13 . 03 . 2023
DOBRE PRAKTYKI Jakie dokumenty można załadować do systemu VDR?
13 . 03 . 2023
W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym, gromadzenie, udostępnianie i zarządzanie dokumentami odgrywa kluczową rolę w efektywnym funkcjonowaniu przedsiębiorstw. W artykule „Jakie dokumenty można załadować do systemu VDR?” zgłębimy różnorodność dokumentów, które mogą być przechowywane w wirtualnym pokoju danych (VDR), oraz omówimy, dlaczego wybór właściwego systemu VDR może znacząco wpłynąć na bezpieczeństwo i efektywność procesów biznesowych.
W skrócie:
- Virtual Data Room to świetna alternatywa dla programów typu Dropbox, OneDrive, SharePoint, czy Google Drive, szczególnie gdy w grę wchodzi bezpieczeństwo i poufność wymiany danych oraz użyteczność.
- VDR to sprawdzony sposób na organizację dowolnych plików i danych projektowych w firmie.
Bezpieczeństwo i wygoda w wymianie plików
Popularne narzędzia służące do wymiany plików nie gwarantują, że na serwer załadujemy wszystkie istotne dla nas pliki. Google, dla przykładu, o czym pisaliśmy w artykule „Czy załączniki w twoim mailu są bezpieczne”, posiada ograniczenie rozmiaru ładowanego pliku, który może wynosić maksymalnie 25 mb (50 mb po konwersji do jednego z formatów google’owskich), co może być przeszkodą w przypadku pracy nad projektami technologicznymi. Dropbox nie posiada tych ograniczeń, jednak nie gwarantuje z kolei bezpieczeństwa udostępnianych danych, ponieważ przepuszcza wszystkie typy plików, w tym również skrypty wykonywalne, a także typy plików, które można w łatwy sposób wyposażyć w kod do automatycznego wykonania. W środowisku przedsiębiorstwa może być więc potencjalnie niebezpiecznym narzędziem. Firmy, którym zależy na bezpieczeństwie, a zarazem komforcie pracy, mogą skorzystać z Data Room’u FORDATA, który pozwala na ładowanie plików o wielkości do 200 mb i zapewnia całkowite bezpieczeństwo danych online ze względu na stosowanie filtru podejrzanych typów plików.
Ścisła ochrona plików Excel i PDF
W wielu firmach dokumenty w formacie Excel oraz pliki PDF stanowią podstawowe źródło informacji. Arkusze kalkulacyjne są nieodłącznym elementem działu finansowego, ale również wielu innych działów. To właśnie w nich gromadzone są sprawozdania finansowe, kluczowe analizy strategiczne, dane sprzedażowe – innymi słowy, Excel jest niekwestionowanym liderem w świecie biznesu. Dlatego też w ramach systemu Fordata VDR pliki Excel (w formatach XLS, XLSX, XLSB, XLSM, XLTX) są traktowane szczególnie – jako jedyna firma w branży VDR oferujemy możliwość zaczerniania informacji w tych właśnie formatach! W przypadku konieczności ukrycia wrażliwych danych w arkuszach kalkulacyjnych, np. kwoty, nazwy firm, dane osobowe, klient może bez obaw przeprowadzić ten proces ręcznie lub skorzystać z dedykowanego narzędzia wspartego mechanizmami sztucznej inteligencji, tzw. AI-Powered Redaction Tool. Dodatkowo, możliwe jest redagowanie treści w następujących formatach: PDF, Microsoft Word – DOC, DOCX, Microsoft PowerPoint – PPSX, PPT, PPTX, oraz inne formaty, takie jak CSV, MSG, ODS, ODT, RTF, TXT, XML. Wszystkie te formaty są szyfrowane za pomocą algorytmu EV SSL 256 bitów, co zapewnia pełne bezpieczeństwo danych.
Fordata zapewnia pełne bezpieczeństwo dla plików PDF oraz ponad 30 innych formatów non-PDF, tj. MS Office, PNG, JPG, JPEG, TXT, ODS, GIF, TIF, TIFF, XLTX, CSV, XLSB, XLSM, XML, EML, MPP, MSG, RTF, ODT, PPSX, VSD, VSDX, XPS, a także plików Autocad – DWG i DXF oraz wielu innych. Warto o tym poczytać więcej w artykule: „Chronimy najwięcej typów plików w branży. W jaki sposób?”
Co to oznacza dla klienta? Nie musisz już konwertować ich do PDF, aby zwiększyć bezpieczeństwo. Dajemy Tobie pełną ochronę:
- Tryb „tylko do odczytu”
- Blokadę zapisu dokumentów na dysku
- Blokadę wydruku
- Dynamiczne znaki wodne
- Blokadę kombinacji klawiszy Prt Sc
- Raportowanie aktywności na plikach
Ładowanie i obsługa innych typów plików w VDR
Do wirtualnego pokoju danych (virtual data room’u) możemy wiele różnych formatów plików, nie tylko wspomniane wyżej PDF, Microsoft Office, czy Autocard, ale również dla przykładu: 7z, html, mp4, zip i wiele innych. Nie będzie więc problemem stworzenie centralnego repozytorium dokumentów w naszym przedsiębiorstwie. Taka baza będzie oferować zarówno bardzo przejrzystą strukturę folderów, szczegółowy system raportowania, a także zróżnicowany poziom uprawnień, dzięki czemu repozytorium może odzwierciedlić strukturę firmy. Dla przykładu, dyrektorzy działów będą w stanie nadawać uprawnienia do plików poszczególnym pracownikom i mieć wgląd w raporty, a użytkownicy nie będą widzieli plików i folderów, do których nie dostali uprawnień. Jest to narzędzie przydatne zwłaszcza w przedsiębiorstwach działających w branży life science, branży energetycznej, branży technologicznej, a także kancelariach prawnych.
Wszędzie tam, gdzie istotą wymiany informacji wewnątrz i na zewnątrz przedsiębiorstwa jest bezpieczeństwo i komfort pracy, Virtual Data Room sprawdzi się doskonale jako narzędzie alternatywne do niededykowanych rozwiązań, jak Dropbox, SharePoint, Google Drive czy email. Można z jego pomocą ładować niemal wszystkie rodzaje plików, o dużo większym rozmiarze, niż choćby w przypadku usług Google. Więcej o systemie Fordata VDR jako repozytorium dokumentów firmowych piszemy w artykule „Co to jest elektroniczne repozytorium dokumentów?”.
Artykuł zaktualizowany 25.03.2024.
Podobał Ci się artykuł?
Wraz z #FORDATAteam planuję, koordynuję wszystkie inicjatywy związane z sprzedażą i marketingiem. Moje pasje, takie jak sport i podróże, wpływają na nasz sposób działania - zawsze kładziemy nacisk na budowanie międzynarodowych relacji i współpracę zespołową.
Chcesz wymienić się wiedzą, podyskutować, zadać pytanie?
Napisz do mnie : Aleksandra Prusator strona otworzy się w nowym oknie
Dziel się wszystkimi typami plików. Wysyłaj poufne dokumenty w branżowym standardzie
ZACZYNAMY Testuj bezpłatnie przez 14 dni-
01 . Seryjne przejęcia M&A w pigułce - dobre praktyki i technologia
Zarówno seryjne, jak i pojedyncze procesy buy side M&A odgrywają istotną rolę w strategiach rozwoju firm. Jednak różnią się one celem, skalą i podejściem, co determinuje ich znaczenie dla firmy.
15.07.2024
-
02 . Wywiad: Ruszył nabór do programu EPC Plus - jednostki samorządu terytorialnego mają czas do sierpnia
Nabór do projektu „Renowacja z gwarancją oszczędności EPC Plus” trwa od 29 stycznia do 30 sierpnia 2024 r. Wywiad z dr. Rafałem Cieślak, radcą prawnym specjalizującym się w projektach EPC i PPP.
13.02.2024
-
03 . Bezpieczna alternatywa dla Dropboxa do Due Diligence
„Po co mam płacić za VDR, skoro mogę użyć Dropbox”– to pytanie czasem pada z ust naszych klientów. Odpowiedź…
26.01.2024
-
04 . Transformacje i wyzwania: europejski fintech w 2023 roku
Europejski ekosystem Fintech, niegdyś charakteryzujący się szybkim wzrostem i licznymi inwestycjami, doświadczył znaczących zmian i wyzwań w 2023 roku. Gdzie obecnie znajduje się sektor? Jaki wpływ ma środowisko inwestycyjne? Jakie są widoczne trendy?
16.11.2023
-
05 . Partnerstwo Publiczno-Prywatne (PPP) w Polsce
Partnerstwo Publiczno-Prywatne (PPP) – optymalizacja wydatków budżetowych i efektywna współpraca między sektorem publicznym a prywatnym. Poznaj korzyści i kluczowe elementy wspólnych projektów PPP.
09.11.2023
-
06 . Branża energetyczna 2023: Virtual Data Room w transakcjach M&A
Sytuacja w branży energetycznej w Polsce i w Europie Środkowo-Wschodniej dynamicznie się zmienia. Inwestycje w odnawialne źródła energii – jak wyglądają?
06.06.2023
-
07 . Po co VDR w procesie Due Diligence?
Procesy fuzji i przejęć stanowią stały element świata gospodarczego. Ich celem jest osiągnięcie korzyści str…
27.05.2023
-
08 . Co to jest i na czym polega audyt w firmie?
Bywa nieunikniony i często wzbudza nieracjonalny strach. W rzeczywistości jest doskonałą okazją, by…
09.02.2023
-
09 . Venture Capital a Private Equity. Różnice między funduszami.
Jakie są główne różnice pomiędzy funduszami Private Equity i Venture Capital? Przekazujemy w pigułce najważniejsze cechy obu z nich.
15.06.2022
-
10 . Fundraising - jak pozyskać finansowanie z narzędziem VDR?
Pozyskiwanie finansowania to proces wymagający właściwego planowania w oparciu o aktualne warunki ek…
26.05.2022
-
11 . Kogo i do czego zobowiązuje DORA?
Rozporządzenie DORA to kolejny krok UE w stronę operacyjnej odporności na zagrożenia cyfrowe podmiotów sektora finansowego. Kogo dotyczy?
19.05.2022
-
12 . Bezpieczne udostępnianie dokumentów firmowych. Poradnik dla właścicieli firm.
Jak udostępniać dokumenty firmowe bezpiecznie? Udostępnianie plików w wirtualnym pokoju danych to sposób na lepszy workflow oraz wizerunek.
15.04.2022
-
13 . Jak usprawnić obieg dokumentów w firmie - 5 zasad
Biurka załadowane segregatorami i zabiegani pracownicy z tekturowymi folderami w rękach – to już kl…
25.11.2021
-
14 . FORDATA a wymagania KNF - jak działamy?
Komunikat KNF do podmiotów nadzorowanych, chmura publiczna i hybrydowa – jak FORDATA spełnia wymagania KNFu? Czy spełniasz wytyczne?
02.11.2020
-
15 . Plan ciągłości działania - dlaczego firma powinna go mieć?
Pandemia uświadomiła wielu firmom, że chociaż nie da się przewidzieć wszystkich czarnych scenariuszy, posia…
25.06.2020
-
16 . Czy załączniki w twoim emailu są bezpieczne?
Współczesne biuro nie potrafi funkcjonować bez poczty email. Według firmy Radicati Group, statystyczny pra…
02.03.2020
-
17 . Zaczernianie tekstu w dokumentach PDF - jak robić to dobrze?
Anonimizacja anonimizacji nierówna – może się okazać, że zaczernienie tekstu w naszym dokumencie, które na pi…
27.02.2020
-
18 . 5 porad dla startupu od FORDATA – od czego zacząć?
Porady dla startupu, od startupu. Jak zacząć? Na co zwrócić uwagę? Opieramy się na własnych doświadczeniach.
19.11.2019
-
19 . VDR - wygodna alternatywa dla serwerów FTP
Serwer FTP nawet dzisiaj jest popularną metoda przesyłania plików. Z jego pomocą możemy szybko podzielić się w…
18.09.2019
-
20 . VDR jako Legal Tech - Elastyczne oprogramowanie dla prawników
Termin legal tech w ciągu ostatnich lat zyskał w Polsce bardzo dużą popularność. Dzieje się tak ze względu na sze…
12.09.2019
-
21 . Fałszywe porównywarki Virtual Data Room – jak je rozpoznać?
Fałszywe porównywarki oprogramowania to problem również branży Virtual Data Room. Jakie cechy mówią, że serwis rankingowy to zwyczajny fejk? Sprawdźcie!
14.08.2019
-
22 . Przechowywanie danych w chmurze, a bezpieczeństwo plików
Wydaje się, że sieć już spowszedniała. Ogrom dedykowanych usług, coraz szybsze transfery i wzrastająca mobil…
31.07.2019
-
23 . Etapy badania Due Diligence – sprzedaż biznesu krok po kroku
Każda dobra decyzja inwestycyjna opiera się na solidnej wiedzy na temat danego przedsiębiorstwa i pr…
25.06.2019
-
24 . Badanie Due Diligence spółki - na czym polega i jak przebiega proces?
Wyjaśniamy czym jest oraz jak przebiega badanie Due Diligence. Sprawdź jak rozwiązania VDR mogą pomóc w procesie badania spółki.
18.06.2019
-
25 . Audyt Due diligence z wykorzystaniem Virtual Data Room czyli bezpieczeństwo w Twojej firmie
Każda firma wraz ze swoim rozwojem dochodzi do etapu, kiedy kontrole w postaci audytów (np. finansowych, po…
14.01.2019
-
26 . Własność intelektualna w Life Science, a ochrona poufnych informacji
Life Science jest pojęciem szerokim i w biznesie obejmuje przedsiębiorstwa, których główna działalność…
16.11.2018
-
27 . Etapy projektu z wykorzystaniem Virtual Data Room
Ciekawi jesteście, w jaki sposób przebiega projekt VDR w firmie FORDATA? Co nasz fantastyczny Dział…
22.10.2018
-
28 . Jak sprzedać pakiety wierzytelności w Data Room?
Odkryj skuteczne strategie sprzedaży pakietów wierzytelności dzięki wykorzystaniu Data Room – dowiedz się, jak osiągnąć sukces w sprzedaży dłużnych aktywów.
18.10.2018
-
29 . Fantastyczny Dział OK - przewaga konkurencyjna FORDATA
W FORDATA jesteśmy ponadprzeciętnie elastyczni i skupieni na potrzebach naszych klientów. Możesz zlecić nam szereg zadań…
06.12.2017
-
30 . Polityka i Organizacja InfoSec, czyli jak wdrożyliśmy normę ISO 27 001 w FORDATA
Jak nasza firma skutecznie wdrożyła politykę i organizację InfoSec zgodnie z normą ISO 27001? Odkryj tajniki naszego sukcesu w zarządzaniu bezpieczeństwem informacji.
30.11.2017
-
31 . Co to jest Virtual Data Room czyli wszystko co powinieneś wiedzieć
Co to jest Virtual Data Room? Jak korzystać z systemu, który pozwala na efektywniejsze przeprowadzenie transakcji fuzji i przejęć?
25.10.2017
-
32 . ISO 27001:2013 audyt recertyfikacji bieżącej rejestracji
Celem audytu było przeprowadzenie audytu re-certyfikacji bieżącej rejestracji. W ramach audytu zweryfikowano, czy wszystkie elementy zakresu certyfikacji oraz wszystkie obszary normy są skutecznie
20.07.2017
-
33 . Przekazujesz dane osobowe do chmury?
Zobowiązanie RODO powinniśmy mieć zawsze z tyłu głowy. Jak zadbać o jego przestrzeganie i wybrać odpowiedniego dostawcę chmury?
24.02.2017
-
34 . Gwarancja bezpieczeństwa dla klientów ISO 27001:2013
FORDATA, od momentu podjęcia swojej działalności, dąży do zagwarantowania jak najwyższej ochrony danych powierzanych przez klientów.
13.01.2017
-
35 . Standard GPG, czyli o bezpiecznym szyfrowaniu
Rozwój technologii niesie ze sobą coraz większe zagrożenia związane z bezpieczeństwem informacji. Ochrona poufnych danych przed tzw. wyciekiem dotyczy już każdej firmy, która ceni bezpieczeństwo informacji.
13.07.2016
-
36 . Powstał Kodeks Dobrych Praktyk Restrukturyzacji
Kodeks Dobrych Praktyk Restrukturyzacji powstał w ramach drugiej edycji kampanii: „For better data flow – praktykuj efektywne transakcje”.
16.06.2016
-
37 . BYOD jako nowe wyzwanie dla działów bezpieczeństwa firm
Wykorzystywanie prywatnych urządzeń podczas wykonywania obowiązków zawodowych powoli staje się regułą, która nie dziwi. W jakim kierunku zmierzać będzie trend BYOD?
15.02.2016
-
38 . Popieramy Kodeks Dobrych Praktyk Transakcyjnych
Wskazówki Kodeksu dobrych praktyk transakcyjnych dotyczą̨ transakcji fuzji i przejęć́, partnerstwa publiczno-prywatnego, restrukturyzacji, debiutu giełdowego, emisji obligacji oraz pozyskiwania inwestora.
10.11.2015
-
39 . Vendor Due Diligence - wartość przygotowania się do negocjacji
Jak właściciele spółki powinni przygotować się do negocjacji, by wynieść jak najwięcej korzyści ze sprzedaży własnego podmiotu? Korzyści z przeprowadzenia Vendor Due Diligence
09.11.2015
-
40 . Seed capital jako szansa dla rozwoju innowacyjności w Polsce?
Fundusze Seed Capital inwestują przede wszystkim niewielkie kwoty w projekty będące w początkowej fazie realizacji.
21.01.2014
-
41 . Przygotowanie spółki do debiutu giełdowego
Wiele spośród dobrze prosperujących firm decyduje się pozyskać środki finansowe na dalszy rozwój na giełdzie papierów wartościowych. Gdzie szukać zainteresowanych?
07.10.2013