Co to jest elektroniczne repozytorium dokumentów?

Bezpieczeństwo - Blog - FORDATA

Elektroniczne repozytorium dokumentów, przez niektórych zwane też e-archiwum lub scentralizowanym repozytorium dokumentów, to nic innego jak miejsce w sieci, w którym umieszczane są dokumenty elektroniczne. Może to być firmowy dysk sieciowy, serwer ftp, dysk „w chmurze” lub dedykowana aplikacja wdrożona na infrastrukturze przedsiębiorstwa – właściciela dokumentów.

Co różnicuje poszczególne rozwiązania?

Każde z tych rozwiązań różni się m.in. w zakresie:

kosztu uruchomienia – czyli stworzenia/zbudowania i skonfigurowania, w tym wykupienia stosownych licencji

kosztu utrzymania – tzw. „total cost of ownership”, do którego należy wliczyć m.in. koszt przestrzeni dyskowej, usług sieciowych, ale też koszt pracy administratora, który będzie czuwał nad poprawnym działaniem systemu i udzielał wsparcia użytkownikom

możliwości udostępniania plików wewnątrz i na zewnątrz organizacji

oferowanego bezpieczeństwa – będzie ono inne w przypadku systemów o wspólnym loginie i haśle, czy też z lub bez modelu różnicowania uprawnień do zasobów

wygody dla użytkowników – szczególnie pod kątem prostoty i intuicyjności interfejsu, wymaganych instalacji itp.

Rola e-repozytorium

Najważniejsze jednak, aby archiwum spełniało swoją rolę i oczekiwania biznesu – np. zapewniało sprawne zarządzanie i kontrolę nad dostępem do dokumentacji w ramach spółek z grupy kapitałowej czy przy przedsięwzięciach realizowanych z podmiotami zewnętrznymi – np. w formie spółek celowych, jednorazowych projektów czy audytów (prawnych, finansowych itd.).

Bezpieczeństwo danych a elektroniczne repozytorium

W elektronicznym repozytorium dokumentów mogą być umieszczane i udostępniane informacje jawne, ale też dokumenty wewnętrzne czy wręcz tajemnica przedsiębiorstwa. Warto zatem rozsądnie wybrać rozwiązanie, które będzie zachowywało bezpieczeństwo danych na najwyższym możliwym poziomie. Z pewnością dobre elektroniczne repozytorium dokumentów, to takie, które umożliwia:

szybki i wygodny dostęp do dokumentów, niezależnie od lokalizacji

sprawne wyszukiwanie informacji w dokumentach

możliwość jednoczesnej pracy wielu osób z jednym dokumentem

wysoki poziom bezpieczeństwa informacji – w tym indywidualne loginy i hasła, różnicowanie uprawnień do dokumentów, zarządzanie dostępem

raportowanie aktywności użytkowników na dokumentach, „spokój ducha” dla użytkowników dzięki łatwości obsługi systemu i jego niezawodności, ale i sprawnym procesom wsparcia technicznego

FORDATA Virtual Data Room

Ktoś powie: Po co mi Data Room, skoro mam Dropbox? Bez wątpienia są to dwa różne systemy, które powstały w odpowiedzi na odmienne potrzeby biznesu. Z pewnością narzędziami z najbardziej restrykcyjnymi mechanizmami bezpieczeństwa, umożliwiającymi pełną kontrolę nad udostępnianą dokumentacją, są systemy klasy Virtual Data Room. Więcej o aplikacji przeczytają Państwo w artykule Co to jest Virtual Data Room – wszystko co powinieneś wiedzieć.

Czołowym dostawcą usługi VDR w Polsce oraz regionie CEE jest FORDATA – polska spółka, działająca od 10 lat na rynku, współpracująca z czołowymi instytucjami finansowymi, bankami oraz funduszami. W ramach repozytorium dokumentów, z usługi FORDATA VDR korzysta między innymi bank PKO BP czy też spółka GetBack, a także wiele mniejszych przedsiębiorstw. Koszt usługi rozpoczyna się już od 950zł/miesięcznie, dzięki czemu jest ona dostępna dla szerokiego grona klientów biznesowych, którym zależy nad kontrolą i ochroną informacji. Szczegóły, dotyczące oferty oraz doświadczenia FORDATA, znajdują się pod adresem TUTAJ.

Jeśli artykuł był dla Państwa interesujący, proszę o udostępnienie dalej, np. poprzez Facebook czy LinkedIn!