CASE STUDY VDR okiem giganta czyli jak dopasowaliśmy ofertę do najwyższych wymagań

Długoterminowa umowa, ale taka, w której płatność będzie dotyczyć wyłącznie czasu, w którym system faktycznie jest wykorzystywany. Jakie potrzeby musiała spełnić tak przygotowana oferta?

NASZ KLIENT

Jedna z wiodących europejskich grup kapitałowych na rynku energetycznym

TYP PROJEKTÓW

Transakcje fuzji i przejęć, sprzedaż spółek zależnych

Duże grupy kapitałowe podlegają wyjątkowo ścisłej regulacji i wymogom dotyczącym ochrony informacji poufnych. Z tej przyczyny narzędzie, które nasz Klient zdecydował się wykorzystać do przeprowadzenia procesów transakcyjnych, musiało spełniać rygorystyczne warunki bezpieczeństwa fizycznego, ale także proceduralnego, odpowiadając przy tym wewnętrznym wymogom działów bezpieczeństwa, IT, compliance i prawnego spółki.

Narzędzie musiało spełniać rygorystyczne warunki bezpieczeństwa fizycznego, ale także proceduralnego, odpowiadając przy tym wewnętrznym wymogom działów bezpieczeństwa, IT, compliance i prawnego spółki.

Biorąc pod uwagę fakt, że nasz Klient regularnie prowadzi procesy tego typu, każdorazowe przechodzenie formalności wymaganych przez Grupę Kapitałową byłoby w przypadku podpisywania jednorazowych umów na dany projekt w Data Roomie dodatkowym, zbyt dużym, obciążeniem. Co zatem zaoferowaliśmy naszemu Klientowi?

Specyfika działalności Grupy jest nam dobrze znana. Zaproponowaliśmy elastyczne rozwiązanie w formie współpracy długoterminowej, która dopasowana została do indywidualnych potrzeb Klienta. Jej cechy to:

• możliwość zlecenia uruchomienia VDR w dowolnej chwili
• płatność tylko wtedy, gdy zlecono uruchomienie VDR
• dopełnienie formalności tylko raz

Byliśmy gotowi dostosować się również w zakresie komplikowanego procesu RFI (certyfikacja). Oznaczało to:

• Spełnienie wymogów działów bezpieczeństwa, compliance, zakupów, prawnego i biznesowego, przy czym zorganizowaliśmy także dedykowaną telekonferencję dla dyrektorów w/w działów
• Wypełnienie ankiet kwalifikujących poddostawcę, co wymagało ponad 30 godz. pracy.

Poza tym dostosowaliśmy się do wyśrubowanych wymogów bezpieczeństwa Klienta, m.in. dotyczących:

• zakazu otwierania dokumentów umieszczonych w VDR przez pracowników FORDATA*
• NDA z wysokimi karami umownymi

* dokumenty są otwierane przez zespół FORDATA wyłącznie, jeśli jest to niezbędne do udzielenia użytkownikowi wsparcia technicznego

W ciągu 12 miesięcy trwania umowy nasz Klient zrealizował z pomocą systemu FORDATA cztery transakcje, a nasza współpraca wciąż trwa. Wnioski z tego okresu pozwoliły nam wskazać na cechy VDR zasługujące na szczególną uwagę.

• Duża elastyczność – Klient zleca uruchomienie systemu kiedy chce i na jak długo potrzebuje
• Na każdym VDR działają inne grupy Administratorów – są to po części te same, a po części inne osoby
• Na każdym VDR obecni są międzynarodowi użytkownicy z banków inwestycyjnych, dużych kancelarii prawnych i grup energertycznych z Europy, z wygodnym dostępem do zasobów
• Zapewniliśmy zasoby mogące pomieścić ponad 100 tysięcy stron dokumentów (tj. >10GB danych) na każdej instancji VDR. Obsłużyliśmy w tym czasie łącznie ponad 1000 użytkowników

Jest dla nas ogromną satysfakcją fakt, że zapewniamy Klientowi wartości, jakich oczekiwał od usługi.

• Spełnienie wymogów bezpieczeństwa wymaganych przez Grupę Kapitałową, w tym, co istotne, gwarancja, że wszystkie dane osobowe przetwarzane są na terenie Unii Europejskiej
• Serwerownie zlokalizowane są na terenie Unii Europejskiej
• Wszyscy podwykonawcy FORDATA to także podmioty zarejestrowane i działające na terenie UE
• Posiadanie wszystkich wymaganych certyfikatów
• Dział obsługi klienta posiadający duże doświadczenie w obsłudze tego typu procesów

Czas na kolejne – równie duże i prestiżowe – projekty sprawnie zarządzane z systemem FORDATA Virtual Data Room.