FORDATA VDR 5.0 - nowa wersja już dostępna.
Jeszcze szybszy system i lepszy UX. Więcej informacji

Co to jest i na czym polega audyt w firmie?

Bywa nieunikniony i często wzbudza nieracjonalny strach. W rzeczywistości jest doskonałą okazją, by wspomóc rozwój przedsiębiorstwa. Audyt w firmie to zawsze poważne przedsięwzięcie. Warto jednak postarać się, żeby przyniósł naszej firmie jak najwięcej korzyści.

Można powiedzieć, że istnieje tyle rodzajów audytu, ile przedsiębiorstw. Audytowi może podlegać konkretny proces, usługa, dział, linia produkcyjna czy konkretna sfera (np. ochrona informacji, BHP itd.), a funkcjonowanie tych obszarów zależy od wielu różnych czynników, odmiennych w każdym przedsiębiorstwie. Dlatego też audytorzy podchodzą do każdego prowadzonego audytu indywidualnie. W końcu nie ma dwóch takich samych firm. Cechą wspólną każdego audytu będzie natomiast próba znalezienia odpowiedzi na podstawowe pytanie: jak usprawnić funkcjonowanie przedsiębiorstwa?

Na czym polega audyt w firmie

Zaleta audytu to przede wszystkim udział zewnętrznego specjalisty, który jest w stanie obiektywnie stwierdzić, jakie obszary działania firmy wymagają poprawy. Stosuje w tym celu m.in. metody analizy porównawczej, prowadzi wywiad i wskazuje normy. To, co niewidoczne dla przedsiębiorcy, może z pomocą audytora nabrać konkretnych kształów i stać się zadaniem do realizacji. Z możliwości audytu warto więc korzystać nie tylko wtedy, kiedy jest on konieczny (np. wymagany prawnie), ale również wtedy, gdy firma nie napotyka większych problemów w funkcjonowaniu – w końcu zawsze istnieje jakieś pole do poprawy.

Audyt w firmie warto więc postrzegać jako precyzyjne narzędzie optymalizujące, za pomocą którego specjalista wskaże nowe możliwości, a nie pretekst do wytknięcia błędu przedsiębiorcy.

W trakcie audytu zbierane są i analizowane informacje dotyczące danego problemu. Problem ten można zawrzeć w formie pytania, na przykład: “czy w firmie zachowane są właściwe procedury przetwarzania informacji osobistych?” lub “jak sprawić, aby proces wprowadzenia nowego produktu na rynek trwał krócej?”. Pod takim kątem będzie wówczas prowadzone całe postępowanie. Nie angażuje ono wszystkich obszarów przedsiębiorstwa, a jedynie te, które mają wpływ na rozwiązanie danego problemu. Po części jego cel jest tożsamy z badaniem Vendor Due Diligence, które również stawia przed przedsiębiorcą i doradcą pytanie o sprawność działania firmy, choć takie badanie z reguły będzie obejmowało całość organizacji. Więcej na ten temat pisze Aleksandra Prusator w artykule Vendor Due Diligence – wartość przygotowania się do negocjacji.

Audyt zdalny - w stronę digitalizacji

Tradycyjna forma audytu opiera się na wizycie biegłego rewidenta w siedzibie lub na terenie spółki oraz analizie zebranej dokumentacji. Audyt przyjmuje jednak nowe formy, na co duży wpływ ma także trwająca pandemia. Z punktu widzenia dostawcy narzędzia Virtual Data Room, z którego audytorzy korzystają w prowadzonej przez siebie zdalnej analizie dokumentacji, możemy mówić w szczególności o postępującej na naszych oczach digitalizacji audytu. Ze względu na obostrzenia stała się ona jednym z najważniejszych wyzwań stojących przed branżą. Więcej o tych wyzwaniach pisze Bartłomiej Kurylak, partner i biegły rewident w Polskiej Grupie Audytorskiej, w osobnym artykule na naszym blogu. Według eksperta dochodzi dziś do sytuacji, w których ze względu na zagrożenie epidemiczne właściciele odmawiają wpuszczenia audytora na teren firmy. Część firm decyduje się wtedy na wykorzystanie drona i nie jest to już obecnie sytuacja niespotykana.

Według Bartłomiej Kurylaka “Audytorzy, jak i klienci musieli szybko nauczyć się korzystać z dostępnych narzędzi do komunikacji zdalnej, jak również korzystania z chmur, wirtualnych dysków czy też aplikacji do podpisywania dokumentów, takich jak chociażby Autenti.” Ekspert PGA uważa również, że “Rewolucja w zakresie wykorzystania technologii jest dopiero przed nami, a pandemia jedynie otworzyła nam oczy na te kwestie i pewnie nieco przyspieszy pewne procesy informatyzacji audytu finansowego. Ja jestem w tej grupie biegłych rewidentów, która widzi w tych zmianach szansę, a nie zagrożenie.”

Niezależnie od formy prowadzeniu audytu, jego cel pozostaje niezmieniony. Audyt Due Diligence, audyt prawny czy audyt podatkowy są badaniami z założenia wzmacniającymi działanie przedsiębiorstwa. Część obaw przedsiębiorców związanych z audytem wynika jednak nie tylko ze strachu przed karą za niedopatrzenie, ale również z braku zrozumienia formy i procedur audytu. Technologia również w tej sferze może przynieść rozwiązanie, ponieważ będzie umożliwiać łatwiejszą organizację, przejrzystość i bezpieczeństwo takiego procesu.

Audyt online

Due Diligence - wygodnie i z pełną kontrolą.

Jeśli artykuł był dla Państwa wartościowy, proszę o udostępnienie dalej, np. poprzez Facebook czy LinkedIn!
Share on facebook
Facebook
Share on linkedin
LinkedIn

Zdjęcie główne: Unsplash.com

Może Cię też zainteresować