CASE STUDY Jak udostępniać dokumenty zespołowi doradczemu z innego kontynentu?

W dzisiejszych czasach coraz więcej firm prowadzi swoją działalność na globalną skalę, co często wymaga współpracy z partnerami biznesowymi z różnych zakątków świata. W przypadku procesów transakcyjnych takich jak fuzje i przejęcia niezbędna jest również współpraca z zespołem doradczym, który często znajduje się na innym kontynencie. W jaki sposób efektywnie udostępnić dokumenty tym partnerom biznesowym, zachowując jednocześnie bezpieczeństwo i poufność danych?

NASZ KLIENT

NOVAGO sp. z o.o. – jedna z największych firm przetwarzających odpady komunalne w Polsce.

TYP TRANSAKCJI

Przejęcie 100% udziałów Spółki
„Transakcja Novago jest największą chińską inwestycja w Polsce oraz największą akwizycją w branży ochrony środowiska w Europie Środkowo-Wschodniej.”

SPRZEDAJĄCY

Abris Capital Partners – wiodący niezależny fundusz private equity koncentrujący się na firmach średniej wielkości w regionie Europy Środkowej i Wschodniej.

KUPUJĄCY

China Everbright International Limited – wiodąca i jedna z największych firm ochrony środowiska w Chinach, działająca w czterech głównych segmentach: ekologicznej energii, ekologicznej wody, greentech oraz ekologicznej technologii

DORADCY SPRZEDAJĄCEGO

Pekao Investment Banking (M&A), Norton Rose Fulbright (prawne), Deloitte (finansowe, podatkowe, komercyjne), Ramboll Environ (środowiskowe).

W transakcję zaangażowanych było ponad 120 ekspertów z kilkunastu zespołów doradczych, reprezentujących stronę sprzedającą i kupującą. Każdy z nich miał na celu dokonanie analizy due diligence właściwego dla siebie obszaru (podatki, prawo, finanse, środowisko). Aby wesprzeć ten proces Novago musiało udostępnić doradcom kilka tysięcy dokumentów, odpowiednio zróżnicować dostęp do plików, aby w efekcie wszyscy mogli pracować niezależnie nad właściwym dla siebie zbiorem informacji, a także komfortowo ze swoich lokalnych biur w Europie i Azji.

Z drugiej strony spółka, nie mając pewności, że negocjacje zakończą się podpisaniem umowy inwestycyjnej, musiała zadbać o bezpieczeństwo przekazywanych informacji i odpowiednio zabezpieczyć dokumenty.

Pekao Investment Banking, pełniąc rolę doradcy transakcyjnego zarekomendował FORDATA. Data room pozwolił uporządkować dostęp do dużej ilości informacji poprzez stworzenie przejrzystej struktury katalogów i nadanie selektywnego dostępu do plików. Użytkownicy mogli analizować dokumenty on-line 24 godziny na dobę, wygodnie ze swoich biur.

W przypadku pojawienia się pytań natury technicznej, mogli liczyć na błyskawiczne wsparcie zespołu FORDATA, z gwarantowanym czasem reakcji 15 minut 24 godziny na dobę 7 dni w tygodniu. Aby nie wprowadzać chaosu informacyjnego każdy widział tylko te pliki, które były niezbędne do realizacji jego zadań. W przypadku pojawienia się nowych dokumentów, każdy był o tym automatycznie informowany.

Podczas trwającego prawie 6 miesięcy procesu, doradca sprzedającego mógł na bieżąco analizować aktywność użytkowników i dzięki temu przygotować się z wyprzedzeniem na nadchodzące pytania ze strony inwestora. Większość dokumentów była zabezpieczona przed zapisem na dysku i drukiem, dokumenty były opatrzone znakiem wodnym, co z kolei dało sprzedającemu gwarancję, że żadne poufne informacje nie dostaną się w niepowołane ręce.

„Cenimy wysoką jakość obsługi FORDATA w realizacji projektu. Wielokrotnie zespół Obsługi Klienta FORDATA działał niezwłocznie z wielką starannością oraz w czasie przewyższającym nasze oczekiwania.”

Piotr Rudzki, Dyrektor w Departamencie Doradztwa Finansowego Pekao Investment Banking S.A.

„FORDATA dostarcza system, który zagwarantował oczekiwane przez nas bezpieczeństwo danych, pozwalając na przeprowadzenie badania Due Diligence w formie elektronicznej, zgodnie ze standardami branżowymi oczekiwanymi przez zagranicznych inwestorów.”

Bartosz Szałek, Vice President, CFO at Novago sp. z o.o.

Case study powstało we współpracy z firmą Novago i Pekao Investment Banking.