WARTO WIEDZIEĆ Efektywny wybór VDR. Jak dobrać Data Room do projektu?

Virtual Data Room to system, który znajdzie zastosowanie w bardzo wielu projektach, często diametralnie różnych pod względem liczby użytkowników, czasu trwania czy ilości i częstotliwości przesyłanych dokumentów. Jak wobec tego wybrać tę najwłaściwszą ofertę?

Pan Aleksander pracuje na stanowisku dyrektorskim w dużej spółce farmaceutycznej, produkującej leki, suplementy diety oraz wyroby medyczne głównie na rynek polski i europejski. Firma ugruntowała swoją pozycję jako dostawca leków oryginalnych, jak również wysokiej jakości generyków, dzięki czemu może konkurować z dostawcami w wielu krajach. Procesy związane z produkcją farmaceutyczną, jakie prowadzi firma, toczą się więc praktycznie bez przerwy. Pan Aleksander dba, by każdy z nich był jak najbardziej przejrzysty i efektywny. To odpowiedzialna rola. W grę wchodzi przecież ochrona własności intelektualnej i wielomilionowe kontrakty. Stawką jest dorobek kilku dekad funkcjonowania spółki.

Pana Aleksandra poznajemy w momencie, gdy jego firma przechodzi modernizację. Podlegały jej głównie systemy informatyczne oraz łańcuchy dostaw, bo sprzęt i laboratorium już dawno wyposażono w sprzęt najwyższej klasy. Dowiedzieliśmy się, że przy produkcji wyrobów farmaceutycznych w firmie powstają tysiące stron dokumentacji. Każda z nich musi podlegać ścisłej ochronie, a jednocześnie być łatwo dostępna, gdy wyrób, którego dotyczy, przechodzi audyt, rejestrację czy licensing.

Jak data room wpasował się w te potrzeby?

Stworzyliśmy centralną bazę dokumentów firmy pana Aleksandra, a każdy z działów uzyskał osobny dostęp do odpowiednich dokumentów z wieloma poziomami uprawnień. Ich udostępnianie wewnątrz i na zewnątrz organizacji, na przykład urzędom rejestracyjnym, klientom i organom kontrolującym, stało się przejrzyste, efektywne i w stu procentach bezpieczne. Pan Aleksander wiedział, że zostanie z nami na dłużej.System VDR stał się integralną częścią firmy, znacznie przyspieszając przebieg każdego procesu. Wiedząc to, zaoferowaliśmy pełne wsparcie zespołu Obsługi Klienta i bardzo atrakcyjną ofertę cenową w ramach abonamentu przedłużanego co 12 miesięcy. Na dokumentach może pracować nieograniczona liczba użytkowników, ilość przesyłanych danych jest elastyczna i dostosowana do przewidywanego zużycia – firma płaci tylko za wybrany pakiet, a jeśli wykorzysta go w ramach kontraktu, może dokupić nowy – i dochodzi do tego możliwość integracji Virtual Data Room’u z wewnętrznym systemem informatycznym firmy, branding i cała paleta udogodnień. Współpracujemy z Panem Aleksandrem do dzisiaj.

Większość firm nie tworzy jednak tak obfitej, i do tego ściśle chronionej dokumentacji. Często nie jest też w stanie przewidzieć, kiedy Virtual Data Room okaże się potrzebny, bo projekty realizuje nieregularnie. Dotyczy to na przykład funduszy PE/VC, które wchodzą lub wychodzą z inwestycji w zależności od sytuacji na rynku. Podobnie jest w przypadku pojedynczych procesów prowadzonych przez spółki, takich jak audyt, transakcje M&A czy restrukturyzacja. Czy firmy, które potrzebują VDR w ramach jednego projektu, mogą liczyć na równie dopasowaną ofertę? Projekty, które nie angażują zasobów VDR regularnie, mogą w dowolnym momencie skorzystać z umowy na jeden miesiąc, z możliwością jej przedłużenia. Mniejsza liczba użytkowników i danych przekłada się na niższą, stałą cenę, a dodatkowe dane i użytkowników można w każdym momencie dokupić, gdy zajdzie taka potrzeba. To dobre rozwiązanie, gdy nie jesteśmy pewni, czy dany projekt zajmie nam miesiąc, czy może trochę więcej, i jak wiele osób będzie w niego zaangażowanych. Posłużmy się przykładem audytu, aby zobrazować nieco perspektywę klienta i użytkowników.

Audyt to złożona i pracochłonna procedura. W związku z wciąż niepewną sytuacją spowodowaną obostrzeniami, wśród przedsiębiorców wzrosło zainteresowanie tym tematem. W zależności od rodzaju analizy, audyt może obejmować od kilku do kilkudziesięciu różnych obszarów działania spółki, w tym kwestie kadrowe, kwestie związane z nieruchomościami, finansami, zawartymi umowami, własnością intelektualną i inne. Jako że audyt angażuje wiele stron spoza organizacji, takich jak prawnicy, podmioty regulujące, banki, eksperci i tak dalej, ciężko przewidzieć, jak długo może on ostatecznie potrwać. Co daje w tym przypadku system FORDATA VDR Lite?

Przede wszystkim elastyczność. Jeden miesiąc, jeden projekt, 1 GB danych do przesłania, 15 użytkowników w ofercie podstawowej pozwoli nam sprawnie przeprowadzić audyt. Proces może się jednak przedłużyć, jeśli, na przykład, okaże się, że zbadania wymagają niezaplanowane obszary. W takim przypadku można łatwo przedłużyć istniejącą umowę z zachowaniem całego postępu prac lub dokupować poszczególne komponenty systemu w miarę potrzeb. VDR Lite jest więc optymalnym rozwiązaniem, jeśli nie jesteśmy w stanie przewidzieć końca zadania, ale nie chcemy podpisywać długoterminowej umowy i pozostawić zasoby niewykorzystane. O tym, jakie korzyści nasz system przyniesie firmom, które chcą szybciej dostosować się do nowych warunków na rynku, piszemy więcej na stronie audyt oraz restrukturyzacja.

A co z samym systemem? Na co zwrócić uwagę, jeśli chcemy, aby dokumenty udostępniane w VDR były naprawdę bezpieczne, a nasz projekt zakończony szybciej i efektywniej? Warto sprawdzić funkcje oraz poziom oferowanego wsparcia klienta. Czy system posiada odpowiednie certyfikaty, czy można prześledzić referencje uzyskane od klientów, jak silne są stosowane zabezpieczenia i czy system zbiera pozytywne oceny w wyszukiwarkach oprogramowania?
W naszym przypadku to m.in.:

SZYBKOŚĆ

• uruchomienie instancji w ciągu 15 minut
• ładowanie oryginalnej struktury dokumentów
• szybki upload danych (1 GB nawet w 7 minut)
• brak instalacji i wdrożenia

BEZPIECZEŃSTWO

• możliwość zablokowania zapisu dokumentów na dysku i wydruku
• znaki wodne na dokumentach identyfikujące użytkownika
• blokada zdjęć ekranu przy użyciu klawisza Print Screen
• certyfikat ISO 27 001, zgodność z RODO, serwery w UE

WSPARCIE SUPPORTU

• odebranie telefonu w 15 sekund, odpisanie na e-mail w 15 minut
• działanie proaktywne – wiemy, na jakie trudności może natrafić użytkownik
• dedykowany Kierownik Projektu
• kontakt 24/7 bez automatów i skryptów rozmów

Tak naprawdę nie ma znaczenia, jak duża jest firma i jakie są jej roczne obroty. Z wersji Lite naszego Virtual Data Room’u mogą skorzystać i duże firmy doradcze, i jednoosobowe kancelarie, i małe rodzinne spółki. Jeśli chcemy bezpiecznie udostępniać poufne dokumenty, mieć pełniejszą kontrolę nad wydatkami, a jednocześnie nie wiemy, jakich zasobów będziemy potrzebować, VDR Lite to najlepsza opcją, by zainicjować działania.