Jakie dokumenty można załadować do systemu VDR?

Zyta Karolczak | Krzysztof Pytel

Dobre praktyki

Virtual Data Room to świetna alternatywa dla programów typu Dropbox i Google Drive, szczególnie gdy w grę wchodzi bezpieczeństwo i poufność wymiany danych oraz użyteczność. To również sprawdzony sposób na organizację dowolnych plików i danych projektowych w firmie. Przyjrzyjmy się bliżej, jakie rodzaje dokumentów możemy załadować do systemu VDR.

Popularne narzędzia służące do wymiany plików nie gwarantują, że na serwer załadujemy wszystkie istotne dla nas pliki. Google, dla przykładu, o czym pisaliśmy w artykule „Czy załączniki w twoim mailu są bezpieczne”, posiada ograniczenie rozmiaru ładowanego pliku, który może wynosić maksymalnie 25 mb (50 mb po konwersji do jednego z formatów google’owskich), co może być przeszkodą w przypadku pracy nad projektami technologicznymi. Dropbox nie posiada tych ograniczeń, jednak nie gwarantuje z kolei bezpieczeństwa udostępnianych danych, ponieważ przepuszcza wszystkie typy plików, w tym również skrypty wykonywalne, a także typy plików, które można w łatwy sposób wyposażyć w kod do automatycznego wykonania. W środowisku przedsiębiorstwa może być więc potencjalnie niebezpiecznym narzędziem. Firmy, którym zależy na bezpieczeństwie, a zarazem komforcie pracy, mogą skorzystać z Data Room’u FORDATA, który pozwala na ładowanie plików o wielkości do 200 mb i zapewnia całkowite bezpieczeństwo danych online ze względu na stosowanie filtru podejrzanych typów plików.

Ścisła ochrona plików Excel i PDF

W każdej firmie pliki excelowskie oraz pdf-y to jedne z najczęściej używanych nośników informacji. Arkusz kalkulacyjny to must have w dziale finansowym, ale nie tylko. Zapisywane są w nim sprawozdania finansowe, opracowywana jest strategia sprzedaży – słowem, excele rządzą światem. Dlatego w systemie FORDATA pliki o nowszym rozszerzeniu .xlsx mają specjalne względy. Można udostępniać je współpracownikom czy klientom w trybie tylko do odczytu, co uniemożliwia przypadkową ingerencję i nadpisanie przeglądanych danych, a przy tym chroni się plik przed dalszym nieautoryzowanym udostępnianiem. Drugim takim typem plików są PDFy, równie popularni “powiernicy” firmowych danych, dlatego z tych samych względów opisanych powyżej każdy wrażliwy dokument przed udostępnieniem w VDR warto najpierw odpowiednio przeformatować do PDF lub XLSX. W przygotowaniu są obecnie zabezpieczenia także innych formatów plików. Warto w tym momencie wspomnieć o poprawnej metodzie zaczerniania treści plików pdf, zwłaszcza, jeśli udostępniamy możliwość ich zapisu na dysk. Piszemy o tym w artykule „Zaczernianie tekstu w dokumencie PDF – jak robić to dobrze?”

Najważniejsze cechy systemu FORDATA VDR w przypadku udostępniania plików w formacie .xlsx i .pdf:

pliki w formacie PDF otwierane są poprzez FORDATA Viewer - to najbezpieczniejsza opcja, prawdziwa twierdza dla tego typu plików, dlatego udostępniane dokumenty warto przedrukowywać właśnie do .pdf.
pozostałe pliki tekstowe i graficzne można zapisywać lokalnie na dysku - nad tymi plikami administrator nie ma aż tak dużej kontroli, jednak w raportach jest w stanie sprawdzić, kto i kiedy pobrał dany plik.
poza pdf-ami chronimy, oczywiście, także pliki. xlsx (starszy format .xls nie jest wspierany, pliki o rozszerzeniu .xls są automatycznie zapisywane w wersji edytowalnej, niezależnie od nadanych uprawnień). Nowsze “Excele” można natomiast zabezpieczyć przed modyfikacją i podglądem formuł. Administratorzy systemu VDR mogą na życzenie wyłączyć ochronę plików .xlsx niezależnie od nadanych uprawnień. Dotyczy to przypadków, w których Klient zamierza umożliwić użytkownikom pracę na tych plikach. Nie muszą wtedy zmieniać formatu czy też uprawnień do zapisywania.

Ładowanie i obsługa innych typów plików w VDR

O ile nie mamy do czynienia z plikami niebezpiecznymi, o których wspominamy powyżej, do data room’u możemy załadować praktycznie każdy rodzaj plików. Nie będzie więc problemem stworzenie centralnego repozytorium dokumentów w naszym przedsiębiorstwie. Taka baza będzie oferować zarówno bardzo przejrzystą strukturę folderów, szczegółowy system raportowania, a także zróżnicowany poziom uprawnień, dzięki czemu repozytorium może odzwierciedlić strukturę firmy. Dla przykładu, dyrektorzy działów będą w stanie nadawać uprawnienia do plików poszczególnym pracownikom i mieć wgląd w raporty, a użytkownicy nie będą widzieli plików i folderów, do których nie dostali uprawnień. Jest to narzędzie przydatne zwłaszcza w przedsiębiorstwach działających w branży life science, technologicznej, a także kancelariach prawnych.

Wszędzie tam, gdzie istotą wymiany informacji wewnątrz i na zewnątrz przedsiębiorstwa jest bezpieczeństwo i komfort pracy, Data Room sprawdzi się doskonale jako narzędzie alternatywne do niededykowanych rozwiązań, jak Dropbox czy email. Można z jego pomocą ładować niemal wszystkie rodzaje plików, przy tym dużo większych, niż choćby w przypadku usług Google. Więcej o systemie FORDATA VDR jako repozytorium dokumentów firmowych piszemy w artykule „Co to jest elektroniczne repozytorium dokumentów?”.

Dziel się wszystkimi typami plików

Wysyłaj poufne dokumenty w branżowym standardzie