13 . 03 . 2023

DOBRE PRAKTYKI Jakie dokumenty można załadować do systemu VDR?

13 . 03 . 2023

Dobre praktyki
Co znajdziesz w tym artykule?

W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym, gromadzenie, udostępnianie i zarządzanie dokumentami odgrywa kluczową rolę w efektywnym funkcjonowaniu przedsiębiorstw. W artykule „Jakie dokumenty można załadować do systemu VDR?” zgłębimy różnorodność dokumentów, które mogą być przechowywane w wirtualnym pokoju danych (VDR), oraz omówimy, dlaczego wybór właściwego systemu VDR może znacząco wpłynąć na bezpieczeństwo i efektywność procesów biznesowych.

W skrócie:

  • Virtual Data Room to świetna alternatywa dla programów typu Dropbox, OneDrive, SharePoint, czy Google Drive, szczególnie gdy w grę wchodzi bezpieczeństwo i poufność wymiany danych oraz użyteczność.
  • VDR to sprawdzony sposób na organizację dowolnych plików i danych projektowych w firmie.

Bezpieczeństwo i wygoda w wymianie plików

Popularne narzędzia służące do wymiany plików nie gwarantują, że na serwer załadujemy wszystkie istotne dla nas pliki. Google, dla przykładu, o czym pisaliśmy w artykule „Czy załączniki w twoim mailu są bezpieczne”, posiada ograniczenie rozmiaru ładowanego pliku, który może wynosić maksymalnie 25 mb (50 mb po konwersji do jednego z formatów google’owskich), co może być przeszkodą w przypadku pracy nad projektami technologicznymi. Dropbox nie posiada tych ograniczeń, jednak nie gwarantuje z kolei bezpieczeństwa udostępnianych danych, ponieważ przepuszcza wszystkie typy plików, w tym również skrypty wykonywalne, a także typy plików, które można w łatwy sposób wyposażyć w kod do automatycznego wykonania. W środowisku przedsiębiorstwa może być więc potencjalnie niebezpiecznym narzędziem. Firmy, którym zależy na bezpieczeństwie, a zarazem komforcie pracy, mogą skorzystać z Data Room’u FORDATA, który pozwala na ładowanie plików o wielkości do 200 mb i zapewnia całkowite bezpieczeństwo danych online ze względu na stosowanie filtru podejrzanych typów plików.

Ścisła ochrona plików Excel i PDF

W wielu firmach dokumenty w formacie Excel oraz pliki PDF stanowią podstawowe źródło informacji. Arkusze kalkulacyjne są nieodłącznym elementem działu finansowego, ale również wielu innych działów. To właśnie w nich gromadzone są sprawozdania finansowe, kluczowe analizy strategiczne, dane sprzedażowe – innymi słowy, Excel jest niekwestionowanym liderem w świecie biznesu. Dlatego też w ramach systemu Fordata VDR pliki Excel (w formatach XLS, XLSX, XLSB, XLSM, XLTX) są traktowane szczególnie – jako jedyna firma w branży VDR oferujemy możliwość zaczerniania informacji w tych właśnie formatach! W przypadku konieczności ukrycia wrażliwych danych w arkuszach kalkulacyjnych, np. kwoty, nazwy firm, dane osobowe, klient może bez obaw przeprowadzić ten proces ręcznie lub skorzystać z dedykowanego narzędzia wspartego mechanizmami sztucznej inteligencji, tzw. AI-Powered Redaction Tool. Dodatkowo, możliwe jest redagowanie treści w następujących formatach: PDF, Microsoft Word – DOC, DOCX, Microsoft PowerPoint – PPSX, PPT, PPTX, oraz inne formaty, takie jak CSV, MSG, ODS, ODT, RTF, TXT, XML. Wszystkie te formaty są szyfrowane za pomocą algorytmu EV SSL 256 bitów, co zapewnia pełne bezpieczeństwo danych.

Fordata zapewnia pełne bezpieczeństwo dla plików PDF oraz ponad 30 innych formatów non-PDF, tj. MS Office, PNG, JPG, JPEG, TXT, ODS, GIF, TIF, TIFF, XLTX, CSV, XLSB, XLSM, XML, EML, MPP, MSG, RTF, ODT, PPSX, VSD, VSDX, XPS, a także plików Autocad – DWG i DXF oraz wielu innych. Warto o tym poczytać więcej w artykule: „Chronimy najwięcej typów plików w branży. W jaki sposób?”

Co to oznacza dla klienta? Nie musisz już konwertować ich do PDF, aby zwiększyć bezpieczeństwo. Dajemy Tobie pełną ochronę:

  • Tryb „tylko do odczytu”
  • Blokadę zapisu dokumentów na dysku
  • Blokadę wydruku
  • Dynamiczne znaki wodne
  • Blokadę kombinacji klawiszy Prt Sc
  • Raportowanie aktywności na plikach

Ładowanie i obsługa innych typów plików w VDR

Do wirtualnego pokoju danych (virtual data room’u) możemy wiele różnych formatów plików, nie tylko wspomniane wyżej PDF, Microsoft Office, czy Autocard, ale również dla przykładu: 7z, html, mp4, zip i wiele innych. Nie będzie więc problemem stworzenie centralnego repozytorium dokumentów w naszym przedsiębiorstwie. Taka baza będzie oferować zarówno bardzo przejrzystą strukturę folderów, szczegółowy system raportowania, a także zróżnicowany poziom uprawnień, dzięki czemu repozytorium może odzwierciedlić strukturę firmy. Dla przykładu, dyrektorzy działów będą w stanie nadawać uprawnienia do plików poszczególnym pracownikom i mieć wgląd w raporty, a użytkownicy nie będą widzieli plików i folderów, do których nie dostali uprawnień. Jest to narzędzie przydatne zwłaszcza w przedsiębiorstwach działających w branży life science, branży energetycznej, branży technologicznej, a także kancelariach prawnych.

Wszędzie tam, gdzie istotą wymiany informacji wewnątrz i na zewnątrz przedsiębiorstwa jest bezpieczeństwo i komfort pracy, Virtual Data Room sprawdzi się doskonale jako narzędzie alternatywne do niededykowanych rozwiązań, jak Dropbox, SharePoint, Google Drive czy email. Można z jego pomocą ładować niemal wszystkie rodzaje plików, o dużo większym rozmiarze, niż choćby w przypadku usług Google. Więcej o systemie Fordata VDR jako repozytorium dokumentów firmowych piszemy w artykule „Co to jest elektroniczne repozytorium dokumentów?”.

Artykuł zaktualizowany 25.03.2024.

Podobał Ci się artykuł?

Udostępnij

Wraz z #FORDATAteam planuję, koordynuję wszystkie inicjatywy związane z sprzedażą i marketingiem. Moje pasje, takie jak sport i podróże, wpływają na nasz sposób działania - zawsze kładziemy nacisk na budowanie międzynarodowych relacji i współpracę zespołową.

Chcesz wymienić się wiedzą, podyskutować, zadać pytanie?

Napisz do mnie : Aleksandra Prusator

Dziel się wszystkimi typami plików. Wysyłaj poufne dokumenty w branżowym standardzie

ZACZYNAMY
Może Cię zainteresować