Nowości produktowe Nowość w VDR! OCR jakiego jeszcze nie było

Skany umów, zdjęcia faktur, dokumenty w różnych formatach – wszystko to stanowi codzienność w procesach fuzji i przejęć. A gdy liczy się każda minuta, szybki dostęp do treści tych plików lub precyzyjna anonimizacja danych osobowych może decydować o sprawnym przebiegu badania due diligence. Dlatego wprowadziliśmy w FORDATA VDR nową funkcję OCR. Technologia ta zamienia tekst zapisany w formie obrazu na edytowalne i przeszukiwalne dane. Dzięki OCR możemy pracować z dokumentami tak, jakby były one stworzone w edytorze tekstu.

OCR (Optical Character Recognition) to technologia, która przekształca obraz zawierający tekst (np. skan lub zdjęcie) w dane możliwe do edycji i przeszukiwania. W kontekście Virtual Data Room, gdzie często pracuje się z dokumentami niebędącymi plikami tekstowymi, OCR pozwala użytkownikom:

• wyszukiwać konkretne frazy lub dane w dokumentach skanowanych,
• usprawniać proces analizy treści i weryfikacji informacji,
• przygotowywać dokumenty do dalszych działań, np. anonimizacji lub tłumaczenia.

Nowa funkcjonalność FORDATA VDR pozwala Ci zaoszczędzić czas i zminimalizować ryzyko błędów – bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania.

Zwykły OCR potrafi rozpoznać tekst w dobrej jakości skanie. Ale co w sytuacji, gdy masz do czynienia z dokumentem słabej jakości, odręcznymi notatkami lub mieszanką języków? Właśnie tutaj przewagę daje OCR w FORDATA VDR.

Co wyróżnia nasz OCR?

• Precyzja nawet w trudnych warunkach
  Skany niskiej jakości, rozmyte litery, nieczytelne dokumenty? Nasz OCR poradzi sobie tam, gdzie inne systemy się poddają.
• Obsługa różnych orientacji dokumentów
  Bez względu na to, jak dokument został wgrany do VDR – bokiem, do góry nogami czy z mieszanym układem stron – OCR poprawnie odczyta jego zawartość.
• Rozpoznawanie pisma odręcznego
  Funkcja, która ma ogromne znaczenie w przypadku podpisów, odręcznych adnotacji i notatek. Teraz również te informacje staną się przeszukiwalne, a także możliwe do anonimizacji.
• Wielojęzyczne wsparcie
  OCR radzi sobie z dokumentami zawierającymi wiele języków, nawet w jednej linii tekstu. To kluczowe w międzynarodowych transakcjach.
• Perfekcyjna obsługa polskich znaków
  Dzięki temu minimalizujesz liczbę błędów i przekłamań w treści – zwłaszcza w dokumentach prawnych i finansowych.

W środowisku M&A czas to pieniądz. Funkcja OCR w FORDATA VDR pozwala Twojemu zespołowi:

• szybciej odnaleźć kluczowe zapisy w umowach i załącznikach,
• skrócić czas przeszukiwania dużych zbiorów dokumentów,
• przygotować dane do dalszej analizy bez ręcznego przepisywania,
• zanonimizować dane w skanach, zdjęciach,
• umożliwić automatyczne tłumaczenie skanów i zdjęć dokumentów
• uniknąć kosztownych pomyłek wynikających z niedopatrzeń.

Dzięki temu zyskujesz większą kontrolę nad procesem due diligence i możesz działać sprawniej – bez przerywania pracy, nawet jeśli masz do czynienia z dokumentami nienadającymi się dotąd do analizy.

Jak to działa?

W ramach nowej funkcji w VDR, OCR nakładany jest automatycznie już na etapie ładowania plików – bez wpływu na jego szybkość. System samodzielnie identyfikuje dokumenty będące skanami lub zdjęciami i rozpoczyna ich przetwarzanie. OCR działa zarówno w trakcie, jak i po zakończeniu ładowania. Każdy plik otrzymuje etykietę informującą administratora o bieżącym statusie przetwarzania, a po zakończeniu – oznaczenie „przetworzono OCR”.

1. Skany dokumentów najmu w procesie sprzedaży nieruchomości

Zeskanowane umowy najmu często różnią się jakością i formatem. OCR umożliwia szybkie wyszukanie fraz typu „okres wypowiedzenia”, „czynsz miesięczny” czy „zabezpieczenie roszczeń” – bez przeglądania stron jedna po drugiej.

2. Dokumenty w kilku językach przy transakcji międzynarodowej
Dzięki funkcji rozpoznawania wielu języków, OCR pozwala analizować treść umów zawierających fragmenty po polsku, angielsku i niemiecku w jednym pliku. Ułatwia to pracę zespołów prawnych i analitycznych bez konieczności wcześniejszego rozdzielania treści.

3. Sprawdzanie podpisów i adnotacji

OCR potrafi rozpoznać również odręczne elementy dokumentów, takie jak podpisy, parafy czy komentarze stron. Ma to istotne znaczenie przy analizie oryginałów umów lub dokumentacji transakcyjnej, w której naniesiono uwagi podczas negocjacji.

4. Anonimizacja danych osobowych na zdjęciach dowodów osobistych i dyplomów

W procesach takich jak KYC (Know Your Customer), badanie due diligence czy audyt zespołu często przetwarzane są skany dokumentów zawierających dane wrażliwe – m.in. dowodów osobistych, paszportów czy dyplomów. OCR umożliwia automatyczne rozpoznanie danych osobowych (takich jak imię, nazwisko, numer PESEL, data urodzenia) nawet wtedy, gdy występują one w formie graficznej lub odręcznej. Ułatwia to późniejszą anonimizację i zapewnia zgodność z regulacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych.

5. Automatyczne tłumaczenie skanów umów

W transakcjach międzynarodowych często analizowane są dokumenty w obcych językach, nierzadko dostarczone w formie skanów lub zdjęć. Dzięki OCR treść takich plików staje się rozpoznawalna i możliwa do automatycznego tłumaczenia bez konieczności opuszczania systemu VDR. To znacząco przyspiesza pracę nad dokumentacją i ogranicza ryzyko błędów interpretacyjnych.

Funkcja OCR w FORDATA VDR to kolejny krok w stronę inteligentnego, zautomatyzowanego zarządzania dokumentacją wrażliwą. Dzięki niej oszczędzasz czas, zyskujesz większą dokładność analizy dokumentów i zwiększasz możliwości anonimizacji i automatycznych tłumaczeń dokumentów o nowe formaty plików. Gotowi by zacząć?!