18 . 09 . 2019

VDR VDR - wygodna alternatywa dla serwerów FTP

18 . 09 . 2019

Dobre praktyki
Co znajdziesz w tym artykule?

W skrócie:

  • Serwer FTP to popularny sposób przesyłania (zwłaszcza dużych) plików w środowisku biznesowym.
  • FTP zazwyczaj wymaga zaangażowania zespołu IT i specjalistycznej wiedzy.
  • FTP często nie posiada interfejsu lub wymaga instalowania dodatkowego oprogramowania przez odbiorców dokumentów.
  • Virtual Data Room został zaprojektowany do bezpiecznej i łatwej wymiany poufnych informacji.
  • VDR posiada zaawansowane funkcje, intuicyjny interfejs i przyspiesza pracę użytkownika.
  • VDR w porównaniu z FTP jest łatwiejszy w użyciu i bezpieczniejszy, zapewnia większą kontrolę nad udostępnianiem danych, oferuje lepsze wsparcie klienta.

Serwer FTP nawet dzisiaj jest popularną metoda przesyłania plików. Z jego pomocą możemy szybko podzielić się w zasadzie każdym rodzajem danych. Mimo to jego używanie wiąże się z wieloma ograniczeniami i ryzykiem. Wskazujemy, dlaczego w celach biznesowych lepiej zastosować alternatywę w postaci data roomu.

FTP to protokół transferu plików (File Transfer Protocol) stworzony w latach 70. przez Abhaya Bhushana, studenta MIT, do dzisiaj będący jednym z najpopularniejszych rodzajów komunikacji klient-serwer.

Zasada jego działania jest prosta:

  • klient, czyli strona aktywna połączenia, wysyła instrukcje do serwera,
  • serwer, czyli strona pasywna, te instrukcje odbiera i odpowiednio przetwarza,
  • umożliwia to użytkownikom dostęp do usług lub zasobów sieciowych.

Dzięki temu możliwe jest na przykład przeglądanie stron www, pobieranie plików czy obsługa poczty. W teorii wydaje się, że nie ma prostszego rozwiązania do udostępniania plików.

Każda firma może utworzyć własny serwer i z jego pomocą udostępniać dane swoim klientom. W praktyce jednak rozwiązanie to nie jest ani bezkosztowe, ani – w przeciwieństwie do VDR – wygodne.

Ograniczenia i wady serwerów FTP

O ile w ciągu pięćdziesięciu lat istnienia protokół FTP nie stracił na popularności i dorobił się między innymi wersji szyfrowanej (FTPS), która zapewnia stosowne bezpieczeństwo danych, o tyle rozwiązanie to nie uchodzi za produkt pierwszego wyboru, gdy chodzi o codzienny użytek biurowy czy biznesowy.

Pomijając fakt, że uruchomienie i obsługa takiego serwera mimo wszystko oznacza dla przedsiębiorstwa koszt pracy zespołu IT, nigdy nie zapewni on kontroli udostępniania danych na poziomie VDR.

Aby zbliżyć się do podobnego standardu, zespół IT projektujący serwer FTP będzie musiał:

  • posiadać specjalistyczną wiedzę
  • implementować dodatkowe systemy czy interfejsy
  • nadzorować bezpieczeństwo systemu
  • posiadać znajomość uprawnień unix, zasad UX i innych obszarów komunikacji sieciowej

Tak zaprojektowany system może spełniać wybrane potrzeby firmy, jednak nie będzie na tyle kompletny, aby z powodzeniem można go było oferować zewnętrznemu użytkownikowi.

Obecnie nacisk na wygodę i dobry UX stanowi jedną z przewag konkurencyjnych firmy. Użytkownicy oczekują dobrze zaprojektowanych rozwiązań i wygody użytkowania narzędzi cyfrowych. Serwer FTP nie jest w stanie sprostać tym potrzebom.

VDR jako rozwiązanie od podstaw zaprojektowane tak, by bezpiecznie i przede wszystkim w łatwy sposób umożliwić wymianę poufnych informacji i plików z klientami, ma tu istotną przewagę.

Owszem, używany do pojedynczego udostępniania niewrażliwych danych, zwłaszcza o dużej objętości, serwer FTP będzie w sam raz. Spełni swoją rolę na przykład w dzieleniu się plikami w obrębie danego działu czy jako proste archiwum. Jednak struktura takiego systemu sprawi wrażenie „technicznej” i może okazać się trudna lub niemożliwa do uruchomienia przez zwykłego użytkownika.

Z tego względu data room, który jest narzędziem dedykowanym i zaprojektowanym zgodnie z zasadami UX, spełni swoje zadanie lepiej niż serwer FTP.

Główne różnice między FTP i VDR

Warto po raz kolejny podkreślić, że to komfort użytkownika i bezpieczeństwo wymiany poufnych danych są najważniejszymi wartościami, jakie powinna posiadać aplikacja file-sharingowa. W poniższej tabeli wymieniamy główne różnice pomiędzy oboma rozwiązaniami, które mają kluczowe znaczenie dla końcowego odbiorcy – klienta firmy:

ObszarSerwer FTPVirtual Data Room
Wdrożenie:- zaangażowanie IT firmy
- wymagana wiedza specjalistyczna
- czasochłonność projektu		- uruchomienie w 15 min.
- nie wymaga wiedzy specjalistycznej
- nie wymaga instalacji
Bezpieczeństwo:- zależy od wiedzy zespołu IT
- na poziomie bankowości elektronicznej, potwierdzone certyfikatami (ISO 27 001:2013)
- zgodność z RODO
- szyfrowanie EV SSL 265 bit
- backup danych
Funkcje:- przesyłanie i ściąganie plików- przesyłanie i ściąganie plików
- możliwość nadawania uprawnień wybranym użytkownikom
- tryb „read-only” i znaki wodne na dokumentach,
- raporty z aktywności użytkowników
- zaawansowane wyszukiwanie dokumentów
- zaczernianie danych (anonimizacja dokumentów)
Interfejs:- brak; ogranicza się do podglądu zawartości udostępnionego folderu
- wymaga implementacji dodatkowego oprogramowania		- dedykowany pod kątem oferowanych funkcji
- intuicyjny
- przyspiesza pracę użytkownika

Dlaczego VDR to dobra alternatywa dla serwera FTP

Podsumowując, VDR jest w stanie zastąpić serwer FTP pod każdym względem – funkcjonalnym i technicznym. Przedsiębiorcy mogą dzięki niemu w prosty i szybki sposób udostępniać każdy rodzaj plików zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz firmy.

W trosce o czas i komfort pracy klienta, warto posłużyć się narzędziem, które posiada przyjazny interfejs i zapewni spokój ducha użytkownikom, na przykład systemem VDR, który oferujemy w Fordata.

Z naszego doświadczenia wiemy, że serwer FTP bez dodatkowych nakładów pracy IT jest rozwiązaniem dosyć “topornym” w świetle obecnych standardów UX-owych. Nie opłaci się również Twojej firmie ze względów wizerunkowych. Co więcej, VDR posiada dział obsługi klienta, który jest w stanie od ręki rozwiązać większość problemów użytkowników.

Zachęcamy w tym miejscu do zapoznania się z naszym artykułem „Co to jest Virtual Data Room, czyli wszystko co powinieneś wiedzieć” oraz z ofertą FORDATA VDR. Poznacie Państwo szczegółowo wszystkie przewagi naszego systemu nad mało elastycznymi rozwiązaniami FTP.

Podobał Ci się artykuł?

Udostępnij

Ile głów, tyle pomysłów. Właśnie dlatego każdy z nas dokłada swoją cegiełkę, by zamieszczone treści na naszym blogu były dla Ciebie atrakcyjne i niosły wartość. Odkryj źródło wiedzy i inspiracji dla Twojego biznesu z Fordata.

Chcesz wymienić się wiedzą, podyskutować, zadać pytanie?

Napisz do mnie : #FORDATAteam

Najwygodniejszy sposób dzielenia się poufnymi plikami. Wypróbuj FORDATA VDR bezpłatnie przez 14 dni.

ZAŁÓŻ DARMOWE KONTO
Może Cię zainteresować