Elektroniczne repozytorium dokumentów, przez niektórych zwane też e-archiwum lub scentralizowanym repozytorium dokumentów, to nic innego jak miejsce w sieci, w którym umieszczane są dokumenty elektroniczne. Może to być firmowy dysk sieciowy, serwer ftp, dysk „w chmurze” lub dedykowana aplikacja wdrożona na infrastrukturze przedsiębiorstwa – właściciela dokumentów.
Co różnicuje poszczególne rozwiązania?
Każde z tych rozwiązań różni się m.in. w zakresie:
kosztu uruchomienia – czyli stworzenia/zbudowania i skonfigurowania, w tym wykupienia stosownych licencji
kosztu utrzymania – tzw. „total cost of ownership”, do którego należy wliczyć m.in. koszt przestrzeni dyskowej, usług sieciowych, ale też koszt pracy administratora, który będzie czuwał nad poprawnym działaniem systemu i udzielał wsparcia użytkownikom
możliwości udostępniania plików wewnątrz i na zewnątrz organizacji
wygody dla użytkowników – szczególnie pod kątem prostoty i intuicyjności interfejsu, wymaganych instalacji itp.
Najważniejsze jednak, aby archiwum spełniało swoją rolę i oczekiwania biznesu – np. zapewniało sprawne zarządzanie i kontrolę nad dostępem do dokumentacji w ramach spółek z grupy kapitałowej czy przy przedsięwzięciach realizowanych z podmiotami zewnętrznymi – np. w formie spółek celowych, jednorazowych projektów czy audytów (prawnych, finansowych itd.).
W elektronicznym repozytorium dokumentów mogą być umieszczane i udostępniane informacje jawne, ale też dokumenty wewnętrzne czy wręcz tajemnica przedsiębiorstwa. Warto zatem rozsądnie wybrać rozwiązanie, które będzie zachowywało bezpieczeństwo danych na najwyższym możliwym poziomie. Z pewnością dobre elektroniczne repozytorium dokumentów, to takie, które umożliwia:
szybki i wygodny dostęp do dokumentów, niezależnie od lokalizacji
sprawne wyszukiwanie informacji w dokumentach
możliwość jednoczesnej pracy wielu osób z jednym dokumentem
wysoki poziom bezpieczeństwa informacji – w tym indywidualne loginy i hasła, różnicowanie uprawnień do dokumentów, zarządzanie dostępem
raportowanie aktywności użytkowników na dokumentach, „spokój ducha” dla użytkowników dzięki łatwości obsługi systemu i jego niezawodności, ale i sprawnym procesom wsparcia technicznego
Jeśli artykuł był dla Państwa interesujący, proszę o udostępnienie dalej, np. poprzez Facebook czy LinkedIn!
Zdjęcie: Unsplash.com