Premium Virtual Data Room dla Due Diligence oraz fuzji i przejęć

Virtual Data Room (VDR) to bezpieczna, wirtualna przestrzeń do udostępniania poufnych dokumentów online, wykorzystywana najczęściej podczas transakcji M&A, audytów, due diligence i innych procesów wymagających bezpieczeństwa danych.

VDR działa jako platforma online umożliwiająca kontrolowany dostęp do dokumentów. Użytkownicy logują się przez przeglądarkę 24/7, a administratorzy przydzielają im dostęp do konkretnych folderów/plików z określonymi uprawnieniami (np. przeglądanie, zapisywanie, drukowanie) oraz monitorują aktywność.

Virtual Data Room zapewnia znacznie wyższy poziom bezpieczeństwa, kontroli i zgodności niż tradycyjna wymiana plików za pomocą e-maila czy popularnych chmurowych usług, takich jak Google Drive, OneDrive czy Dropbox. Umożliwia precyzyjne zarządzanie dostępem do dokumentów, monitorowanie aktywności użytkowników, a także ochronę przed nieautoryzowanym pobieraniem, drukowaniem. To rozwiązanie stworzone z myślą o transakcjach wymagających najwyższej poufności — jak fuzje, przejęcia, procesy due diligence czy negocjacje z inwestorami.

Choć VDR i klasyczne dyski w chmurze mają wiele wspólnych cech, różnią się pod względem celu, poziomu ochrony oraz funkcjonalności. Zrozumienie tych różnic pozwala lepiej dopasować narzędzie do konkretnych potrzeb – zarówno w środowisku biznesowym, jak i indywidualnym. O tym więcej piszemy w artykule: „Jaka jest różnica między przechowywaniem w chmurze a Virtual Data Roomem?”

VDR jest przeznaczony dla firm, instytucji i profesjonalistów, którzy pracują z poufnymi dokumentami i wymagają wysokiego poziomu bezpieczeństwa oraz kontroli dostępu. Korzystają z niego m.in.:

• Spółki prowadzące transakcje M&A (fuzje i przejęcia)
• Fundusze  private equity  i venture capital
• Kancelarie prawne
• Audytorzy
• Firmy planujące emisję akcji lub pozyskanie kapitału
• Instytucje finansowe i banki
• Firmy medyczne  i produkcyjne chroniące własność intelektualną
• Firmy z  branży energetycznej  i  OZE
• Podmioty realizujące projekty w modelu  Partnerstwa Publiczno-Prywatnego
• Firmy i inwestorzy z sektora nieruchomości komercyjnych

Jeśli szukasz inwestora lub sprzedajesz spółkę/udziały, na pewnym etapie będziesz zobowiązany udostępnić potencjalnym inwestorom twoje firmowe dokumenty, w tym te poufne i stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa. VDR pozwala stworzyć w pełni chronione repozytorium dokumentów oczekiwanych przez inwestora i w sposób wygodny i kontrolowany udostępnić je w celu analizy.

Dokumenty utrzymywane w VDR są zabezpieczone przed zapisaniem, wydrukowaniem i edycją, posiadają znaki wodne, a dodatkowo można ukryć w nich wrażliwe informacje. Z perspektywy właściciela spółki, który nie ma pewności czy znajdzie właściwego inwestora to kluczowe mechanizmy, które chronią jego interesy na przyszłość. Warto zadbać o interes spółki na etapie gdy dajemy obcym podmiotom dostęp do naszych tajemnic, czy własności intelektualnej, nie mają pewności sukcesu transakcji.

Z racji zaawansowanych mechanizmów bezpieczeństwa i kontroli, data roomy wykorzystuje nie tylko branża M&A, są bardzo popularne przy realizacji due diligence, audytów, w branży life science, bankowej, a w ostatnim czasie w branży OZE przy realizacji projektów inwestycyjnych.

Virtual Data Room nie jest zwykłym repozytorium dokumentów, to zaawansowany system dedykowany do wsparcia procesów inwestycyjnych, w tym fuzji i przejęć, fundraisingu, due diligence, audytów. Posiada szereg mniejszych i większych funkcji, które powodują, że w VDR organizacja tych procesów jest efektywna i bezpieczna, np. wbudowane w VDR narzędzie do anonimizacji dokumentów, pozwalające ukryć wrażliwe informacje przed ich udostępnieniem, narzędzia do poufnej komunikacji dopasowane pod potrzeby zarówno strony sprzedającej, jak i inwestorów, raporty aktywności pozwalające na odkrycie intencji inwestorów i przygotowanie się na sesję negocjacji.

Zasadnicza różnica to także mechanizmy bezpieczeństwa zastosowane w VDR, które chronią utrzymywane tam dokumenty, a których próżno szukać w typowych systemach filesharingowych, m.in. tryb tylko do odczytu, blokada zapisu dokumentów na dysku, wydruku, blokada print screen, znaki wodne, zaawansowany, a jednocześnie prosty w użyciu model nadawania uprawnień, pozwalający dowolnie różnicować uprawnienia do plików i zachować pełną kontrolę nad tym co komu udostępniono i w jakim zakresie.

Istotny jest też fakt, że Data Room oferowany jest w pakiecie ze wsparciem ze strony dostawcy, obejmującym wsparcie techniczne 24/7 (większość transakcji ma wymiar międzynarodowy) oraz inne usługi okołotransakcyjne, takie jak porządkowanie i ładowanie dokumentów, zarządzanie VDR w imieniu klienta, czy przygotowanie archiwum Data Room wraz z certyfikatem zgodności danych, które stanowi często załącznik do umowy inwestycyjnej.

VDR zapewnia bezpieczeństwo, oszczędność czasu, automatyzację procesów, lepszą kontrolę nad dokumentacją oraz dostęp do danych z dowolnego miejsca na świecie.

Klienci cenią Fordata za partnerskie podejście, wyjątkowy zespół wsparcia (24/7) i szybkość działania.

Działamy szybko, bo wiemy, że w branży fuzji i przejęć czas jest na wagę złota (15 min. – uruchomienie VDR, 7 min. – załadowanie 1GB danych, czasy reakcji działu sprzedaży i obsługi klienta – 15 sek. tel, 15 min. e-mail). Sam system VDR jest szybki, wydajny i intuicyjny oraz stale rozwijany przez zespół IT mając na względzie przede wszystkim aspekt szybkości i bezpieczeństwa.

Każdego klienta traktujemy jak klienta VIP, niezależnie od wielkości firmy czy skali transakcji. 77% naszych klientów pochodzi z polecenia, gdyż działamy jak ich bliski partner, doradca, admin i concierge w jednym.

Dla naszych polskich klientów gwarantujemy ponadto:

• zgodność z rozporządzeniem dotyczącym przetwarzania danych osobowych RODO
• zgodność z wymogami KNF w zakresie chmury obliczeniowej
• dajemy gwarancję przetwarzania danych na terenie RP (jako jedyni na rynku)
• serwerownie zlokalizowane na terenie UE (a konkretnie w Polsce)

Tak, Fordata jest zgodna z wymogami RODO. Stosujemy mechanizmy bezpieczeństwa w systemie VDR wymagane przez RODO (m.in. szyfrowanie komunikacji EV SSL 256bit, prowadzenie dziennika zdarzeń w Data Room, zaawansowana autoryzacja dostępu (bezpieczne hasła, sms, akceptacja NDA), wymuszanie okresowej zmiany hasła). Nasze serwerownie są zlokalizowane w Unii Europejskiej i gwarantujemy przetwarzanie danych osobowych powierzonych nam przez klientów na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).

Ponadto, spełniamy wymogi formalne wynikające z RODO, m.in. 1) z każdym klientem podpisujemy Umowę powierzenia przetwarzania Danych Osobowych 2) prowadzimy Rejestr czynności przetwarzania Procesora DO powierzonych nam przez klientów, 3) prowadzimy regularnie Analizę Ryzyka Naruszenia Bezpieczeństwa DO (na bazie metodyki funkcjonującej w FORDATA wiele lat).

Od 16 lat zarządzamy bezpieczeństwem informacji, zgodnie z normą ISO 27 001, co daje gwarancję poufności, integralności i dostępności powierzanych nam danych, w tym DO. Regularnie podnosimy też świadomość Zespołu w zakresie RODO i bezpieczeństwa danych osobowych (spotkania MISA – Monthly Information Security Announcements meetings).

Tak, oferujemy bezpłatną 14-dniową wersję testową VDR, która pozwala na pełne zapoznanie się z funkcjonalnością systemu – bez konieczności podawania danych karty kredytowej. Aby rozpocząć okres próbny, wystarczy wypełnić formularz.

Uruchomienie Fordata VDR jest szybkie i efektywne. System może być gotowy do użycia w ciągu 15 minut od momentu złożenia zamówienia. Dodatkowo, załadowanie 1 GB danych zajmuje około 7 minut. Dzięki temu możesz rozpocząć pracę nad projektem niemal natychmiast, co jest szczególnie istotne w dynamicznych procesach, takich jak fuzje i przejęcia, due diligence czy pozyskiwanie finansowania.

Jeśli potrzebujesz wsparcia podczas konfiguracji lub masz dodatkowe pytania, zespół Fordata jest dostępny, aby zapewnić pomoc i odpowiedzi na wszelkie wątpliwości.

Interfejs Fordata VDR jest dostępny w czterech wersjach językowych: polskiej, angielskiej, niemieckiej i czeskiej. Dzięki temu użytkownicy z różnych krajów mogą wygodnie korzystać z systemu w preferowanym języku – co ułatwia współpracę międzynarodową i przyspiesza pracę nad projektami.