10 . 06 . 2020
WARTO WIEDZIEĆ Efektywny wybór VDR. Jak dobrać Data Room do projektu?
10 . 06 . 2020
Virtual Data Room to system, który znajdzie zastosowanie w bardzo wielu projektach, często diametralnie różnych pod względem liczby użytkowników, czasu trwania czy ilości i częstotliwości przesyłanych dokumentów. Jak wobec tego wybrać tę najwłaściwszą ofertę?
Pan Aleksander pracuje na stanowisku dyrektorskim w dużej spółce farmaceutycznej, produkującej leki, suplementy diety oraz wyroby medyczne głównie na rynek polski i europejski. Firma ugruntowała swoją pozycję jako dostawca leków oryginalnych, jak również wysokiej jakości generyków, dzięki czemu może konkurować z dostawcami w wielu krajach. Procesy związane z produkcją farmaceutyczną, jakie prowadzi firma, toczą się więc praktycznie bez przerwy. Pan Aleksander dba, by każdy z nich był jak najbardziej przejrzysty i efektywny. To odpowiedzialna rola. W grę wchodzi przecież ochrona własności intelektualnej i wielomilionowe kontrakty. Stawką jest dorobek kilku dekad funkcjonowania spółki.
Pana Aleksandra poznajemy w momencie, gdy jego firma przechodzi modernizację. Podlegały jej głównie systemy informatyczne oraz łańcuchy dostaw, bo sprzęt i laboratorium już dawno wyposażono w sprzęt najwyższej klasy. Dowiedzieliśmy się, że przy produkcji wyrobów farmaceutycznych w firmie powstają tysiące stron dokumentacji. Każda z nich musi podlegać ścisłej ochronie, a jednocześnie być łatwo dostępna, gdy wyrób, którego dotyczy, przechodzi audyt, rejestrację czy licensing.
Jak data room wpasował się w te potrzeby?
Stworzyliśmy centralną bazę dokumentów firmy pana Aleksandra, a każdy z działów uzyskał osobny dostęp do odpowiednich dokumentów z wieloma poziomami uprawnień. Ich udostępnianie wewnątrz i na zewnątrz organizacji, na przykład urzędom rejestracyjnym, klientom i organom kontrolującym, stało się przejrzyste, efektywne i w stu procentach bezpieczne. Pan Aleksander wiedział, że zostanie z nami na dłużej.System VDR stał się integralną częścią firmy, znacznie przyspieszając przebieg każdego procesu. Wiedząc to, zaoferowaliśmy pełne wsparcie zespołu Obsługi Klienta i bardzo atrakcyjną ofertę cenową w ramach abonamentu przedłużanego co 12 miesięcy. Na dokumentach może pracować nieograniczona liczba użytkowników, ilość przesyłanych danych jest elastyczna i dostosowana do przewidywanego zużycia – firma płaci tylko za wybrany pakiet, a jeśli wykorzysta go w ramach kontraktu, może dokupić nowy – i dochodzi do tego możliwość integracji Virtual Data Room’u z wewnętrznym systemem informatycznym firmy, branding i cała paleta udogodnień. Współpracujemy z Panem Aleksandrem do dzisiaj.
Virtual Data Room - narzędzie dla każdej firmy
Większość firm nie tworzy jednak tak obfitej, i do tego ściśle chronionej dokumentacji. Często nie jest też w stanie przewidzieć, kiedy Virtual Data Room okaże się potrzebny, bo projekty realizuje nieregularnie. Dotyczy to na przykład funduszy PE/VC, które wchodzą lub wychodzą z inwestycji w zależności od sytuacji na rynku. Podobnie jest w przypadku pojedynczych procesów prowadzonych przez spółki, takich jak audyt, transakcje M&A czy restrukturyzacja. Czy firmy, które potrzebują VDR w ramach jednego projektu, mogą liczyć na równie dopasowaną ofertę? Projekty, które nie angażują zasobów VDR regularnie, mogą w dowolnym momencie skorzystać z umowy na jeden miesiąc, z możliwością jej przedłużenia. Mniejsza liczba użytkowników i danych przekłada się na niższą, stałą cenę, a dodatkowe dane i użytkowników można w każdym momencie dokupić, gdy zajdzie taka potrzeba. To dobre rozwiązanie, gdy nie jesteśmy pewni, czy dany projekt zajmie nam miesiąc, czy może trochę więcej, i jak wiele osób będzie w niego zaangażowanych. Posłużmy się przykładem audytu, aby zobrazować nieco perspektywę klienta i użytkowników.
FORDATA VDR Lite - sprawniejszy audyt i restrukturyzacja
Audyt to złożona i pracochłonna procedura. W związku z wciąż niepewną sytuacją spowodowaną obostrzeniami, wśród przedsiębiorców wzrosło zainteresowanie tym tematem. W zależności od rodzaju analizy, audyt może obejmować od kilku do kilkudziesięciu różnych obszarów działania spółki, w tym kwestie kadrowe, kwestie związane z nieruchomościami, finansami, zawartymi umowami, własnością intelektualną i inne. Jako że audyt angażuje wiele stron spoza organizacji, takich jak prawnicy, podmioty regulujące, banki, eksperci i tak dalej, ciężko przewidzieć, jak długo może on ostatecznie potrwać. Co daje w tym przypadku system FORDATA VDR Lite?
Przede wszystkim elastyczność. Jeden miesiąc, jeden projekt, 1 GB danych do przesłania, 15 użytkowników w ofercie podstawowej pozwoli nam sprawnie przeprowadzić audyt. Proces może się jednak przedłużyć, jeśli, na przykład, okaże się, że zbadania wymagają niezaplanowane obszary. W takim przypadku można łatwo przedłużyć istniejącą umowę z zachowaniem całego postępu prac lub dokupować poszczególne komponenty systemu w miarę potrzeb. VDR Lite jest więc optymalnym rozwiązaniem, jeśli nie jesteśmy w stanie przewidzieć końca zadania, ale nie chcemy podpisywać długoterminowej umowy i pozostawić zasoby niewykorzystane. O tym, jakie korzyści nasz system przyniesie firmom, które chcą szybciej dostosować się do nowych warunków na rynku, piszemy więcej na stronie audyt oraz restrukturyzacja.
Efektywny wybór Virtual Data Room’u - co jeszcze warto wiedzieć?
A co z samym systemem? Na co zwrócić uwagę, jeśli chcemy, aby dokumenty udostępniane w VDR były naprawdę bezpieczne, a nasz projekt zakończony szybciej i efektywniej? Warto sprawdzić funkcje oraz poziom oferowanego wsparcia klienta. Czy system posiada odpowiednie certyfikaty, czy można prześledzić referencje uzyskane od klientów, jak silne są stosowane zabezpieczenia i czy system zbiera pozytywne oceny w wyszukiwarkach oprogramowania?
W naszym przypadku to m.in.:
SZYBKOŚĆ
- uruchomienie instancji w ciągu 15 minut
- ładowanie oryginalnej struktury dokumentów
- szybki upload danych (1 GB nawet w 7 minut)
- brak instalacji i wdrożenia
BEZPIECZEŃSTWO
- możliwość zablokowania zapisu dokumentów na dysku i wydruku
- znaki wodne na dokumentach identyfikujące użytkownika
- blokada zdjęć ekranu przy użyciu klawisza Print Screen
- certyfikat ISO 27 001, zgodność z RODO, serwery w UE
WSPARCIE SUPPORTU
- odebranie telefonu w 15 sekund, odpisanie na e-mail w 15 minut
- działanie proaktywne – wiemy, na jakie trudności może natrafić użytkownik
- dedykowany Kierownik Projektu
- kontakt 24/7 bez automatów i skryptów rozmów
Tak naprawdę nie ma znaczenia, jak duża jest firma i jakie są jej roczne obroty. Z wersji Lite naszego Virtual Data Room’u mogą skorzystać i duże firmy doradcze, i jednoosobowe kancelarie, i małe rodzinne spółki. Jeśli chcemy bezpiecznie udostępniać poufne dokumenty, mieć pełniejszą kontrolę nad wydatkami, a jednocześnie nie wiemy, jakich zasobów będziemy potrzebować, VDR Lite to najlepsza opcją, by zainicjować działania.
Dopasuj Virtual Data Room do każdego projektu. Sprawdź, co zyskujesz z FORDATA VDR
ZACZYNAMY Sprawdź FORDATA VDRPodobał Ci się artykuł?

Ile głów, tyle pomysłów. Właśnie dlatego każdy z nas dokłada swoją cegiełkę, by zamieszczone treści na naszym blogu były dla Ciebie atrakcyjne i niosły wartość. Odkryj źródło wiedzy i inspiracji dla Twojego biznesu z Fordata.
Chcesz wymienić się wiedzą, podyskutować, zadać pytanie?
Napisz do mnie : #FORDATAteam strona otworzy się w nowym oknie
-
01 . Zero wymagań technicznych - poznaj Fordata VDR 6.0
Wprowadziliśmy nowe funkcje do naszego systemu Virtual Data Room. Fordata Data Room w wersji 6.0 już dostępna.
15.05.2023
-
02 . Chronimy najwięcej typów plików w branży. W jaki sposób?
Wprowadzamy nowe zabezpieczenia dla plików niePDF udostępnianych w systemie FORDATA Virtual Data Room. Chronimy najwięcej formatów plików w branży.
17.09.2021
-
03 . OneDrive kontra Google Drive? Czy mogą zastąpić VDR?
Na rynku oprogramowania dostępny jest ogrom aplikacji filesharingowych, wirtualnych dysków i narzędzi do współ…
14.05.2021
-
04 . Efektywny wybór VDR. Jak dobrać Data Room do projektu?
Virtual Data Room to system, który znajdzie zastosowanie w bardzo wielu projektach, często diametralnie róż…
10.06.2020
-
05 . Nasz cel: Najszybszy Virtual Data Room w branży!
Szybkość jest na wagę złota w procesach M&A, dlatego w ciągu ostatniego roku usprawniliśmy wiele funkcji systemu…
18.07.2019
-
06 . FORDATA - ponadprzeciętna jakość Obsługi Klienta
Pracujemy zgodnie z kilkoma prostymi zasadami, które sprawiają, że stanowimy realne wsparcie, dostępne od ręki, zawsze kiedy Państwo go potrzebujecie, ale także…
21.09.2017
-
07 . Jak pomagamy w Due Diligence? Lista dokumentów.
Transakcje M&A to procesy, w których czas ma ogromne znaczenie. Każde, nawet najmniejsze wsparcie…
10.03.2014