Okiem eksperta Transparenzregister - co Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych oznacza dla niemieckich firm?

Na podstawie Dyrektyw 2018/843 z 30 maja 2018 roku oraz 2019/1153 z 20 czerwca 2019 roku Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) każde państwo członkowskie UE jest zobowiązane do wdrożenia regulacji mających na celu poprawę przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu na terenie Unii Europejskiej.
Jednym z celów tych i innych tzw. dyrektyw AML jest stworzenie scentralizowanego rejestru, który ma zapewnić członkom Unii większą przejrzystość działań w ramach systemu finansowego UE i ma skutkować także zwiększeniem efektywności wewnętrznych regulacji.A jaki wpływ dyrektywy AML mają na przedsiębiorców? O opinię na temat sposobu, w jaki przepisy unijne zostały zastosowane w Niemczech oraz co oznaczają dla tamtejszych podmiotów poprosiliśmy dr. Jana J. Kruppę, radcę prawnego, autora juris PraxisReport (najbardziej kompleksowego prawniczego portalu internetowego w Niemczech) i wykładowcę na Hochschule Fresenius University of Applied Sciences.

FORDATA: Jakie zmiany w prawie mające wpływ na niemieckie firmy zauważa Pan w odniesieniu do dyrektyw AML?
Dr Jan J. Kruppa: Ostatnio podniesiona została rola niemieckiego Transparenzregister (“rejestru przejrzystości”) – to oficjalna nazwa niemieckiego rejestru beneficjentów rzeczywistych. Od 1 sierpnia 2021 r. jest to rejestr pełny. Pełny rejestr oznacza, że ​​wszystkie istotne informacje są scentralizowane i nie trzeba już pobierać ich z innych rejestrów publicznych.
Nowe zmiany opierają się w szczególności na dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1153 z dnia 20 czerwca 2019 r. ustanawiającej zasady ułatwiające wykorzystywanie informacji finansowych i innych informacji w celu zapobiegania niektórym przestępstwom, ich wykrywania, prowadzenia dochodzeń w ich sprawie lub ich ścigania; oraz Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/843 z dnia 30 maja 2018 r.

Co ta zmiana konkretnie oznacza dla niemieckich firm?
Osoby prawne i zarejestrowane spółki osobowe muszą teraz bezzwłocznie przekazać informacje o beneficjentach rzeczywistych tych spółek do Rejestru, co ma służyć przejrzystości. Informacje obejmują w szczególności imię i nazwisko, datę urodzenia, miejsce zamieszkania, rodzaj i zakres korzyści oraz narodowość.

Na ile istotne są informacje o beneficjencie rzeczywistym?
Mówiąc najprościej, informacje na temat beneficjenta rzeczywistego ujawniają, kim w rzeczywistości jest osoba fizyczna, która ostatecznie jest właścicielem firmy lub ją kontroluje. Beneficjentem faktycznym spółki jest w szczególności osoba fizyczna, która bezpośrednio lub pośrednio posiada ponad 25% kapitału zakładowego, kontroluje ponad 25% praw głosu lub sprawuje kontrolę w porównywalny sposób.

Tego rodzaju informacje mogą być interesujące dla konkurencji, dziennikarzy i opinii publicznej?
Dokładnie tak. Zanim powstał rejestr służący przejrzystości, trzeba było zdobywać te informacje w innych rejestrach publicznych. Na przykład w rejestrze handlowym można znaleźć informacje o udziałowcach niemieckiej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (GmbH). Można tam jednak uzyskać czysto formalną odpowiedź. Informacje zawierają imię i nazwisko osoby, która oficjalnie nabyła akcje danej firmy. Gdyby na przykład istniała umowa powiernicza, a udziały w przedsiębiorstwie formalnie należałyby do ​​osoby trzeciej, opinia publiczna nie mogłaby dowiedzieć się, kto faktycznie sprawował kontrolę nad spółką lub posiadał udziały. Zwłaszcza w środowisku konkurencyjnym lub związanym z zatrudnieniem beneficjent rzeczywisty mógłby uniknąć ujawnienia tych informacji i zachować je w tajemnicy.

Czy oznaczało to, że beneficjent rzeczywisty mógł całkowicie schować się za osobą trzecią i ukryć te informacje?
W normalnych okolicznościach strony zaangażowane na przykład w umowę powierniczą miały obowiązek ujawnienia informacji o beneficjentach rzeczywistych odpowiednim agencjom rządowym, w szczególności organom podatkowym. Opinia publiczna nie miała prawa do otrzymywania tych informacji. Zdarzało się więc, że sama umowa powiernicza naruszała zobowiązania umowne wynikające z prawa cywilnego. W praktyce zainteresowane strony nawet o tym nie wiedziały.

Celem Rejestru Przejrzystości jest gromadzenie informacji o beneficjentach rzeczywistych. Czy możemy założyć, że dane te podlegają ochronie danych, a opinia publiczna może uzyskać te informacje tylko wtedy, gdy spełnione są specjalne warunki?
Tak właśnie działało to na początku. Rejestr służący przejrzystości został uruchomiony w październiku 2017 roku i w odróżnieniu od agencji rządowych podmioty prywatne lub społeczeństwo musiały przedstawić uzasadniony interes, jeśli chciały uzyskać do niego dostęp. Ale od 1 stycznia 2020 r. każdy może uzyskać te dane.

Przepisy prawne często mogą doprowadzić do pożądanego zachowania tylko wtedy, gdy istnieją konsekwencje w przypadkach ich nieprzestrzegania. Jaka jest w tym względzie sytuacja prawna dotycząca rejestru przejrzystości?
To naprawdę trafne spojrzenie na rzeczywistość. Jeśli chodzi o organ zarządzający, niedostarczenie wymaganych informacji prowadzi do naruszenia compliance i (osobistej) odpowiedzialności. Na zobowiązane spółki mogą zostać nałożone grzywny, jeśli wymagane informacje nie są aktualizowane lub nie są w ogóle przekazywane do Rejestru, niepoprawnie, niekompletnie lub dostarczone nie na czas.
Wykroczenie administracyjne może być sankcjonowane grzywną do 150 000 euro, jeśli zostało popełnione umyślnie, a w przeciwnym razie grzywną do 100 000 euro (typowy przypadek). W szczególnych przypadkach kara może wynosić nawet kilka milionów euro.

Czy istnieje jakiś okres przejściowy, czy wszystkie zobowiązane firmy muszą działać natychmiast?
Od 1 sierpnia 2021 r. obowiązek dotyczy każdej spółki określonej w rejestrze, powstałej po 1 sierpnia 2021 r. Od 1 sierpnia obowiązek ten dotyczy również wszystkich spółek zobowiązanych, jeżeli po 1 sierpnia 2021 r. nastąpiły istotne zmiany w osobie beneficjenta rzeczywistego. Jeśli wymagane informacje można było pobrać z innych rejestrów publicznych do 31 lipca 2021 r., nie muszą one nic więcej robić. Dotyczy to jednak tylko przypadków, w których nie nastąpiły żadne zmiany. W zależności od rodzaju spółki zobowiązanej okres przejściowy kończy się 31 marca 2022 r., 30 czerwca 2022 r. lub 31 grudnia 2022 r. Jednak od 1 stycznia 2023 r. wszystkie zobowiązane spółki będą musiały dostosować się do nowych wymogów.

Co zatem radzi Pan niemieckim firmom?
Każda spółka zobowiązana, jej organ zarządzający i doradcy muszą aktywnie dbać o to, aby Transparenzregister zawierał wymagane informacje, był poprawnie uzupełniony i stale aktualizowany.

Czy taki sposób implementacji zapisów dyrektyw unijnych jest specyfiką wyłącznie niemiecką?
Celem dyrektyw jest zapobieganie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Jednym z elementów tego rozwiązania jest ustanowienie w każdym państwie członkowskim centralnego rejestru, w którym umieszczane będą informacje o beneficjentach rzeczywistych. Ostatecznym celem jest natomiast scalenie rejestrów beneficjentów rzeczywistych. Pozwoli to na stworzenie ogólnounijnej bazy danych z możliwościami dostępu dla stron trzecich i różnych organów. W praktyce każdy będzie miał prawo ustalić, kim są beneficjenci rzeczywiści spółek działających w UE.

Artykuł został przetłumaczony przez FORDATA. Przeczytaj oryginalny tekst na naszej stronie anglojęzycznej.