Popularne narzędzia służące do wymiany plików nie gwarantują, że na serwer załadujemy wszystkie istotne dla nas pliki. Google, dla przykładu, o czym pisaliśmy w artykule „Czy załączniki w twoim mailu są bezpieczne”, posiada ograniczenie rozmiaru ładowanego pliku, który może wynosić maksymalnie 25 mb (50 mb po konwersji do jednego z formatów google’owskich), co może być przeszkodą w przypadku pracy nad projektami technologicznymi. Dropbox nie posiada tych ograniczeń, jednak nie gwarantuje z kolei bezpieczeństwa udostępnianych danych, ponieważ przepuszcza wszystkie typy plików, w tym również skrypty wykonywalne, a także typy plików, które można w łatwy sposób wyposażyć w kod do automatycznego wykonania. W środowisku przedsiębiorstwa może być więc potencjalnie niebezpiecznym narzędziem. Firmy, którym zależy na bezpieczeństwie, a zarazem komforcie pracy, mogą skorzystać z Data Room’u FORDATA, który pozwala na ładowanie plików o wielkości do 200 mb i zapewnia całkowite bezpieczeństwo danych online ze względu na stosowanie filtru podejrzanych typów plików.
W każdej firmie pliki excelowskie oraz pdf-y to jedne z najczęściej używanych nośników informacji. Arkusz kalkulacyjny to must have w dziale finansowym, ale nie tylko. Zapisywane są w nim sprawozdania finansowe, opracowywana jest strategia sprzedaży – słowem, excele rządzą światem. Dlatego w systemie FORDATA pliki o nowszym rozszerzeniu .xlsx mają specjalne względy. Można udostępniać je współpracownikom czy klientom w trybie tylko do odczytu, co uniemożliwia przypadkową ingerencję i nadpisanie przeglądanych danych, a przy tym chroni się plik przed dalszym nieautoryzowanym udostępnianiem. Drugim takim typem plików są PDFy, równie popularni “powiernicy” firmowych danych, dlatego z tych samych względów opisanych powyżej każdy wrażliwy dokument przed udostępnieniem w VDR warto najpierw odpowiednio przeformatować do PDF lub XLSX. W przygotowaniu są obecnie zabezpieczenia także innych formatów plików. Warto w tym momencie wspomnieć o poprawnej metodzie zaczerniania treści plików pdf, zwłaszcza, jeśli udostępniamy możliwość ich zapisu na dysk. Piszemy o tym w artykule „Zaczernianie tekstu w dokumencie PDF – jak robić to dobrze?”
Wszędzie tam, gdzie istotą wymiany informacji wewnątrz i na zewnątrz przedsiębiorstwa jest bezpieczeństwo i komfort pracy, Data Room sprawdzi się doskonale jako narzędzie alternatywne do niededykowanych rozwiązań, jak Dropbox czy email. Można z jego pomocą ładować niemal wszystkie rodzaje plików, przy tym dużo większych, niż choćby w przypadku usług Google. Więcej o systemie FORDATA VDR jako repozytorium dokumentów firmowych piszemy w artykule „Co to jest elektroniczne repozytorium dokumentów?”.
Zdjęcie główne: Unsplash.com
Młodszy Specjalista ds. Obsługi Klienta
support@fordatagroup.com