Jak usprawnić obieg dokumentów w firmie – 5 zasad

Biurka załadowane segregatorami i zabiegani pracownicy z tekturowymi folderami w rękach – to już klasyczne obrazki, znane szczególnie z amerykańskiego kina lat 80. Dokumenty jak gdyby tylko czekają, by przy najmniejszym podmuchu zrobić dookoła efektowny bałagan. W końcu czym byłaby Szklana Pułapka bez deszczu papierów w finałowej scenie? Ale nawet dzisiaj, gdy papier coraz szybciej odchodzi do lamusa, o chaos w biurowej dokumentacji wciąż nietrudno. Jak mu przeciwdziałać?

Elektroniczny obieg dokumentów to obecnie standard. W dobie wygodnego i rozbudowanego dostępu do chmury w zasadzie każdy obszar działalności firmy, gdzie tylko przetwarzane są informacje, może skorzystać z jej dobrodziejstw. To rozwiązanie efektywne i często niemal bezkosztowe. Technologia to jednak nie wszystko. Najważniejsze są wciąż zasady regulujące sposób organizacji procesów przetwarzania i przekazywania dokumentacji. To one sprawiają, że stosowane przez nas cyfrowe narzędzia pozwolą firmie zaoszczędzić czas, pieniądze i zapewnią odpowiedni poziom bezpieczeństwa.Przedstawiamy 5 zasad, dzięki którym twoja firma stworzy skuteczny system obiegu dokumentów. Mamy nadzieję, że usprawnią one codzienną pracę twojej firmy.

To niemal pewne, że dokumentacja, którą przechowuje i udostępnia twoja firma, będzie zawierać poufne informacje. Mogą to być dane pracowników i klientów chronione m.in. przez RODO, ale także informacje o strategicznym znaczeniu dla spółki: sprawozdania finansowe, dane projektowe, patenty czy zapytania ofertowe.

Aby zapewnić dokumentacji właściwe bezpieczeństwo, przedsiębiorca powinien nie tylko znać przepisy regulujące ochronę informacji, ale również przetestować działanie systemu obiegu dokumentów w praktyce. Nie będzie przesadą zorganizowanie audytu compliance i tzw. pentestów (sprawdzenie odporności systemów firmy na atak hakerski przez wyspecjalizowaną w tym celu instytucję). Szkolenie w zakresie dobrych praktyk ochrony informacji dla pracowników to dziś w zasadzie konieczność.

Jeżeli firma nie dysponuje dodatkowym budżetem, kluczowe będzie samodzielne zapoznanie się z zagadnieniem phishingu, czyli próbom wyłudzenia danych poprzez stosowanie socjotechnik, np. podszywanie się pod pracownika zaufanej instytucji. To obecnie najpopularniejsza strategia stosowana przez oszustów – niestety często z uwagi właśnie na brak naszej świadomości i czujności.Bezpieczeństwo technologiczno-procesowe skutecznie zapobiega przestojom w obiegu dokumentacji.
Przeczytasz o nim więcej w artykule Cyberbezpieczeństwo – na co powinien zwrócić uwagę przedsiębiorca?

Twoja firma powinna precyzyjnie ustalić, jakimi kanałami przekazywane będą dokumenty na zewnątrz i wewnątrz organizacji. Ich wybór zależeć będzie przede wszystkim od celu (np. udostępnianie sprawozdań dla zarządu czy oferty dla klienta), typu odbiorcy, stopnia poufności dokumentacji, wymaganej dostępności (np. w pracy zdalnej) oraz oczywiście funkcji oferowanych przez narzędzie.
Liczba kanałów dystrybucji powinna ograniczać się przy tym do minimum. Firmowa domena pocztowa może zostać zintegrowana np. ze skrzynką Gmail, co automatycznie zapewni jej duże bezpieczeństwo, dobre wsparcie techniczne, sporą przestrzeń dyskową i możliwości kolaboracji na dokumentach bez dodatkowych nakładów. Centralizacja to termin, który zawsze powinien przyświecać nam podczas planowania elektronicznego obiegu dokumentów. W tym celu warto rozrysować także ścieżki obiegu informacji i dokumentów w poszczególnych działach firmy i odnaleźć punkty styku pomiędzy nimi. To tu możemy spodziewać się największych przestojów, na przykład gdy dokument oczekuje na edycję lub zatwierdzenie. Dużym uproszczeniem może okazać się w takiej sytuacji współdzielenie dokumentacji, o której piszemy poniżej. Dzięki centralizacji i minimalizacji nadzór nad tym kto, co i komu udostępnia stanie się dużo łatwiejszy. Jego sprawowaniu sprzyja również odpowiednia struktura dokumentacji.

Firmy, szczególnie mniejsze, najczęściej nie potrzebują zatrudniać archiwisty. Nie znaczy to bynajmniej, że mogą one obejść się bez dobrych praktyk w zakresie katalogowania, oznaczania czy przechowywania dokumentacji.Pamiętajmy o tytułowaniu dokumentów w taki sposób, aby nazwa umożliwiła natychmiastową identyfikację ich zawartości. Dużo lepszym rozwiązaniem będzie grupowanie w folderach różnych typów plików, np. Word czy Excel, według ich przynależności do konkretnego projektu, aniżeli formatu. Warto wprowadzić także skróty identyfikujące np. typ procesu czy projekt i zawrzeć je w nazwie, a minimum raz w tygodniu – usuwać lub niszczyć duplikaty i pliki robocze. To wszystko pomoże nam zmniejszyć wolumen i uspójnić system obiegu dokumentów.
Dobrym rozwiązaniem jest utworzenie centralnego repozytorium dokumentów w chmurze – więcej piszemy o nim w osobnym artykule Co to jest elektroniczne repozytorium dokumentów? Pozwoli ono na przechowywanie gotowych wersji dokumentów w jednym miejscu, z możliwością nadawania różnych stopni uprawnień dla każdego pracownika.

Współdzielenie dokumentów, czyli praca na jednym pliku przez kilka osób online – także jednocześnie – zyskało na popularności dzięki zwiększeniu się odsetka pracy zdalnej. Warto wykorzystać w tym celu np. funkcję Dokumenty Google. Współtworzenie wszelkich bieżących treści, szczególnie gdy redaguje je więcej niż jedna osoba, pozwala na znaczne ograniczenie ponownego przesyłania kolejnych edytowanych wersji dokumentu i umożliwia dostęp do treści z dowolnego urządzenia. Takie dokumenty mogą zostać opatrzone wewnętrznym komentarzem edytorów, co eliminuje konieczność roboczej korespondencji email, a historia zapisywanych zmian jest skrupulatnie zapisywana, gdyby konieczne było odtworzenie pracy oraz identyfikacja danego edytora. Skończone dokumenty warto zapisać lokalnie jako backup – na przykład w repozytorium.
Kooperacja to jednak nie wszystko. Firmy udostępniają dokumentację także zewnętrznym partnerom i klientom. W zależności od stopnia poufności danego dokumentu, może w tym celu służyć np. Dropbox (dokumenty niewrażliwe) oraz Virtual Data Room (dokumenty niewrażliwe i wrażliwe). Ten ostatni zagwarantuje, że dane mogą być udostępniane wyłącznie do wglądu i jeśli zajdzie taka potrzeba, możliwe będzie zablokowanie zapisu, wydruku czy zrobienia zrzutu ekranu z dokumentem, a także cofnięcie dostępu w dowolnym czasie.

Bezpieczeństwo, przejrzystość i kontrola nie oznaczają, że obieg dokumentów w firmie musi być procesem niewygodnym. Wręcz przeciwnie – należy organizować przepływ informacji tak, by przy zachowaniu powyższych zasad, praca była jak najprostsza i najszybsza. Optymalizacja wpływa bezpośrednio na czas oraz koszty pracy, a prostota obsługi i mała liczba narzędzi – na łatwiejsze przyswojenie zasad działania systemu. Istnieją narzędzia umożliwiające np. uzyskanie podpisu oferty przez klienta już na poziomie poczty email. Raz uruchomiony, taki program pomoże szybciej doprowadzić do kupna i płatności w kolejnych transakcjach – właśnie przez zwiększenie wygody.
Każda firma opracowuje własny, optymalny system obiegu dokumentów. Jako dostawca usługi VDR zauważamy jednak wiele podobieństw w tych procesach niezależnie od wielkości projektu i branży. Liczymy, że powyższe zasady usprawniające pracę zespołów – od wielomilionowych transakcji fuzji i przejęć po wewnętrzny secure file sharing – przyniosą korzyści również Twojej firmie.