VDR OneDrive kontra Google Drive? Czy mogą zastąpić VDR?

Na rynku oprogramowania dostępny jest ogrom aplikacji filesharingowych, wirtualnych dysków i narzędzi do współpracy nad dokumentami. Zaletą najpopularniejszych – tych od Google i Microsoftu – jest niewątpliwie darmowa oferta i wygoda użytkowania, podyktowana koniecznością obsługi ogromnej bazy użytkowników. Ale gdzie rzesza klientów, tam często mniejsza elastyczność usługi, jak i poziom indywidualnego wsparcia. Jak w tym zestawieniu wypada Virtual Data Room?

Jak to z narzędziami, zawsze najważniejsze są cele, jakim mają one służyć. A te w przypadku dysków online mogą się diametralnie różnić. W grę wchodzi kontekst – a więc to, czy udostępniamy pliki prywatnie, czy w środowisku biznesowym – jak również stopień poufności informacji zawartych w danym dokumencie, zdjęciu czy pliku audio. Czym innym jest dzielenie się zdjęciami z wakacji z członkami rodziny, a czym innym udostępnianie zestawień finansowych czy listy klientów doradcy inwestycyjnemu. Określenie tych i innych potrzeb będzie pociągać za sobą wybór oprogramowania.

Google Drive w połączeniu z usługą Gmail należy obecnie do najczęściej wybieranych rozwiązań w komunikacji, także firmowej. Usługa Google została zaprojektowana tak, by ułatwiać i zabezpieczać codzienną pracę użytkowników indywidualnych i biznesowych: wysyłanie poczty, organizowanie harmonogramu zadań, współdzielenie dokumentów itd.

Dzięki swojej uniwersalności Google zyskuje m.in. dostęp do danych big data, które wykorzystuje do rozwijania narzędzi takich jak translator, ale przede wszystkim do budowania algorytmów personalizujących reklamy umieszczane w serwisie. Sama usługa Drive charakteryzuje się dużą kompatybilnością z innymi usługami Google – wspomnianym Gmailem, który umożliwia zapis większych załączników w formie linka na Drivie, dokumentami Docs czy arkuszem kalkulacyjnym Sheets. Na uwagę zasługuje możliwość udostępniania i edytowania dokumentów z innymi użytkownikami w tym samym czasie i korzystanie z łatwo dostępnej przestrzeni dyskowej.

Funkcje, które oferuje Google Drive to także m.in. synchronizacja plików zapisanych na różnych urządzeniach, upload wielu rodzajów plików, praca offline, skanowanie dokumentów czy konwersja plików PDF do formatu Docs.

Google Drive w roli repozytorium to z kolei wygodny sposób na centralizację w chmurze często używanych i współdzielonych dokumentów, które będą łatwo dostępne dla zespołów zarówno w pracy stacjonarnej, jak i zdalnej. Duża pojemność dyskowa sprzyja przechowywaniu plików graficznych, filmów, a także innych plików, prezentacji i arkuszy kalkulacyjnych – na przykład w ramach usługi Google Workspace.

W rozwiązaniu Microsoftu sprawa wygląda nieco inaczej głównie z tego względu, że jest ono skierowane do użytkownika biznesowego. Stąd bardziej hybrydowy model działania narzędzia – oparty z jednej strony na chmurze, a z drugiej na urządzeniu desktopowym użytkownika – i jego mniejsza uniwersalność.

Podobnie jak w przypadku Google Drive tutaj również możemy spodziewać się wsparcia usługi dla innych narzędzi z powiązanego środowiska, a więc aplikacji Word, Excel, Power Point czy poczty MS. Co ciekawe, OneDrive można połączyć z bezpłatną webową wersją pakietu Office, który nieco upodabnia platformę Microsoftu do oferty Google.

Rozwiązanie OneDrive oferuje ponadto możliwość synchronizacji danych u wszystkich użytkowników, co służy lepszej współpracy zespołów nad dokumentami. W podstawowym wymiarze oba systemy działają więc bardzo podobnie. W przypadku darmowych wersji Google Drive znacznie przewyższa jednak ilość oferowanej przestrzeni dyskowej – 15 gigabajtów vs 5 gigabajtów od Microsoftu.

Praktyka pokazuje – i w żadnej mierze nie jest to wada – że narzędzia te nie zapewniają jednak konkretnych potrzeb biznesowych, które wynikają z dobrych praktyk prowadzenia postępowań, np. transakcyjnych i audytowych. Nie powinniśmy więc oczekiwać od nich funkcji przynależnych narzędziom dedykowanym specjalistycznym procesom – w końcu nie temu mają służyć.

Przede wszystkim nie są to narzędzia zbudowane od podstaw w celu łatwego i kontrolowanego udostępniania informacji poufnych online. Służą raczej do kolaboracji w takim rozumieniu, jak wspólna edycja dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych itd. Inaczej jest w przypadku narzędzia Virtual Data Room, które posiada szereg istotnych cech i funkcji zaprojektowanych na potrzeby doradców finansowych, kancelarii, zarządów spółek i podmiotów finansowych.

Podstawowa różnica dotyczy bezpieczeństwa przechowywanych informacji oraz udogodnień. O ile VDR również działa w modelu SaaS, o tyle od popularnych narzędzi chmurowych odróżniają go zaawansowane funkcje nadzoru nad ruchem w Data Roomie oraz cechy pozwalające np. na przyspieszenie całego postępowania.

Zalety systemu FORDATA VDR to m.in.:

• Przejrzysta struktura folderów i plików z możliwością udzielania/ograniczania dostępu jednym kliknięciem
• Raporty aktywności (np. informacje o tym, kto, kiedy i na jak długo otworzył dany plik)
• Informacje o tym kiedy i na jak długo użytkownicy logowali się do systemu
• Wbudowane znaki wodne
• Blokada print screen
• Nadawanie uprawnień na poziomie ładowania plików
• Wbudowany system antywirusowy
• Blokowanie dostępu do plików na określony czas
• Brak możliwości udzielenia dostępu każdej osobie posiadającej link (bez logowania)
• Indywidualny opiekun projektu

Zobacz więcej funkcji systemu FORDATA Virtual Data Room. Zarówno Google Drive, jak i Microsoft OneDrive mają dostęp do zawartości każdego dokumentu przechowywanego na ich serwerach. Choć nie oznacza to, że muszą one naruszać prywatność użytkowników, świadomość, że dane mogą podlegać przetwarzaniu np. w celach personalizacji usług nie jest idealną sytuacją z punktu widzenia dobrych praktyk zachowania poufności.

Google Drive i Microsoft OneDrive to rozwiązania popularne i bezpieczne zarówno do użytku prywatnego, jak i biznesowego. Dostęp do obu narzędzi jest w dużej mierze bezpłatny, przy czym ze względu na ogromną liczbę użytkowników, usługi są na bieżąco rozwijane. Ich wykorzystanie zależeć będzie od indywidualnych preferencji. Jeśli często pracujemy z programem Word, a pracę dzielimy między dom i biuro, OneDrive pozwoli nam na łatwą synchronizację plików. Jeśli współdzielimy dokumenty i pracujemy z pocztą Gmail, naturalnym wyborem będzie Google Drive.

W przypadku tak zbliżonych narzędzi znaczenia nabiera kontekst, a więc nierzadko zdarzy się, że będziemy korzystać z obu jednocześnie. Idąc tym tropem, w przypadku procesów, które wymagają szczególnej kontroli nad udostępnianymi informacjami, narzędzia te nie spełnią swojego zadania tak, jak rozwiązania dedykowane.

Gdy nie mamy pewności, czy używane przez firmę repozytorium dokumentów zawierające, na przykład, umowy i dane personalne klientów, spełnia wszelkie wymogi bezpieczeństwa, wybór Virtual Data Room – systemu zaprojektowanego specjalnie w tym celu – da nam pewność, że wykorzystane zostaną najwyższe środki bezpieczeństwa. Pomoże to uchronić firmę przed możliwymi konsekwencjami naruszenia prywatności danych – ale przede wszystkim zapewni właścicielom spokój ducha. O tym jak wykorzystać system Virtual Data Room jako repozytorium piszemy więcej w artykule Co to jest elektroniczne repozytorium dokumentów?

W systemie Virtual Data Room dane nie są w żaden sposób przetwarzane poza procesami służącymi ich udostępnianiu uprawnionym osobom. Ma to ogromne znaczenie w przypadku wszelkiego rodzaju dokumentacji o wysokim stopniu poufności, np. dotyczących własności intelektualnej, strategicznych planów spółek, sprawozdań finansowych, inwestycji itp. System VDR wykorzystywany jest przez banki, ubezpieczycieli, instytucje państwowe i największe spółki, ponieważ jest najściślej uregulowanym środowiskiem cyfrowym do udostępniania informacji.