Virtual Data Room VDR kontra popularne dyski chmurowe – 5 kluczowych różnic, które mają znaczenie w transakcjach biznesowych

Virtual Data Room’y (VDR) od lat są standardem w branży M&A, funduszach private equity czy procesach due diligence. Jednak w wielu organizacjach wciąż funkcjonuje przekonanie, że do udostępniania poufnych dokumentów wystarczą popularne dyski chmurowe, takie jak Google Drive, OneDrive czy SharePoint.

Na pierwszy rzut oka oba typy narzędzi umożliwiają przechowywanie i udostępnianie plików. Jednak cel w jakim powstały, poziom zabezpieczeń i stopień kontroli nad dostępem do danych są zupełnie inne. W transakcjach o dużej wartości te różnice mogą decydować o sukcesie lub porażce całego procesu.

Dyski chmurowe projektowane są jako narzędzia do codziennej, wewnętrznej współpracy w firmie. Ich funkcje bezpieczeństwa skupiają się na ochronie dostępu do konta użytkownika, ale nie oferują pełnej kontroli nad tym, co dzieje się z plikiem po udostępnieniu.

VDR natomiast tworzony jest od podstaw jako środowisko transakcyjne, z mechanizmami audytu, raportowania, anonimizacji, blokad i zaawansowanego zarządzania uprawnieniami.

1. Pełna kontrola nad dokumentem – administrator widzi, kto, kiedy i jak długo otwierał plik, może też cofnąć dostęp w dowolnym momencie.
2. Ochrona przed wyciekiem informacji – blokady pobierania, kopiowania, zrzutów ekranu i udostępniania plików poza środowisko VDR.
3. Zgodność z regulacjami – VDR spełnia wymogi m.in. RODO, MIFID, MAR, KNF.
4. Anonimizacja wrażliwych treści – automatyczne zaczernianie danych osobowych lub finansowych bez konieczności tworzenia dodatkowych kopii plików.
5. Wsparcie w czasie rzeczywistym – dostęp do dedykowanego zespołu technicznego, który rozwiązuje zlecenia natychmiast, co w transakcjach ma kluczowe znaczenie.

01. Nieautoryzowany dostęp przez „link publiczny”

• Sytuacja: Pracownik udostępnia folder z dokumentacją due diligence inwestorowi, używając opcji „każdy z linkiem może wyświetlić”.
• Ryzyko: Link może trafić do osób trzecich (np. przez błąd w e-mailu lub przekazanie dalej). Dysk chmurowy nie wymusi logowania, a dostęp jest niemożliwy do pełnego wyśledzenia.
• Rozwiązanie w VDR: Dostęp wyłącznie dla zweryfikowanych użytkowników z indywidualnymi loginami; pełen rejestr aktywności.

02. Brak kontroli nad kopiowaniem i zrzutami ekranu

• Sytuacja: Dokumenty finansowe są przeglądane online przez potencjalnego nabywcę. Nic nie powstrzymuje go przed wykonaniem print screenów lub skopiowaniem danych do własnych plików.
• Ryzyko: Dane mogą wyciec jeszcze przed zakończeniem negocjacji, co obniży wartość transakcji lub narazi firmę na odpowiedzialność prawną.
• Rozwiązanie w VDR: Blokada zrzutów ekranu, znakowanie dokumentów znakiem wodnym z identyfikatorem użytkownika.

03. Brak audytu dostępu

• Sytuacja: W trakcie transakcji pojawia się pytanie, kto zapoznał się z konkretnym plikiem i kiedy. W dysku chmurowym możliwe jest sprawdzenie jedynie ostatnich modyfikacji, ale nie pełna historia otwarć.
• Ryzyko: Brak pewności, czy inwestor rzeczywiście zapoznał się z dokumentami, ogranicza kontrolę nad procesem i może powodować opóźnienia w harmonogramie.
• Rozwiązanie w VDR: Raporty aktywności pozwalają śledzić, kto się logował, kiedy oraz ile czasu spędził na przeglądaniu dokumentu.

04. Niezgodność z regulacjami

• Sytuacja: Dokumenty zawierające dane osobowe lub informacje objęte tajemnicą przedsiębiorstwa są przechowywane na serwerach poza UE.
• Ryzyko: Naruszenie przepisów RODO lub regulacji branżowych (np. KNF, MAR), co może skutkować karami finansowymi lub wstrzymaniem procesu.
• Rozwiązanie w VDR: Serwerownie w odpowiedniej jurysdykcji, pełna zgodność z wymaganiami prawnymi i branżowymi.

05. Brak natychmiastowego wsparcia

• Sytuacja: W dniu podpisania umowy kluczowy użytkownik nie może uzyskać dostępu do dokumentów, a dział wsparcia dysku chmurowego odpowiada po kilkunastu godzinach.
• Ryzyko: Opóźnienia mogą skutkować przesunięciem terminu finalizacji transakcji lub nawet jej zerwaniem.
• Rozwiązanie w VDR: Wsparcie 24/7 z gwarancją reakcji w minutach, a nie godzinach.

Nie wszystkie narzędzia do przechowywania plików są sobie równe. Poniższa tabela pokazuje, w czym Virtual Data Room wyróżnia się na tle popularnych rozwiązań chmurowych, szczególnie w kontekście bezpieczeństwa i kontroli dokumentów.

Dyski chmurowe są świetnym narzędziem do codziennej pracy biurowej, ale w środowisku transakcyjnym nie zapewniają wystarczającego poziomu kontroli, audytu i bezpieczeństwa. Virtual Data Room został stworzony z myślą o procesach, w których każdy dostęp do dokumentu jest monitorowany, a wycieki danych całkowicie uniemożliwione.

W kontekście fuzji i przejęć, due diligence czy sprzedaży aktywów, wybór między „zwykłą chmurą” a VDR to nie tylko kwestia wygody, to decyzja o tym, czy poufne dane pozostaną poufne.