DOBRE PRAKTYKI Co to jest i na czym polega audyt w firmie?

Bywa nieunikniony i często wzbudza nieracjonalny strach. W rzeczywistości jest doskonałą okazją, by wspomóc rozwój przedsiębiorstwa. Audyt w firmie to zawsze poważne przedsięwzięcie, które może znacząco przyczynić się do poprawy efektywności organizacji. Warto jednak postarać się, żeby przyniósł naszej firmie jak najwięcej korzyści.

Można powiedzieć, że istnieje tyle rodzajów audytów, ile przedsiębiorstw. Audyt w firmie może obejmować konkretny proces, usługa, dział, linia produkcyjna czy konkretna sfera (np. ochrona informacji, BHP itd.), a funkcjonowanie tych obszarów zależy od wielu różnych czynników, odmiennych w każdym przedsiębiorstwie. Dlatego też audytorzy podchodzą do każdego prowadzonego audytu indywidualnie. W końcu nie ma dwóch takich samych firm, więc zakres audytu może być inny. Cechą wspólną każdego audytu będzie natomiast próba znalezienia odpowiedzi na podstawowe pytanie: jak usprawnić funkcjonowanie przedsiębiorstwa?

Audyt może przybierać różne formy, takie jak audyty wewnętrzne, audyt finansowy, audyt operacyjny, audyt personalny, czy audyt zgodności z obowiązującymi przepisami prawa. W każdym przypadku głównym celem audytu jest identyfikacja i analiza ryzyk oraz wskazanie obszarów wymagających poprawy. Audyt finansowy koncentruje się na analizie sprawozdań finansowych i procedur księgowych, audyt operacyjny ocenia efektywność procesów operacyjnych, natomiast audyt personalny bada zgodność z politykami kadrowymi oraz procedurami HR. Istotnym elementem treści raportu z audytu jest również opis działań korygujących, które są sugerowane w celu dalszego doskonalenia procesów w firmie.

Zaletą przeprowadzenia audytu będzie przede wszystkim udział zewnętrznego specjalisty, który jest w stanie obiektywnie stwierdzić, jakie obszary działania firmy wymagają poprawy. Stosuje w tym celu m.in. metody analizy porównawczej, prowadzi wywiad i wskazuje normy. To, co niewidoczne dla przedsiębiorcy, może z pomocą audytora nabrać konkretnych kształtów i stać się zadaniem do realizacji. W treści raportu audytora często znajdują się również rekomendacje dotyczące działań korygujących, które pomagają w dalszym doskonaleniu procesów w organizacji. Z możliwości audytu warto więc korzystać nie tylko wtedy, kiedy jest on konieczny (np. wymagany prawnie), ale również wtedy, gdy firma nie napotyka większych problemów w funkcjonowaniu – w końcu zawsze istnieje jakieś pole do poprawy.

Regularne audyty są kluczowe dla zarządzania ryzykiem i zapewnienia ciągłej zgodności z obowiązującymi przepisami. Warto więc postrzegać audyt w firmie jako precyzyjne narzędzie optymalizujące, za pomocą którego specjalista wskaże nowe możliwości, a nie pretekst do wytknięcia błędu przedsiębiorcy. Regularne przeprowadzanie audytów umożliwia monitorowanie postępów i utrzymanie zgodności z wymogami, co z kolei wspiera długoterminowy rozwój organizacji. Treść raportu audytowego odgrywa kluczową rolę w tym procesie, dostarczając szczegółowych informacji na temat celów audytu oraz działań korygujących, które są niezbędne do osiągnięcia dalszego doskonalenia.

Przeprowadzenie audytu wiąże się z zebraniem i analizowaniem informacji dotyczących danego problemu. Problem ten można zawrzeć w formie pytania, na przykład: “czy w firmie zachowane są właściwe procedury przetwarzania informacji osobistych?” lub “jak sprawić, aby proces wprowadzenia nowego produktu na rynek trwał krócej?”. Pod takim kątem będzie wówczas prowadzone całe postępowanie. Nie angażuje ono wszystkich obszarów przedsiębiorstwa, a jedynie te, które mają wpływ na rozwiązanie danego problemu. Po części jego cel jest tożsamy z badaniem Vendor Due Diligence, które również stawia przed przedsiębiorcą i doradcą pytanie o sprawność działania firmy, choć takie badanie z reguły będzie obejmowało całość organizacji. Więcej na ten temat pisze Aleksandra Prusator w artykule Vendor Due Diligence – wartość przygotowania się do negocjacji.

Tradycyjna forma audytu opiera się na wizycie biegłego rewidenta w siedzibie lub na terenie spółki oraz analizie zebranej dokumentacji. Audyt wewnętrzny lub zewnętrzny przyjmuje jednak nowe formy, na co duży wpływ ma także trwająca pandemia. Z punktu widzenia dostawcy narzędzia Virtual Data Room, z którego audytorzy korzystają w prowadzonej przez siebie zdalnej analizie dokumentacji, możemy mówić w szczególności o postępującej na naszych oczach digitalizacji audytu. Ze względu na obostrzenia stała się ona jednym z najważniejszych wyzwań stojących przed branżą. Więcej o tych wyzwaniach pisze Bartłomiej Kurylak, partner i biegły rewident w Polskiej Grupie Audytorskiej, w osobnym artykule na naszym blogu. Według eksperta dochodzi dziś do sytuacji, w których ze względu na zagrożenie epidemiczne właściciele odmawiają wpuszczenia audytora na teren firmy. Część firm decyduje się wtedy na wykorzystanie drona i nie jest to już obecnie sytuacja niespotykana.

Według Bartłomiej Kurylaka “Audytorzy, jak i klienci musieli szybko nauczyć się korzystać z dostępnych narzędzi do komunikacji zdalnej, jak również korzystania z chmur, wirtualnych dysków czy też aplikacji do podpisywania dokumentów, takich jak chociażby Autenti.” Ekspert PGA uważa również, że “Rewolucja w zakresie wykorzystania technologii jest dopiero przed nami, a pandemia jedynie otworzyła nam oczy na te kwestie i pewnie nieco przyspieszy pewne procesy informatyzacji audytu finansowego. Ja jestem w tej grupie biegłych rewidentów, która widzi w tych zmianach szansę, a nie zagrożenie.”

Niezależnie od formy prowadzeniu audytu, jego cel pozostaje niezmieniony. Audyt Due Diligence, audyt prawny czy audyt podatkowy są badaniami z założenia wzmacniającymi działanie przedsiębiorstwa. Część obaw przedsiębiorców związanych z audytem wynika jednak nie tylko ze strachu przed karą za niedopatrzenie, ale również z braku zrozumienia formy i procedur audytu. Technologia również w tej sferze może przynieść rozwiązanie, ponieważ będzie umożliwiać łatwiejszą organizację, przejrzystość i bezpieczeństwo takiego procesu. Regularne audyty oraz odpowiednie zarządzanie ryzykiem stanowią klucz do efektywnego funkcjonowania każdej organizacji, a treść raportu z audytu oraz wyniki działań korygujących mogą stanowić cenny wkład w dalsze doskonalenie procesów w firmie.

Artykuł został zaktualizowany 09.08.2024.