04 . 12 . 2018

BEZPIECZEŃSTWO Co to jest elektroniczne repozytorium dokumentów?

04 . 12 . 2018

Bezpieczeństwo
Co znajdziesz w tym artykule?

Elektroniczne repozytorium dokumentów, przez niektórych zwane też e-archiwum lub scentralizowanym repozytorium dokumentów, to nic innego jak miejsce w sieci, w którym umieszczane są dokumenty elektroniczne. Może to być firmowy dysk sieciowy, serwer ftp, dysk „w chmurze” lub dedykowana aplikacja wdrożona na infrastrukturze przedsiębiorstwa – właściciela dokumentów.

Co różnicuje poszczególne rozwiązania?

Każde z tych rozwiązań różni się m.in. w zakresie:

  • kosztu uruchomienia – czyli stworzenia/zbudowania i skonfigurowania, w tym wykupienia stosownych licencji
  • kosztu utrzymania – tzw. „total cost of ownership”, do którego należy wliczyć m.in. koszt przestrzeni dyskowej, usług sieciowych, ale też koszt pracy administratora, który  będzie czuwał nad poprawnym działaniem systemu i udzielał wsparcia użytkownikom
  • możliwości udostępniania plików wewnątrz i na zewnątrz organizacji
  • oferowanego bezpieczeństwa – będzie ono inne w przypadku systemów o wspólnym loginie i haśle, czy też z lub bez modelu różnicowania uprawnień do zasobów
  • wygody dla użytkowników – szczególnie pod kątem prostoty i intuicyjności interfejsu, wymaganych instalacji itp.

Rola e-repozytorium

Najważniejsze jednak, aby archiwum spełniało swoją rolę i oczekiwania biznesu – np. zapewniało sprawne  zarządzanie i kontrolę  nad dostępem do dokumentacji  w ramach spółek z grupy kapitałowej czy przy przedsięwzięciach realizowanych z podmiotami zewnętrznymi  – np. w formie spółek celowych, jednorazowych projektów czy audytów (prawnych, finansowych itd.).

Bezpieczeństwo danych a elektroniczne repozytorium

W elektronicznym repozytorium dokumentów mogą być umieszczane i udostępniane informacje jawne, ale też dokumenty wewnętrzne czy wręcz tajemnica przedsiębiorstwa. Warto zatem rozsądnie wybrać rozwiązanie, które będzie zachowywało bezpieczeństwo danych na najwyższym możliwym poziomie. Z pewnością dobre elektroniczne repozytorium dokumentów, to takie, które umożliwia:

  • szybki i wygodny dostęp do dokumentów, niezależnie od lokalizacji
  • sprawne wyszukiwanie informacji w dokumentach
  • możliwość jednoczesnej pracy wielu osób z jednym dokumentem
  • wysoki poziom bezpieczeństwa informacji – w tym indywidualne loginy i hasła, różnicowanie uprawnień do dokumentów, zarządzanie dostępem
  • raportowanie aktywności użytkowników na dokumentach, „spokój ducha” dla użytkowników dzięki łatwości obsługi systemu i jego niezawodności, ale i sprawnym procesom wsparcia technicznego

FORDATA Virtual Data Room

Ktoś powie: Po co mi Data Room, skoro mam Dropbox? Bez wątpienia są to dwa różne systemy, które powstały w odpowiedzi na odmienne potrzeby biznesu. Z  pewnością narzędziami z najbardziej restrykcyjnymi mechanizmami bezpieczeństwa, umożliwiającymi pełną kontrolę nad udostępnianą dokumentacją, są systemy klasy Virtual Data Room. Więcej o aplikacji przeczytają Państwo w artykule Co to jest Virtual Data Room – wszystko co powinieneś wiedzieć.Czołowym dostawcą usługi VDR w Polsce oraz regionie CEE jest FORDATA – polska spółka, działająca od 10 lat na rynku, współpracująca z czołowymi instytucjami finansowymi, bankami oraz funduszami. W ramach repozytorium dokumentów, z usługi FORDATA VDR korzysta między innymi bank PKO BP czy też spółka GetBack, a także wiele mniejszych przedsiębiorstw. Koszt usługi rozpoczyna się już od 850zł/miesięcznie, dzięki czemu jest ona dostępna dla szerokiego grona klientów biznesowych, którym zależy nad kontrolą i ochroną informacji. Szczegóły, dotyczące oferty oraz doświadczenia FORDATA, znajdują się pod adresem TUTAJ.

Podobał Ci się artykuł?

Udostępnij

Ile głów, tyle pomysłów. Właśnie dlatego każdy z nas dokłada swoją cegiełkę, by zamieszczone treści na naszym blogu były dla Ciebie atrakcyjne i niosły wartość. Odkryj źródło wiedzy i inspiracji dla Twojego biznesu z Fordata.

Chcesz wymienić się wiedzą, podyskutować, zadać pytanie?

Napisz do mnie : #FORDATAteam

Udostępniaj elektronicznie poufne pliki z Fordata VDR

Rozpocznij testy
Może Cię zainteresować