowych powierzchni na wynajem. Dla najemców jak zawsze ważna jest dogodna lokalizacja i dobry stosunek jakości do ceny za metr kw. Większym zainteresowaniem cieszą się na pewno powierzchnie biurowe o wysokim standardzie i w kluczowych lokalizacjach. Pandemia COVID-19 nasiliła problem właścicieli starszych budynków, którzy muszą teraz rywalizować o najemcę na bardziej konkurencyjnym rynku. Aby znaleźć chętnych lub przedłużyć istniejące umowy w starszych obiektach, będą musieli ponieść nakłady finansowe, dostosowując obiekty do nowych potrzeb najemców.“
Jan Trybulski

Wielu pracowników ceni sobie pracę z domu, ale nie tylko pracodawcy muszą być przygotowani na częstsze wizyty w firmie. Jak dodaje Jan Trybulski: “Innym aktualnym wątkiem jest ostrożność firm w planowaniu powrotu pracowników do biur po kwarantannie. Najemcy na pewno zwracają uwagę na to, czy obiekty spełniają wysokie standardy sanitarne. Zarządca budynku powinien zapewniać bezpieczeństwo zarówno najemcom, jak i wszystkim osobom odwiedzającym budynki, poprzez np. regularną dezynfekcję części wspólnych i zwracanie uwagi na przestrzeganie zasad sanitarnych”.

Elastyczne biuro - szanse tkwiące w technologii

Jednak reorganizacji podlegają obecnie również takie kwestie, jak komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna firmy, kontakt z partnerami biznesowymi, klientami, organizacja szkoleń i wyjazdów służbowych czy wreszcie bezpieczeństwo. Koronawirus przemeblował model pracy firm i zwiększył nacisk na wykorzystanie zdalnych narzędzi. Trend ten, jak wynika z zapowiedzi samych pracodawców, nie zniknie wraz z ustaniem zagrożenia epidemicznego i realnie wpłynie na sposób, w jaki będziemy pracować w kolejnych latach.

Dużo mówi się dziś zwłaszcza o bezpieczeństwie. Poza obowiązkiem zapewnienia narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy, pracodawca odpowiada w końcu także za warunki BHP, w jakich pracownicy wykonują swoje obowiązki w czasie home office w kontekście używania tych narzędzi. Jednak w związku z uelastycznieniem miejsca i sposobu pracy, powstają nowe wyzwania, nie tylko te związane bezpośrednio z koronawirusem.

Plan zachowania ciągłości działania firmy, o którym pisaliśmy w odrębnym artykule ” Plan ciągłości działania – dlaczego firma powinna go mieć?”, powinien zakładać także bezpieczeństwo informacji. W momencie, gdy część obowiązków wykonywana jest w siedzibie firmy, część zdalnie, a klienci czy kontrahenci również organizują swoją pracę na takich zasadach, dużo łatwiej o błąd ludzki i naruszenie bezpieczeństwa informacyjnego. Na rynku dostępnych jest wiele narzędzi do komunikacji online. Jednak nie każde będzie w stanie zagwarantować bezpieczeństwo na jednakowym poziomie. W przypadku pracy nad poufnymi dokumentami, poczta email czy Dropbox mogą okazać się niewystarczające. Na szczęście, istnieją także dedykowane narzędzia do prowadzenia procesów wymagających ścisłej kontroli informacji w środowisku online.

Poufne dokumenty firmy bezpieczne i łatwo dostępne online

Jednym z takich narzędzi jest Virual Data Room. Rozwiązanie stosowane na co dzień w branży fuzji i przejęć, gdzie poufność informacji jest kluczowa. Z systemem VDR pracodawcy będą w stanie stworzyć centralną bazę plików i dokumentów udostępnianych na zewnątrz firmowej sieci. Takie repozytorium jest doskonale chronione, a dostęp do dokumentów będą miały wyłącznie uprawnione do nich osoby.

“Virtual Data Room to oprogramowanie oparte na chmurze. Nie ma tu więc potrzeby instalacji narzędzi na komputerach pracowników. Licencja umożliwia każdej uprawnionej osobie ładowanie i odczytywanie udostępnianych plików. Kontrola nad tym, kto i w jakim zakresie może korzystać z systemu oraz umieszczonych w nim plików, leży całkowicie po stronie administratora i współpracującego z nim Działu Obsługi Klienta FORDATA”
Dorota Wójtowicz, Senior Business Development Specialist

Niezależnie od tego, gdzie znajduje się pracownik, klient czy inwestor, każda z tych osób będzie mieć wygodny dostęp do potrzebnych im informacji. W przypadku konieczności ochrony informacji personalnych, wynikających z zapisów RODO, takie rozwiązanie ma dodatkowe zalety, gdyż dane udostępnione do wglądu nadal przetwarzane są przez jednego dostawcę, w ramach zamkniętego systemu VDR. Maleje więc ryzyko nieświadomego naruszenia przepisów o przetwarzaniu danych osobowych.

Virtual Data Room posłuży idealnie jako centralna baza współdzielonych dokumentów czy narzędzie do poufnej komunikacji z kontrahentami. System zawsze będzie tak elastyczny, jak wymaga tego organizacja przedsiębiorstwa w trybie zdalnym. W momencie, gdy trudno przewidzieć, jakie potrzeby będą musiały zostać zapewnione w perspektywie kolejnego miesiąca, to bardzo duży atut.

Postaw na bezpieczeństwo pracy zdalnej

Wysyłaj poufne dokumenty szybciej

Jeśli artykuł był dla Państwa wartościowy, proszę o udostępnienie dalej, np. poprzez Facebook czy LinkedIn!