Serwer FTP nawet dzisiaj jest popularną metoda przesyłania plików. Z jego pomocą możemy szybko podzielić się w zasadzie każdym rodzajem danych. Mimo to jego używanie wiąże się z wieloma ograniczeniami i ryzykiem. Wskazujemy, dlaczego w celach biznesowych lepiej zastosować alternatywę w postaci data roomu.
FTP to protokół transferu plików (File Transfer Protocol) stworzony w latach 70. przez Abhaya Bhushana, studenta MIT, do dzisiaj będący jednym z najpopularniejszych rodzajów komunikacji klient-serwer. Zasada jego działania jest prosta: klient, czyli strona aktywna połączenia, wysyła instrukcje do serwera, z kolei serwer, czyli strona pasywna, te instrukcje odbiera i odpowiednio przetwarza, umożliwiając użytkownikom dostęp do usług lub zasobów sieciowych. Dzięki temu możliwe jest na przykład przeglądanie stron www, pobieranie plików czy obsługa poczty. W teorii wydaje się, że nie ma prostszego rozwiązania do udostępniania plików. Firma może utworzyć własny serwer i z jego pomocą udostępniać dane swoim klientom. W praktyce jednak rozwiązanie to nie jest ani bezkosztowe, ani – w przeciwieństwie do VDR – wygodne.
O ile w ciągu pięćdziesięciu lat istnienia protokół FTP nie stracił na popularności i dorobił się między innymi wersji szyfrowanej (FTPS), która zapewnia stosowne bezpieczeństwo danych, o tyle rozwiązanie to nie uchodzi za produkt pierwszego wyboru, gdy chodzi o codzienny użytek biurowy czy biznesowy. Pomijając fakt, że uruchomienie i obsługa takiego serwera mimo wszystko oznacza dla przedsiębiorstwa koszt pracy zespołu IT, nigdy nie zapewni on kontroli udostępniania danych na poziomie VDR. Aby zbliżyć się do podobnego standardu, zespół IT projektujący serwer musi posiadać specjalistyczną wiedzę i będzie zmuszony do implementacji dodatkowych systemów, nadzorowania ich bezpieczeństwa, znajomości uprawnień unix, zasad UX i innych obszarów komunikacji sieciowej. Tak zaprojektowany system może spełniać wybrane potrzeby firmy, jednak nie będzie na tyle kompletny, by z powodzeniem móc go kierować do zewnętrznego użytkownika.
VDR jako rozwiązanie od podstaw zaprojektowane tak, by bezpiecznie i przede wszystkim w łatwy sposób umożliwić wymianę poufnych informacji i plików z klientami, ma tu istotną przewagę. Owszem, używany do pojedynczego udostępniania niewrażliwych danych, zwłaszcza o dużej objętości, serwer FTP może wspomóc działanie firmy. Spełni swoją rolę na przykład w dzieleniu się plikami w obrębie danego działu czy jako archiwum. Jednak struktura takiego systemu będzie „techniczna” i często trudna lub wręcz niemożliwa do uruchomienia przez zwykłego użytkownika. Z tego względu data room, który jest narzędziem dedykowanym i zaprojektowanym zgodnie z zasadami UX, spełni swoje zadanie lepiej niż serwer FTP.
Warto po raz kolejny podkreślić, że to komfort użytkownika i bezpieczeństwo wymiany poufnych danych są najważniejszymi wartościami, jakie powinna posiadać aplikacja file-sharingowa. W poniższej tabeli wymieniamy główne różnice pomiędzy oboma rozwiązaniami, które mają kluczowe znaczenie dla końcowego odbiorcy – klienta firmy:
| Obszar | Serwer FTP | Virtual Data Room |
|---|---|---|
|
Wdrożenie: |
|
|
|
Bezpieczeństwo: |
|
|
|
Funkcje: |
|
|
|
Interfejs: |
|
|
Najwygodniejszy sposób dzielenia się poufnymi plikami.
Wypróbuj FORDATA VDR bezpłatnie przez 14 dni.
Zdjęcie główne: Unsplash.com
