DOBRE PRAKTYKI Fundraising - jak pozyskać finansowanie z narzędziem VDR?

Pozyskiwanie finansowania to proces wymagający właściwego planowania w oparciu o aktualne warunki ekonomiczne, szczególnie w czasach kryzysu. Aby zwiększyć szansę pozyskania kapitału na finansowanie działalności gospodarczej na korzystnych warunkach, należy jednak nie tylko opracować solidny model biznesowy, ale także ustrukturyzować proces, biorąc pod uwagę perspektywę inwestora – banku, funduszu czy inwestora branżowego. Jakich wyzwań powinniśmy się spodziewać i jak VDR może wspomóc proces pozyskiwania finansowania?
W obecnej sytuacji ekonomicznej finansowanie staje się coraz droższe i coraz mniej dostępne. Dotyczy to szczególnie obszaru MŚP, który rzadko może pozwolić sobie na samodzielne zabezpieczenie odpowiednich środków na rozwój. Problem w największym stopniu dotyczy branży produkcyjnych – pojawiły się tu wyzwania spowodowane pandemią, rosnącą inflacją, a także konsekwencjami rosyjskiej agresji w Ukrainie.

W 2020 roku banki zaostrzyły wymagania dotyczące udzielania kredytów przedsiębiorcom. To m.in. niższa całościowa kwota kredytu, wymóg osiągnięcia lepszych wyników finansowych czy też krótszy całkowity czas kredytowania. Firmy szukające sposobów pozyskiwania środków finansowych znalazły się w trudnej sytuacji, zwłaszcza przedsiębiorcy polegający na skomplikowanych łańcuchach dostaw, drożejących półproduktach materiałach, oraz ci, którym ciężko przewidzieć, jak w kilkuletniej perspektywie będą kształtować się zyski ich firm. Wzrost cen surowców i energii w kolejnych latach dodatkowo utrudnił sytuację.

Zmieniający się krajobraz gospodarczy wpłynął jednak także na sam przebieg procesu pozyskiwania finansowania. Objął on nie tylko banki, ale również fundusze inwestycyjne i prywatnych inwestorów czy też aniołów biznesu. Pandemia spowodował wzrost znaczenia cyfryzacji, zakres prowadzenia postępowań w sposób zdalny, a także bezpieczeństwo informacyjne procesów fundraisingowych.

Co istotne, to znaczenie nie zmniejszyło się wraz ze spadkiem zagrożenia epidemicznego. Świat finansów zaadaptował przemiany w pracy online w równym stopniu, co firmy technologiczne, dziś niekiedy wręcz rezygnujące z wynajmowania przestrzeni biurowej i funkcjonujące w 100% zdalnie.
Cyfrowa strukturyzacja procesów pozyskiwania finansowania stała się jednym z najważniejszych czynników optymalizujących fundraising. Dziś obok podłoża ekonomicznego większe niż przed kilkoma laty znaczenie mają szybkość, wygoda i bezpieczeństwo prowadzenia projektów fundraisingowych. Cechy te stanowią bowiem dodatkowe zabezpieczenie i oznaczają mniejszy koszt dla instytucji finansujących. W jaki sposób Virtual Data Room sprawdza się jako narzędzie zapewniające te potrzeby?

Pozyskiwanie kapitału na finansowanie działalności gospodarczej jest zadaniem o charakterze projektowymi i etapowym. Przedsiębiorcy określają cele, zagrożenia i terminy, zakres prac oraz stopień zaangażowania zewnętrznych podmiotów tego typu projektów. Sukces zależy między innymi od tego, jak dobrze zaplanowany i ustrukturyzowany zostanie proces udostępniania dokumentacji i jaki będzie jego zasięg.

Virtual Data Room jest platformą, która zapewnia zarówno przejrzystość, bezpieczeństwo, jak i dostępność materiałów i dokumentów na każdym etapie pozyskiwania finansowania.

Dzięki rozwiązaniu VDR możliwe stanie się m.in:

• Ograniczenie komunikacji do jednego kanału, również w przypadku kontaktu z wieloma inwestorami
• Kontrola nad tym, co jest udostępniane – teaser informacyjny czy też modele biznesowe nie dostaną się w niepowołane ręce, a dostęp do nich można w każdej chwili odebrać
• Wgląd w to, czy i jakie dokumenty cieszą się zainteresowaniem potencjalnych inwestorów, dzięki raportom aktywności w VDR
• Jednokrotna strukturyzacja wszystkich dokumentów i jej wielokrotne udostępnianie z pomocą linku i szczegółowego systemu nadawania uprawnień dla każdej grupy/inwestora zaproszonej do systemu
• Zachowanie poufności – inwestorzy nie będą wiedzieli o istnieniu innych zainteresowanych stron
• Poprawa wizerunku firmy dzięki wykorzystaniu narzędzia będącego branżowym standardem w tego typu procesach

System VDR umożliwia stworzenie przejrzystej struktury dokumentów, co w przypadku projektów finansowych pozwoli na łatwiejsze zarządzanie etapami pozyskiwania finansowania. Osobne foldery mogą zawierać teaser inwestycyjny, udostępniany wszystkim potencjalnym inwestorom, a także bardziej szczegółowe materiały dotyczące inwestycji oraz biznesplan. Jeśli inwestor będzie zainteresowany projektem po lekturze teasera, wystarczy dodać odpowiednie uprawnienia dostępu do dokumentacji załadowanej w kolejnych folderach.

Przedsiębiorca i jego doradcy będą przy tym w stanie dokładnie określić stopień zainteresowania inwestora każdym udostępnionym mu plikiem. Raporty aktywności w VDR pozwalają m.in. na sprawdzenie, kto i kiedy logował się do systemu, jakie pliki otwierał, jak długo je przeglądał czy jakie pliki w ogóle nie zostały otwarte. Informacje te pozwolą na merytoryczną ocenę postępowania oraz intencji drugiej strony. Raporty VDR są eksportowalne do formatu Excel, dzięki czemu można je łatwo dołączyć do sprawozdań projektowych.

Dalsze etapy procesu pozyskiwania finansowania, np. podczas badania Due Diligence, mogą być kontynuowane w tej samej instancji platformy VDR. Komunikację dotyczącą projektu umożliwia moduł Q&A, z pomocą którego inwestor może poprosić o udostępnienie dodatkowej dokumentacji i przeprowadzić sesję pytań. W praktyce przedsiębiorca nie potrzebuje prowadzić dodatkowej komunikacji email. Niezależnie od liczby zaproszonych inwestorów, proces będzie scentralizowany, dokumentacja łatwo dostępna z dowolnego miejsca online, a dostęp do niej – ściśle kontrolowany.

Dokumenty projektu wystarczy załadować do systemu VDR tylko raz. Ten sam folder może zostać z kolei udostępniony wielu grupom inwestorów za pomocą dedykowanego linku. Oznacza to, że łatwiej i szybciej dotrzemy do większej liczby potencjalnie zainteresowanych finansowaniem, niezależnie od strefy czasowej. Dla inwestora brak konieczności ściągania dokumentów czy przeszukiwania poczty oznacza większy komfort, szczególnie istotny w początkowych etapach procesu. Przekłada się to również na lepszy odbiór projektu i samego przedsiębiorcy. Więcej o funkcjach i korzyściach użycia Virtual Data Roomu w procesie pozyskiwania finansowania piszemy na stronie o produkcie.