NOWOŚCI Chronimy najwięcej typów plików w branży. W jaki sposób?

Wprowadzamy nowe zabezpieczenia dla plików niePDF udostępnianych w systemie FORDATA Virtual Data Room. Teraz chronimy aż 30 najbardziej popularnych formatów dokumentów tak samo, jak PDF-y – to najwięcej w branży! Oznacza to jeszcze większe bezpieczeństwo i kontrolę dokumentów udostępnianych w VDR. 

FORDATA Secure Viewer chroni teraz zarówno pliki .PDF, jak i pliki nie-PDF. Nie musisz zatem konwertować plików do PDF, gdy chcesz je dodatkowo zabezpieczyć – system FORDATA VDR zrobi to za Ciebie! Są to najbardziej zaawansowane z dostępnych na rynku zabezpieczeń, które obejmują:

• Tryb „tylko do odczytu”
• Blokadę zapisu dokumentów na dysku
• Blokadę wydruku
• Dynamiczne znaki wodne
• Blokadę kombinacji klawiszy Prt Sc
• Raportowanie aktywności na plikach

Typy plików z najwyższym poziomem ochrony to:

• Pliki PDF (jak dotychczas)
• Pliki MS Office: DOCX, DOC, XLSX, XLS, PPT, PPTX, BMP
• Inne popularne formaty: PNG, JPG, JPEG, TXT, ODS, GIF, TIF, TIFF, XLTX, CSV, XLSB, XLSM, XML, EML, MPP, MSG, RTF, ODT, PPSX, VSD, VSDX, XPS
• DWG, DVX

Teraz zarówno PDF-y, jak i 30 najbardziej popularnych formatów plików są chronione przed zapisem na dysku czy wydrukiem. Zabezpieczenia mogą zostać zastosowane na poziomie pojedynczych plików lub zaaplikowane jednym kliknięciem dla wszystkich dokumentów w VDR lub dla wszystkich dokumentów umieszczonych w danym folderze. Dostęp i blokadę wyświetlania, zapisu czy wydruku pliku można w każdym momencie zmienić lub odebrać, co daje Administratorowi jeszcze większą kontrolę nad udostępnianymi dokumentami.To również oszczędność czasu i większa elastyczność pracy. Dzięki temu możesz przenieść całą dokumentację transakcyjną lub projektową do VDR i nadać precyzyjne uprawnienia dla każdego pliku z osobna. Dodatkowo dzięki raportom aktywności sprawdzisz kto i jak długo przeglądał dany dokument.

Ale nowe zmiany w systemie FORDATA VDR to nie tylko bezpieczeństwo i kontrola dla większej liczby plików! To także…

Wraz z wprowadzeniem ochrony plików nie-PDF podnieśliśmy także intuicyjność panelu do ładowania – teraz możesz dodawać pliki szybciej i wygodniej. Sam widok Uploadera jest bardziej czytelny i przyjazny dla użytkownika. W czytelnej formie widać także postęp procesu ładowania (można go także anulować albo zapauzować w dowolnym momencie). Odpowiadając na oczekiwania naszych klientów, dodaliśmy także dwie nowe funkcjonalności:

• Możliwość ustawienia preferencji dot. ładowania plików o tych samych nazwach (tzw. duplikatów)
• Teraz Administrator może zdecydować czy pliki o tych samych nazwach mają nadpisywać pliki już załadowane do VDR, czy system ma takie pliki pomijać i ich nie ładować.
• Raport ładowania w pliku Excel
• Raport wyświetla się po każdym ładowaniu plików i zawsze można go wyeksportować do pliku Excel. Raport daje Administratorowi spokój ducha, szczególnie w przypadku dodawania dużej liczby plików na raz i np. pozostawienia procesu ładowania na noc. Po zakończonym procesie Administrator zawsze będzie mógł zobaczyć czytelny raport, w którym wymienione zostaną pliki załadowane oraz pliki niezaładowane (wraz ze wskazaniem przyczyny oraz pierwotnej lokalizacji pliku na komputerze użytkownika tak, aby można było go łatwo odnaleźć, naprawić – jeśli plik był uszkodzony – i załadować ponownie). Dzięki temu można upewnić się czy wszystkie informacje, które miały zostać udostępnione w VDR, tam się znajdują. Jest to swoisty element kontroli jakości, tak ważny przy transakcjach M&A.

Pliki PDF stanowią zdecydowaną większość dokumentacji transakcyjnej lub projektowej udostępnianej w systemie FORDATA przez Administratorów. Pliki nie-PDF to ok. 10-15% wszystkich informacji umieszczanych w VDR. Jednak nierzadko są to jedne z najbardziej wrażliwych dokumentów, jak np. dane księgowe czy budżetowe w formacie xlsx, prezentacje w pptx związane ze strategią rozwoju czy planami strategicznymi. Możliwość ich zabezpieczenia na poziomie PDFów to na pewno ogromny ukłon w stronę firm biorących udział w:

• Transakcjach fuzji i przejęć
• Projektach typu Life Science
• Audytach

Z drugiej strony są natomiast formaty, których otwarcie wymaga posiadania przez użytkownika specjalnego oprogramowania. Takim przykładem są popularne w branży nieruchomości pliki Autocad (dwg, dvx), które prezentują plany techniczne czy mapy. To, że będą one automatycznie konwertowane przez VDR do formatu PDF, zwiększa dostępność informacji dla odbiorcy – teraz inwestorzy nie będą musieli fizycznie oglądać map i planów technicznych, będą mogli zrobić to wygodnie ze swoich biur. Z kolei deweloper będzie miał pewność, że informacje te są maksymalnie chronione.

Trzymamy kciuki za Państwa kolejne bezpiecznie i sprawnie zrealizowane inwestycje!