DOBRE PRAKTYKI VDR jako Legal Tech - Elastyczne oprogramowanie dla prawników

Termin legal tech w ciągu ostatnich lat zyskał w Polsce bardzo dużą popularność. Dzieje się tak ze względu na szereg wyzwań, przed którymi stoi dzisiaj branża prawnicza. Polskie kancelarie i kadry prawnicze muszą uelastyczniać sposób pracy, aby sprostać wymaganiom klientów, stale dostosowywać się do zmieniających się regulacji prawnych, a przy tym optymalizować koszty. Nowoczesne rozwiązania informatyczne przygotowywane z myślą o działach prawnych firm oraz kancelariach, są odpowiedzią na te potrzeby. Takim rozwiązaniem jest m.in. Virtual Data Room.

Prawnicy od dawna korzystają z różnego rodzaju oprogramowania edytorskiego, wspomagającego procesy przygotowywania dokumentów czy organizacji pracy kancelarii. Legal tech w dzisiejszym rozumieniu wykracza jednak poza standardowo pojmowane oprogramowanie biurowo-prawnicze. Dzisiejsza rzeczywistość rynkowa, na którą składają się globalizacja, nowe wyzwania regulacyjne, ograniczenia budżetowe, decentralizacja pracy, skłania przedstawicieli branży do korzystania także z zaawansowanych technologii IT. Pociąga to za sobą zmianę jakościową w funkcjonowaniu firmy.

Blockchain, smart contracts, sztuczna inteligencja, rozwiązania typu „secure file sharing” powoli stają się normą, zwłaszcza na rozwiniętych rynkach zachodnich. Według raportu PwC (przeczytaj go w całości pod tym linkiem), 65% globalnych przedsiębiorstw jest gotowa wykorzystać sztuczną inteligencję w powtarzalnych procesach prawnych w firmie. Pozwala ona m.in. zautomatyzować realizację nieskomplikowanych zadań, takich jak rejestracja wniosków, czy generować proste pisma, co odciąża pracowników. Od chatbotów po marketplace’y, przekształceniu poprzez technologię ulega powoli każdy obszar działania kancelarii czy działu, a trend ten będzie się tylko umacniał. Systemy virtual data room są z kolei szeroko wykorzystywane przez kancelarie jako narzędzie do bezpiecznego przechowywania i udostępniania danych, wypierając stare technologie.

Jednak pomimo rosnącego rynku IT dla prawników, branża napotyka szereg trudności we wdrażaniu nowoczesnych technologii. W Polsce to przede wszystkim brak zaplanowanego budżetu celowego, nieznajomość istniejących rozwiązań, a często także niedostatek zlokalizowanych i prostych w obsłudze produktów sprawia, że kancelarie i działy prawne nie wdrażają ich do swojej działalności. Zaawansowane usługi tego typu najczęściej zlecane są przez firmy zewnętrznym podmiotom. Za PwC – jedynie 3% przedstawicieli departamentów prawnych w Polsce potwierdza, że ich firmy „posiadają oddzielny budżet na technologię prawną kontrolowany przez własny dział prawny”. Producenci oprogramowania i usług dedykowanych sami mają szansę na zapełnianie tej luki przez odpowiednie przygotowanie produktu.

• Brak dostępu do rozwiązań tworzonych na zamówienie, które spełnią wiele potrzeb firmy
• Bariera językowa
• Trudność w implementacji i użytkowaniu
• Brak odpowiedniej lokalizacji produktu
• Luka informacyjna
• Bariery mentalne powodujące ograniczenia w stosowaniu nowych technologii

Jednym z najważniejszych wyzwań, jakim musi sprostać obecnie segment Legal Tech w Polsce, aby być naprawdę użytecznym dla prawników w perspektywie czasowej, jest (za wynikami badań PwC) także odpowiedni poziom kompatybilności (compliance) na styku prawa i technologii, a także jej zgodność z RODO. Kluczowa dla prawników okazuje się możliwość odpowiedniej interpretacji regulacji, które powstają w wyniku pojawiania się na rynku nowoczesnych technologii, poprzez wdrażanie nowych rozwiązań we własnej kancelarii czy dziale. Prawnicy będą dzięki temu w stanie odpowiednio interpretować kwestie prawne klientów, którzy z takich technologii korzystają w swoich przedsiębiorstwach. W przyszłości sferą problemową może okazać się na przykład interpretacja treści dokumentów generowanych przez wspomnianą wcześniej sztuczną inteligencję.

Aby dobrze wykonywać swoją pracę i służyć klientom, prawnicy muszą sami stosować i rozumieć nowoczesne narzędzia informatyczne, a te są i będą stosowane globalnie coraz powszechniej. Dlatego w tym kontekście bardzo istotne jest dzisiaj konsekwentne znoszenie znanych ograniczeń. W Polsce odbywają się konferencje poświęcone problematyce Legal Tech, a świadomość znaczenia nowoczesnych technologii będzie rosnąć. Otworzy to drzwi dla wielu innowacji i zmiany organizacji pracy każdej wielkości podmiotów. Na rynku istnieją już rozwiązania, które są odpowiedzią na powyższe ograniczenia. Cechują się one prostotą użytkowania (często w modelu SaaS, nie wymagającym wdrożenia), są zgodne z RODO i dostępne dla każdego rodzaju kancelarii pod względem kosztów i szybkości implementacji. Do grona tych rozwiązań zalicza się także virtual data room.

Jako dostawca VDR z dużym doświadczeniem w pracy zarówno z globalnymi firmami, jak Dentons, White & Case, Weil, jak i mniejszymi, lokalnymi kancelariami, np. DSK Kancelaria, Zaborski, Morysiński Adwokacka Spółka Partnerska, SK&S Legal, oferujemy nowoczesne rozwiązanie, które wprowadza trendy technologiczne do polskiej branży prawniczej. Nasi klienci korzystający z Virtual Data Room doceniają:

• Polski interfejs i Dział Obsługi Klienta
• Szybkość uruchomienia i łatwość obsługi systemu
• Brak konieczności instalacji oprogramowania (SaaS)
• Zgodność (compliance) z polskim prawem, RODO i wymogami banków
• Elastyczność użytkowania – dla pojedynczych projektów już za 720 zł/mc bez konieczności długoterminowych zobowiązań lub długoterminowo jako narzędzie do archiwizacji krytycznych danych

Prawnicy transakcyjni na co dzień wykorzystują system FORDATA w projektach M&A, przeprowadzając Due Diligence prawne, czy audyt prawny. Coraz częściej Data Room służy im także do przechowywania i wymiany z klientami krytycznych dokumentów i umów. To dobra alternatywa zarówno dla serwerów FTP, jak i aplikacji typu Dropbox, ze względu na dużo wyższy stopień bezpieczeństwa i pełną zgodność z polskim ustawodawstwem i RODO (dowiedz się, jak spełniamy te warunki), która sprawdzi się jako wielozadaniowe narzędzie legal tech w każdej wielkości biurze i dziale prawnym. Źródło: Raport PwC – „Nowe technologie w pracy prawników i transformacje działów prawnych„