DUE DILIGENCE Po co VDR w procesie Due Diligence?

W skrócie:

• VDR usprawnia proces Due Diligence, umożliwiając elektroniczny dostęp do dokumentów.
• Tradycyjne podejście do due diligence jest zazwyczaj czasochłonne i kosztowne.
• VDR zapewnia wyższy poziom bezpieczeństwa i skuteczną kontrolę nad procesem.
• Funkcje VDR wspierają komunikację i zarządzanie procesem Due Diligence.
• Wirtualne pokoje danych są oferowane ze wsparciem, co ułatwia organizację procesu.
• VDR jest kluczowym narzędziem w procesach fuzji i przejęć, zwiększając ich efektywność i bezpieczeństwo.

Procesy fuzji i przejęć stanowią stały element świata gospodarczego. Ich celem jest osiągnięcie korzyści strategicznych i finansowych, poprzez poszerzanie rynków, dywersyfikację produktów czy procesów produkcji, osiągnięcie efektu skali itp. Stałym elementem, poprzedzającym ten rodzaj strategicznego inwestowania, jest procedura Due Diligence.

Jej zasadniczym celem jest ocena ryzyka planowanej transakcji oraz wskazanie kierunku rozwoju nowego biznesu. W tym celu Spółka podlegająca sprzedaży, zobowiązana jest zapewnić potencjalnym inwestorom dostęp do jej wewnętrznej dokumentacji, a Inwestor do poddania jej zaawansowanej analizie finansowej, prawnej i organizacyjnej, na podstawie której dokona wyceny spółki i podejmie decyzję o akwizycji.

• Tradycyjne Due Diligence odbywa się w fizycznych pomieszczeniach z dużą ilością dokumentów.
• Jest to proces czasochłonny, kosztowny i kłopotliwy, szczególnie przy dużych odległościach.
• Wymaga zaangażowania wielu specjalistów z różnych dziedzin.
• Istnieje ryzyko utraty kontroli nad dokumentami i wycieku informacji.

Analizę Due Diligence przeprowadzano do niedawna w sposób tradycyjny. Odbywało się to w fizycznych pomieszczeniach, w których gromadzone były wszystkie dokumenty dotyczące sprzedawanej spółki (często setki, tysiące segregatorów), które następnie analizowane przez zespoły doradców wynajętych przez inwestorów zainteresowanych jej zakupem.

Przeprowadzenie badania w takiej formie, szczególnie w czasach kiedy inwestorzy pochodzą z różnych stron świata, a dokumentacja spółki rozproszona jest w wielu oddziałach, jest czasochłonne, kosztowne i kłopotliwe dla obu stron transakcji. 

Wystarczy pomyśleć na jakie koszta, związane z podróżami, delegacjami pracowników, muszą narażać się przedsiębiorstwa uczestniczące w transakcji, gdy dzieli je tysiące kilometrów. Ilość dokumentów – umów, sprawozdań, planów strategicznych – do przejrzenia jest ogromna, a ilość zaangażowanych podmiotów nie mniejsza – kilku do kilkunastu Inwestorów, każdy zatrudniający wielu specjalistów, odpowiedzialnych za analizę dokumentów i doradztwo m.in. prawników, analityków, finansistów czy doradców ds. Corporate Finance, wszyscy pracujący w odległych lokalizacjach.

Nie wspominając już o ryzyku utraty kontroli nad dokumentami, czy wycieku wrażliwych informacji.

• VDR umożliwia elektroniczny dostęp do dokumentów, usprawniając proces Due Diligence.
• Zapewnia wyższy poziom bezpieczeństwa i umożliwia kontrolę nad procesem.
• Oferowany jest w modelu SaaS, co minimalizuje obciążenie IT po stronie użytkownika.

Aby usprawnić cały proces powstały aplikacje Virtual Data Room (VDR), które umożliwiają zorganizowanie badania w formie elektronicznej – zapewniają dostęp do elektronicznych wersji dokumentów z każdego miejsca na Ziemi, o każdej porze dnia i nocy.

Pozwala to usprawnić proces (raz zeskanowany dokument może być wielokrotnie wykorzystywany, bez potrzeby powtórnego druku czy kserowania), powoduje podniesienie jego konkurencyjności (daje możliwość prowadzenia badań przez kilku potencjalnych inwestorów równocześnie), a także zapewnia dużo wyższy poziom bezpieczeństwa (dostęp do dokumentów przy użyciu bezpiecznego szyfrowanego połączenia, tylko dla autoryzowanych użytkowników, możliwa jest pełna kontrola nad procesem dzięki raportom aktywności inwestorów).

VDR oferowany jest w oparciu o model SaaS (Software as a Service) – co oznacza, w skrócie, że do korzystania z aplikacji potrzebny jest użytkownikowi jedynie komputer i przeglądarka internetowa. Cały ciężar IT (infrastruktura, dane, oprogramowanie, bezpieczeństwo) leży po stronie dostawcy usługi.

• VDR gwarantuje bezpieczeństwo przepływu informacji na poziomie serwisów bankowych.
• Umożliwia ustalenie rygorystycznych praw dostępu i zaawansowane ograniczenia, np. blokowanie druku dokumentów.
• Zapewnia kontrolę nad nieautoryzowanym dostępem, modyfikacją czy usunięciem dokumentów.

VDR gwarantuje bezpieczeństwo przepływu informacji, stojące na równi z bezpieczeństwem elektronicznych serwisów bankowych. Daje to gwarancję, że poufne dane nie mają szans trafić w niepowołane ręce. To narzędzie, które pozwala udostępnić niezbędne, często wrażliwe dokumenty zainteresowanym stronom w sposób ustrukturyzowany i przede wszystkim – bezpieczny.

Dla zachowania kontroli, ustala się rygorystyczne prawa dostępu, np. informacje z działu finansów można udostępnić tylko pracownikom wyspecjalizowanym w tej dziedzinie. Ponadto, aplikacja umożliwia bardziej zaawansowane ograniczenia, m.in. blokowanie opcji zapisania dokumentów na dysku, ich drukowania, czy nałożenie na pliki znaków wodnych, które w przypadku zrobienia zdjęcia ekranu identyfikują osobę, która dopuściła się nadużycia. Model nadawania uprawnień (tzw. Digital Rights Management) eliminuje także ryzyko nieautoryzowanego usunięcia czy modyfikacji dokumentów.

• VDR oferuje funkcje ułatwiające komunikację i zarządzanie procesem, np. dedykowane forum dyskusyjne.
• Zaawansowane raporty aktywności użytkowników pozwalają ocenić zainteresowanie inwestorów i kontrolować proces.

To tylko wycinek możliwości VDR, istotnych z punktu widzenia potrzeb uczestników analizy Due Diligence. Równie ważne są funkcje, ułatwiające komunikację pomiędzy stronami transakcji (dedykowane forum dyskusyjne „Questions & Answers”, zapewniające poufność dyskusji), czy zaawansowane graficzne raporty aktywności użytkowników, pozwalające Spółce ocenić które obszary działalności cieszą się szczególnym zainteresowaniem Inwestorów lub, który z nich jest najbardziej zainteresowany transakcją. Raporty mogą także stanowić dowód na wypadek ewentualnych sporów lub roszczeń w przyszłości.

• Data Room jest oferowany z wsparciem, co ułatwia organizację procesu Due Diligence.
• Wyspecjalizowane zespoły obsługi klienta pomagają w zarządzaniu systemem i dokumentami.

Niewątpliwą zaletą Data Room jest fakt, że oferowany jest wraz ze wsparciem dotyczącym właściwej organizacji procesu Due Diligence. Jest to wiedza specjalistyczna, która sprawia, że systemy te nijak porównywać do podobnych rozwiązań (ftp) służących do wymiany plików.

Wyspecjalizowane zespoły obsługi klienta pomagają klientom w samym zarządzaniu systemem, ładują za nich dokumenty, po to aby mogli oni skupić się na realizacji transakcji i negocjacjach, a nie jej organizacji. Więcej o tym, w jaki sposób FORDATA wspiera swoich klientów piszemy w artykule Jak możemy Ci pomóc w Due Diligence.

Opinie firm pracujących przy procesach M&A wskazują, że wirtualne Data Room’y są obecnie niezbędnym elementem Due Diligence każdej transakcji, gwarantującym przejrzystość i łatwość zarządzania procesem kupna / sprzedaży. A z sukcesem zrealizowane transakcje potwierdzają, że to świetny następca fizycznych pokoi z papierowymi dokumentami. W istotny sposób skracają czas badania spółki, zwiększają jego efektywność oraz zapewniają bezpieczeństwo przechowywanych danych. Umożliwiają także rozszerzenie zakresu geograficznego transakcji poprzez zaproszenie do procesu większej liczby Inwestorów, bez ponoszenia dodatkowych kosztów.

Jeśli nie jesteś przekonany, sprawdź, co zyskujesz.

Aktualizacja wpisu 16.05.2024