Jak pomagamy w Due Diligence? Lista dokumentów

Paula Duszczak

Fuzje i przejęcia, Bezpieczeństwo - Blog - FORDATA, VDR

10/03/2014

Transakcje M&A to procesy, w których czas ma ogromne znaczenie. Każde, nawet najmniejsze wsparcie, którego celem jest skrócenie czasu potrzebnego do przygotowania transakcji oraz czasu wykonania badania Due Diligence jest na wagę złota (o tym, jak ważny jest VDR w procesie Due Diligence pisaliśmy w artykule Po co VDR w procesie Due Diligence).

Dlatego też rozwój świadczonych przez FORDATA usług, nie ogranicza się tylko do rozwoju platformy VDR. Dążymy również do stałego poszerzania i usprawniania usług wspomagających świadczonych przez nasz Zespół. Wszystko po to, aby odciążyć naszych klientów w zakresie właściwego przygotowania i organizacji poufnej dokumentacji, która jest sercem każdego procesu Due Diligence. Liczy się tu zarówno jakość udostępnianych plików, ich właściwe ustrukturyzowanie, nazewnictwo, ale także przygotowanie plików w taki sposób, aby zagwarantować jak najbardziej efektywną pracę inwestorom. Ale o tym za chwilę.

FORDATA VDR - jak świadomie zarządzać dokumentacją?

Dostęp do platformy FORDATA Virtual Data Room daje ogromne możliwości świadomego zarządzania dokumentacją, która na potrzeby konkretnej transakcji M&A udostępniania jest online. Ale nie wystarczy tylko załadować plików do systemu, liczy się ich odpowiednie przygotowanie w taki sposób, aby praca z poufną dokumentacją była komfortowa. Pamiętajmy o tym, że Virtual Data Roomy w przypadku transakcji M&A nie są wykorzystywane do przekazywania plików (jak FTP czy Dropbox), ponieważ mają zagwarantować możliwość kontrolowanej analizy dokumentów w ramach systemu. Tak więc najbardziej liczy się tu rozmiar umieszczanych dokumentów. Im mniejszy plik, tym lepiej. Dokumenty otwierają się wówczas szybciej i bez strat w jakości oraz czytelności. Udostępnienie 500 stronicowego dokumentu, który waży kilkaset megabajtów nie jest najlepszym pomysłem. Dlatego też FORDATA przed umieszczeniem dokumentów w systemie optymalizuje pliki, zachowując oczywiście ich oryginalną jakość. Jeśli to nie pomoże, pliki dzielone są na części. W efekcie badanie Due Diligence dokonywane przez Inwestorów jest możliwie najbardziej efektywne.

Wyzwania podczas udostępniania dokumentacji doradcom i inwestorom

Podstawowa rzecz, ale wciąż będąca wyzwaniem dla wielu Spółek przygotowujących się do procesu M&A, to zebranie i uporządkowanie wymaganej przez doradcę listy dokumentów, często rozproszonej po oddziałach znajdujących się w wielu odległych miastach. Na dalszym etapie wyzwaniem okazuje się także skanowanie dokumentów. Kluczowe staje się właściwe przygotowanie plików do skanowania, podzielenie ich na obszary tematyczne, docelowe nazwanie zeskanowanych plików tak, aby nazwa wskazywała zawartość dokumentu. Rzecz wydawać się może trywialna, ale ma istotne znaczenie dla Due Diligence. Wpływa na efektywność pracy Inwestorów (Jak znaleźć konkretne dokumenty w zbiorze kilku tysięcy plików?), ale także na postrzeganie Spółki przez potencjalnych partnerów jako zorganizowaną i nowoczesną. Dlatego też FORDATA wspiera swoich klientów także na tym etapie. Czy to w siedzibie Klienta, czy w rozproszonych oddziałach, FORDATA może zająć się przeprowadzeniem całego procesu skanowania. W sytuacji, w której Klient podejmuje decyzję o samodzielnym zorganizowaniu skanowania, dysponujemy kompendium dobrych praktyk w formie pisemnych instrukcji, co do odpowiedniego dzielenia, czy oznaczania dokumentów przed skanowaniem. Wskazówki te oszczędzają sporo czasu oraz pozwalają na bardziej efektywne przejście przez ten etap.

Dobre praktyki - lista dokumentów w Due Diligence

W zależności od potrzeby biznesowej oraz fazy przygotowań projektu, w której znajduje się Klient, do dyspozycji są przykładowe indeksy, dostosowane do rodzaju projektu, transakcji, czy rynku, zarówno w formie gotowej struktury folderów i pod-folderów, jak i listy dokumentów w pliku Excel. Indeksy, przygotowane w polskiej i angielskiej wersji językowej, stanowić mogą trzon w oparciu o który klient zbuduje swoją własną strukturę. W przypadku, gdy Klient posiada już opracowaną w całości lub w części strukturę, FORDATA może dodatkowo zająć się stworzeniem i/lub uporządkowaniem dokumentów na dysku, nadaniem plikom i folderom odpowiednich nazw czy numeracji i po skompletowaniu finalnej wersji, przeniesieniem jej w VDR.

Przygotowujesz się do due diligence?

Pobierz przykładowy indeks

Jak uzyskać pełną kontrolę nad dokumentacją i zachować jej poufność?

Kluczowa w procesach M&A jest kontrola nad dokumentami i zagwarantowanie ich poufności. Dlatego też jedną z usług oferowanych przez nasz zespół jest konwersja plików do formatu PDF, który gwarantuje najwyższy możliwy poziom zabezpieczeń. W celu zapewnienia odpowiedniej jakości dokumentów, są one weryfikowane pod względem czytelności obrazu, orientacji tekstu, czy jakości skanowania. Dodatkowo wybrane elementy tekstu, które powinny zostać poufne (np. wartość umowy, nazwa kontrahenta itp.) są ukrywane. Proces ten nazywa się tzw. białkowaniem tekstu. W sytuacji, kiedy dostarczone przez Klienta pliki zabezpieczone są dodatkowym hasłem, na potrzeby załadowania do VDR możliwe jest wyszukanie oraz usunięcie zbędnych zabezpieczeń.

Dedykowany Opiekun Projektu w pakiecie FORDATA

Od początku współpracy do dyspozycji Klienta jest dedykowany Opiekun Projektu, który z wyspecjalizowanymi konsultantami Działu Wsparcia Technicznego, asystuje Klientowi na każdym etapie trwania projektu, oferując wsparcie zarówno merytoryczne, jak i operacyjne. Po przejściu przez okres przygotowawczy i odpowiednim zorganizowaniu dokumentacji, towarzyszymy Klientowi kontynuując wykonywanie zleceń na jego życzenie oraz proaktywnie asystując w podejmowaniu codziennych wyzwań. W FORDATA nie ma rzeczy niemożliwych! #FORDATATeam jest dla Ciebie!

Jeśli artykuł był dla Państwa wartościowy, proszę o udostępnienie dalej, np. poprzez Facebook czy LinkedIn!